CodeTwo Public Folders

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Teilen Sie Outlook und Dateien mit anderen

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Geteilte Outlook-Kontakte – öffentliche Datenbanken mit Kontakten und interne Adressbücher

CodeTwo Public Folders ermöglicht das Anlegen von Datenbanken und Adressbüchern mit öffentlichen Kontakten, selbst in Unternehmen, die kein Microsoft Exchange Server einsetzen. Dies kann auf zweierlei Weise geschehen: entweder durch die Freigabe eines privaten Kontakteordners für andere Outlook-Anwender oder durch die Erstellung eines neuen Ordners, der als Sammelbecken für geschäftliche Outlook-Kontakte mehrerer Team-Mitglieder fungieren wird.

Outlook Kontakte teilen

Da jeder Outlook-Kontakt freigegeben bzw. geteilt werden kann, erübrigt sich das manuelle Verschieben des selbigen zwischen den Mailclients. Verfügen mehrere Anwender über entsprechende Zugriffsrechte, kann die Datenbank parallel eingesehen und bearbeitet werden, auch mobil. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie von der Funktion profitieren können.

Öffentliche Datenbank mit Kontakten

Mit Hilfe eines gewöhnlichen Kontakteordners in Outlook lässt sich eine globale Kontakteliste erstellen, verfügbar für mehrere Team-Mitglieder. Dazu legen Sie mit CodeTwo Public Folders einen öffentlichen Ordner an: alle Outlook-Kontakte, die darin platziert werden, werden automatisch für andere User zugänglich sein.

Wird ein neuer Kontakt zu der Liste hinzugefügt, können dessen Daten an jedem PC in der Firma abgerufen werden. Die auf diese Weise entstandenen öffentlichen Kontakte können in diverse Gruppen aufgeteilt werden (z.B. „Allgemein“, „Vertrieb“, „Marketing“, „Kunden-Service“), sodass eine Ordnerstruktur entsteht.

Die Lösung ähnelt der Datenspeicherung in Microsoft Access, sie bietet jedoch wesentlich mehr Vorteile, u.a. detaillierte Ansichten, vereinfachtes Versenden von Werbe-E-Mails an ausgewählte Empfängergruppen, schnelle Einordnung der Kunden, einfache Datensuche und erweiterte Anzeigeoptionen für Outlook-Kontakte.

Diese Funktion von CodeTwo Public Folders kommt insbesondere all denjenigen Firmen entgegen, deren Mitarbeiter von Zuhause aus oder im Außendienst arbeiten und Laptops, Smartphones oder Tablets benutzen. Das Programm kann nämlich mit einer anderen Anwendung namens CodeTwo Sync for iCloud verknüpft werden, sodass alle öffentlichen Outlook-Kontakte auch von unterwegs, auf einem Mobilgerät abgerufen und bearbeitet werden können. Das gleiche Resultat erreicht man, wenn man einen PC einsetzt und auf den Internetzugang zum Programm zurückgreift.

Und selbst wenn man vorübergehend keinen Internetzugang hat, ist die Arbeit mit den öffentlichen Outlook-Kontakten weiterhin möglich. Jeder neue Eintrag und jede Änderung eines bestehenden Kontaktes wird in die Datenbank übertragen, sobald die Verbindung zum Syncing Master wiederaufgebaut wird.

Internes Adressbuch in Outlook

Geschäftliche Kontakte, gespeichert in einem öffentlichen Ordner (siehe öffentliche Datenbank mit Kontakten), können direkt in das Adressbuch der Anwender übertragen werden. Dazu klicken Sie den anvisierten Kontakteordner mit der rechten Maustaste an. Gehen Sie auf Eigenschaften... und wechseln zum Tab Outlook-Adressbuch. Aktivieren die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen. Von nun an werden alle in dem Ordner befindlichen Kontakte in Ihrem Adressbuch angezeigt, und Sie können an jeden von ihnen eine E-Mail schicken.

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