Einbindung von Grafik (Firmenlogo & Anwenderbild) in Signaturen

CodeTwo Exchange Rules Pro ermöglicht Erstellung von Disclaimern und Signaturen mit Unternehmenslogo, Marketing-Banner und hochauflösendem Anwenderbild. Dank der Funktion Force email format erscheint die Grafik in alle Nachrichten, egal von welchem Gerät sie gesendet werden.

Einstieg

Grafiken können eingebunden werden, indem man sie aus einer Internet-Quelle bezieht, oder man platziert sie als versteckten Anhang. Die erste Option ermöglicht Auswechslung der Grafik, ohne dass man dafür das Administration Panel öffnen muss (durch Ersetzung der Quelle). Ihre Empfänger müssen dann u.U. externen Content downloaden.

  1. Erstellen Sie eine neue Regel mit der Aktion Insert signature oder Insert disclaimer.
  2. Über die Regelkonditionen legen Sie fest, in welche E-Mails Ihre Signatur eingefügt werden soll.
  3. Im Tab Actions fügen Sie die Aktion Force email format hinzu und verschieben Sie diese nach ganz oben.

    Wichtig

    Die Aktion Force email format ermöglicht autom. Umwandlung aller Plain Text-Nachrichten (meistens gesendet von mobilen Geräten) in HTML-Nachrichten. Wenn die Aktion am Anfang der Liste steht, wird sie vor Insert signature oder Insert disclaimer o. Ä. ausgeführt. In Konsequenz werden alle Signaturen im HTML-Format angefügt.

  4. In der Aktion Insert signature bzw. Insert disclaimer klicken Sie auf Edit..., um den Editor zu öffnen.

Einbindung von Grafik (z.B. Firmenlogo)

In der oberen Menüleiste des Editors mittig befindet sich die Option Picture (Abb. 1). Klicken Sie auf den Button.

graphic ribbon big
Abb. 1: Button Insert picture.

Im Fenster Insert picture (Abb. 2) können Sie zwischen zwei Quellen entscheiden:

  • intern (Local picture) - es ist die geeignetere Option, denn Ihre Grafik wird eingebettet. Der Empfänger kann sie sehen, ohne fremden Content downloaden zu müssen.
  • extern (Online picture) - diese Option empfiehlt sich im Fall, dass der Content ohne weitere Bearbeitung und ohne Zugang zum Administration Panel ausgewechselt werden soll. Einige Mailclients verlangen jedoch, dass man die Grafik herunterlädt, oder sie blockieren gar die Nachricht.
insert pic window
Abb. 2: Fenster Insert picture.

Unter Size können Sie die Größe der Grafik anpassen. Um die Grafik zu skalieren und das Seitenverhältnis beizubehalten, verändern Sie nur die Breite / die Höhe des Bildes - der jeweils andere Wert wird autom. angepasst.

Tipp

Es wird empfohlen, Bilder im PNG-Format zu verwenden. Sie bieten optimale Qualität mit gutem Verdichtungsverhältnis und sind kompatibel mit diversen Plattformen.

Um den Text Ihrer Signatur in einer Linie mit dem Firmenlogo zu halten, empfiehlt es sich, die Tabellenfunktion zu nutzen. Zu diesem Zweck erstellen Sie eine Tabelle mit einer Zeile und zwei Spalten und platzieren Sie das Bild und den restlichen Inhalt in zwei aneinander grenzenden Zellen (Abb. 3).

insert pic table
Abb. 3: Signatur mit Bild und Text zwei in nebeneinander stehenden Zellen.

Anwenderbild

Sie können den visuellen Effekt Ihrer Signatur noch weiter steigern, indem Sie das Lichtbild Ihrer Anwender einbinden. CodeTwo Exchange Rules Pro ermöglicht direkte Einbindung der Bilder aus dem Active Directory.

Tipp

Um das Bild Ihrer Anwender ins Active Directory zu importieren, können Sie auf die Freeware CodeTwo Active Directory Photos zurückgreifen. Das Programm ermöglicht schnellen Upload von hochauflösenden Bildern. Diese können anschließend in weiteren Anwendungen wie Skype for Business angezeigt werden.

Das Bild binden Sie mit Hilfe des Platzhalters Photo ein. Sie finden ihn in der Menüleiste des Editors unter Placeholder, Message sender (Abb. 4). Sie können entweder die Originalgröße beibehalten oder Sie passen die Maße an.

insert photo placeholder big
Abb. 4: Einbindung des Platzhalters {Photo}.

Der Platzhalter {Photo} wird durch das Bild des jeweiligen Absenders ergänzt, sobald seine E-Mail durch MS Exchange fließt. Den Effekt prüfen Sie vorab mit Hilfe der Funktion Preview (Abb. 5).

preview
Abb. 5: Voransicht der Signatur mit Anwenderbild.

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