CodeTwo Public Folders

CodeTwo Public Folders

Teilen Sie Outlook und Dateien mit anderen

CodeTwo Public Folders

Geteilte Outlook-Aufgaben – Arbeitsteilung und Projektmanagement

Auf der Basis der öffentlichen Ordner von CodeTwo Public Folders kann ein effizientes System aufgebaut werden, welches die Arbeitsteilung in Teams und das Projektmanagement fördert. Insbesondere in Unternehmen, wo mehrere Mitarbeiter in die Bearbeitung einer Aufgabe bzw. eines Projekts engagiert sind, empfiehlt es sich, solche Team-Ordner anzulegen. Sie dokumentieren den Verlauf des gesamten Bearbeitungsprozesses und liefern ein in sich abgeschlossenes Endergebnis.

Gruppenaufgaben in Outlook – Mit CodeTwo Public Folders legen Sie mehrere Aufgaben- und Projektordner an. Sie werden auf jedem PC in Ihrem Netzwerk angezeigt und können parallel bearbeitet werden.

Im Fall, dass Aufgaben individuell erledigt werden, können private Aufgaben-Ordner für den jeweiligen Vorgesetzten freigegeben werden. Damit kann er jederzeit den Verlauf der Arbeit überprüfen und entsprechend reagieren. Das alles führt dazu, dass die Arbeit einzelner Mitarbeiter und Teams aufeinander abgestimmt und folglich das Projektmanagement verbessert werden kann. Folgende zwei Beispiele zeigen auf, wie sich CodeTwo Public Folders auf die Arbeitseffizienz in Unternehmen auswirken kann.

Aufgabenzuweisung in Outlook

Je nachdem, ob eine bestimmte Aufgabe von einem einzelnen Mitarbeiter oder im Team bearbeitet werden soll, muss ein privater Aufgaben-Ordner freigegeben oder ein neuer geteilter Ordner angelegt werden. Im ersten Fall werden dem Vorgesetzten Lese- und Bearbeitungsrechte eingeräumt. Sollten aber mehrere Kollegen beteiligt werden, ist es ratsam, einen Team-Ordner anzulegen, in dem alle Daten gesammelt und somit auch der Bearbeitungsstand der Aufgabe verfolgt werden kann.

Die Funktion der Aufgabenteilung von CodeTwo Public Folders kann zusätzlich erweitert werden, indem man CodeTwo Task Workflow installiert. Mit diesem kostenlosen Workflow-Manager für Outlook können die Aufgaben an ausgewählte Mitarbeiter delegiert werden. Außerdem ermöglicht der Manager das Versenden von Benachrichtigungen und die Erstellung automatischer Aufgabenstatistiken, und zwar mit nur wenigen Mausklicks.

Projektmanagement

Wenn mehrere Personen und Teams in die Bearbeitung einer komplexen Aufgabe involviert werden, spricht man für gewöhnlich von einem Projekt. CodeTwo Public Folders ermöglicht die Aufteilung eines jeden Projektordners in mehrere Unterordner, in denen alle projektrelevanten Daten bereitgestellt werden. Jede Aufgabe kann solch detaillierte Angaben enthalten, wie z.B. den Namen des Zuständigen, die Bearbeitungszeit, die Priorität, den aktuellen Bearbeitungsstand etc.

Darüber hinaus können zusätzliche Ordner erstellt werden, die das Projekt betreffen wie Projektkalender, relevante Kontakte oder der Schriftverkehr. Durch die Definierung des Bearbeitungsstandes einer Aufgabe, kann die Arbeit an allen weiteren Aufgaben besser koordiniert werden.

Unsere Kunden: