Autoresponder

Die Aktion Auto respond von CodeTwo Exchange Rules Pro beantwortet automatisch E-Mails, welche durch Exchange Server fließen. Sie kann eingerichtet werden für Nachrichten, welche beispielsweise außerhalb der Geschäftszeiten reinkommen. Im Resultat verschickt das Programm automatisch eine OOF-Meldung.

Normalerweise wird der Autoresponder direkt in dem Mailclient eingerichtet. Die Voraussetzung ist also, dass man auf den Anwender-PC unmittelbar zugreifen kann. CodeTwo Exchange Rules Pro hingegen ermöglicht regelbasiertes Beantworten von E-Mails. Hierfür müssen Konditionen erfüllt werden, die im Vorfeld unter Conditions definiert werden. Das Programm lässt Sie zudem festlegen, von wann bis wann die Aktion greifen soll. Erfahren Sie mehr

Konfiguration

Zum Aktivieren der Aktion klicken Sie im Tab Actions auf AddAuto respond (Abb. 1). 

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Abb. 1: Auswahl der Aktion Auto respond.

Die Aktion erscheint in der List of actions. In dem Bereich rechts werden ihre Eigenschaften dargestellt (Abb. 2).

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Abb. 2: Auto respond - Eigenschaften.

Eine der Optionen ist Loop protection (Abb. 3). Sie verhindert, dass OOFs in Dauerschleife geraten und hin- und hergeschickt werden, wenn der ursprüngliche Absender ebenfalls einen Autoresponder gesetzt hat. Im Fenster Loop protection kann zudem festgelegt werden, wie viele Nachrichten maximal gesendet werden können (Anz. der Nachrichten pro Minute, Stunde oder Tag).

ER Pro 2.x - loop protection window.
Abb. 3: Fenster Loop protection.

Im Feld Sender definieren Sie den Namen, welcher in der Von:-Zeile erscheinen soll. Klicken Sie auf den Button Sender, um den Absender zu definieren: 

  • Email Address - bestimmte E-Mail-Adresse.
  • AD User - Active Directory-User.
  • AD Group - Active Directory-Gruppe.
  • Original recipient - ursprünglicher Absender. 

Als Nächstes definieren Sie den Adressaten. Klicken Sie auf den Button Recipient, um den Adressaten zu definieren:

  • Email Address - bestimmte E-Mail-Adresse.
  • AD User - Active Directory-User.
  • AD Group - Active Directory-Gruppe.
  • Original recipient - ursprünglicher Absender. 

Auch die Felder To (Button To), Cc (Button Cc) und Bcc (Button Bcc) können automatisch ergänzt werden:

  • Email Address - bestimmte E-Mail-Adresse.
  • AD User - Active Directory-User.
  • AD Group - Active Directory-Gruppe.
  • Original recipient - ursprünglicher Absender. 

Unter Subject wählen Sie entweder Leave the original message subject (das Programm übernimmt den originalen Betreff) oder:

  • Senders properties - Absenderdaten aus dem Acitve Directory
  • Counters - Zähler
  • Current Date/Time - Datum/Uhrzeit

Als Nächstes definieren Sie, was mit der originalen Nachricht geschehen soll (Abb. 4):

  • Auto respond and remove original email text - die originale Nachricht wird nicht übernommen
  • Auto respond as reply and keep original email - Abwesenheitsnotiz geht mit der originalen Nachricht raus
  • Auto respond and add an original email as an attachment - Abwesenheitsnotiz geht mit der originalen Nachricht als Anlage raus
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Abb. 4: Verfügbare Optionen.

An die Abwesenheitsnotiz können zudem Dateien angefügt werden. Klicken Sie auf den Button Attachment (Abb. 5), und wählen Sie den Anhang:

  • a chosen folder (alle Dateien innerhalb des Ordners).
  • a chosen location (einzelne Dateien).
ER Pro 2.x - autoresponder attachment window.
Abb. 5: Fenster Autoresponder attachments.

Klicken Sie auf den Button Body format und wählen Sie zwischen HTML und Plain Text. Die Abwesenheitsnotiz geht in dem von Ihnen festgelegten Format raus, unabhängig von dem Format der ursprünglichen Nachricht. Klicken Sie auf Edit body, um den Editor für HTML- (Abb. 6) und Plain Text-Nachrichten zu öffnen (Abb. 7).

Editor PRO autorespond big
Abb. 6: Editor für HTML.
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Abb. 7: Editor für Plain Text.

Info

Der Editor für Autoresponder ähnelt dem Editor für Signatur-Templates. Er bietet jedoch weniger Optionen.

Important

Der Autoresponder kann in Formaten HTML und Plain Text hinterlegt werden. Das Programm wird jedoch nur ein Format verwenden können. Wenn Sie beispielsweise zwei Templates in unterschiedlichen Formaten angelegt haben, und das E-Mail-Format auf HTML setzen, geht der Autoresponder ebenfalls in HTML raus, egal ob die originale Nachricht in Plain Text oder HTML verfasst war.

Sehen Sie als Nächstes

Autoresponder für E-Mails, die außerhalb der Geschäftszeiten reinkommen

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Scheduler - Der Artikel beschreibt, wie man die Gültigkeitsdauer für Regeln definiert.

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