CodeTwo Public Folders

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Teilen Sie Outlook und Dateien mit anderen

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Geteilte E-Mails in Outlook – gemeinsamer Posteingang für Firmen-E-Mails, Diskussionsgruppen

Mit CodeTwo Public Folders sorgen Sie dafür, dass eingehende Nachrichten von mehreren Kollegen gelesen und bearbeitet werden können. Aufbauend auf der Funktion des Programms richten Sie in Outlook einen geteilten Ordner ein, in dem eingehende Firmen-E-Mails empfangen und von allen Anwendern gelesen werden. Damit können Nachrichten, die an info@-, oder sales@-Adressen gesendet werden, umgehend bearbeitet werden, ohne dass man auf Microsoft Exchange Server zurückgreifen muss. Ähnliches gilt für freigegebene, private Posteingänge: E-Mails, die beispielsweise an einen beurlaubten Mitarbeiter oder einen Abteilungsleiter gesendet werden, können für dessen Stellvertreter verfügbar gemacht werden.

Geteilter Posteingang in Outlook – Sie haben die Möglichkeit, einen gemeinsamen Posteingang einzurichten, z.B. für Mails, die an info@, helpdesk@, o. Ä. geschickt werden. Das Programm zeigt an, ob die betreffende Nachricht bereits geöffnet/gelesen wurde oder nicht.

Anhand folgender zwei Beispiele zeigen wir Ihnen, wie sich die Funktion in der Praxis einsetzen lässt.

Gemeinsamer Posteingang für Firmen-E-Mails

In Unternehmen, die ihre Bestellungen per E-Mail abwickeln, besteht oftmals der Bedarf, dass eine eingehende Nachricht für mehrere Mitarbeiter verfügbar sein soll: so kann nämlich der im Moment verfügbare Kollege sich den Auftrag schnappen und gleich mit der Bearbeitung des selbigen beginnen.

Die Umleitung einer eingehenden E-Mail in den entsprechenden Ordner erfolgt mittels Outlook-Regeln, gemäß Absender-, Empfängeradresse o. Ä. Auf diese Weise bekommt jede Abteilung (z.B. Vertrieb, Marketing, Kunden-Support) einen Posteingang zugewiesen, den sie regelmäßig überprüft. Damit alle in der Abteilung über den aktuellen Status jeder Nachricht informiert bleiben, kann sie von der bearbeitenden Person mit Outlook-Kategorien getaggt oder in einen anderen Ordner verschoben werden.

Diese Lösung hilft, Kunden-Support und Bestellungen zwischen den Mitarbeitern aufzuteilen. Jeder Auftrag kann zurückverfolgt und der für dessen Bearbeitung zuständige Mitarbeiter ausfindig gemacht werden.

Diskussionsgruppen

CodeTwo Public Folders lässt Sie eine Struktur mit öffentlichen Ordnern aufbauen, die wie eine Art virtuelle Infotafel verwendet werden kann. Jede Nachricht bzw. Mitteilung wird direkt in einen öffentlichen Ordner eingegeben und die Antworten werden direkt darunter gepostet. Auf diese Weise entstehen mehrere betriebsinterne Diskussionsgruppen, die zum Austausch von Wissen und Meinungen dienen können.

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