Autoresponder für E-Mails außerhalb Ihrer Geschäftszeiten

CodeTwo Exchange Rules Pro kann automatisch E-Mails beantworten, welche außerhalb Ihrer Geschäftszeiten reinkommen. Solche Autoresponder mit personalisierten E-Mail-Signaturen erweisen sich als besonders hilfreich in Abteilungen wie Customer Support oder Verkauf, die zumeist rund um die Uhr Kundennachrichten empfangen.

Einstieg

Info

Das nachstehend vorgestellte Beispiel ist sehr komplex und umfasst mehrere Einstellungen für Werktage und Wochenenden. Eingehende E-Mails werden je nach Wochentag unterschiedlich beantwortet, daher umfasst das Beispiel vier Regeln. Für gewöhnlich reicht eine einzelne Regel mit Scheduler-Funktion aus.

Damit das Programm automatische Antworten mit personalisierten Signaturen versendet:

  1. Erstellen Sie vier neue Regeln mit der Aktion Auto respond. Dadurch werden E-Mails mit unterschiedlichem Content versendet: An Wochenenden, am Sonntag von Mitternacht bis 7.00 Uhr morgens am Montag, an Werktagen zwischen 17.00 Uhr und 7.00 Uhr morgens am darauffolgenden Tag, am Freitag von 17.00 Uhr bis Mitternacht. 
  2. Zu jeder Regel fügen Sie die Kondition Message direction hinzu, wo: Message direction is incoming.
  3. Über die Scheduler-Funktion programmieren Sie jede Regel.

Demo

Klicken Sie auf den Button Add, um eine neue Regel zu erstellen. Ergänzen Sie den Namen und die Beschreibung (Abb. 1). Diese Regel beantwortet E-Mails, welche am Wochenende reinkommen.

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Abb. 1: Erstellung der ersten Regel.

Im Tab Conditions definieren Sie: Message direction is incoming (Abb. 2).

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Abb. 2: Kondition Message direction is incoming.

Im Tab Actions klicken Sie auf AddAuto respond (Abb. 3).

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Abb. 3: Hinzufügen der Aktion Auto respond.

In den Aktionseigenschaften gehen Sie zum Feld Action und wählen autorespond as reply and keep original email (Abb. 4). Dadurch bleibt der Konversationscharakter erhalten und die E-Mail sieht aus, als hätten Sie sie persönlich geschrieben.

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Abb. 4: Text der ursprünglichen Nachricht wird in die Antwort übernommen.

Als Nächstes verfassen Sie Ihre Nachricht in HTML. Klicken Sie auf den Button Edit body und entwerfen Sie ein neues Template (Abb. 5).

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Abb. 5: Template - Entwurf.

Nachdem Sie die Aktion konfiguriert haben, gehen Sie zum Tab Options. Unter Time range klicken Sie das Auswahlfeld This rule is used only in the following time ranges an. Damit werden Sie im Scheduler (Abb. 6) die Start- und Stoppfrist für die Regel definieren können.

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Abb. 6: Öffnen des Schedulers.

Setzen Sie das Rekurrenzmuster auf Weekly und markieren Sie Saturday und Sunday (Abb. 7). Das war's. Die Einstellung sorgt dafür, dass die Regel am Wochenende aktiviert wird und automatische Antworten versendet.

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Abb. 7: Festlegung der Gültigkeitsdauer - Regel Nr. 1.

Klicken Sie auf Add, um eine weitere Regel zu erstellen (Abb. 8). Diese Regel beantwortet eingehende E-Mails von Montag um Mitternacht bis Dienstbeginn am Montagmorgen. 

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Abb. 8: Erstellung der zweiten Regel.

Nachdem Sie den Namen und die Beschreibung ergänzt haben, definieren Sie die Kondition Message direction wie folgt: Message direction condition is incoming (Abb. 9).

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Abb. 9: Kondition Message direction is incoming.

Im Tab Action gehen Sie auf Auto respond und konfigurieren Sie die Aktion (Abb. 10) genau so wie in der ersten Regel.

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Abb. 10: Konfiguration der Aktion Auto respond.

Anschließend definieren Sie die Gültigkeitsdauer der Regel. Tun Sie es analogisch wie für die erste Regel, markieren Sie jedoch nur den Montag (Monday). Checken Sie die Option All day aus. Die Regel soll greifen von Montag um Mitternacht bis Dienstbeginn am Montagmorgen (Abb. 11).

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Abb. 11: Festlegung der Gültigkeitsdauer - Regel Nr. 2.

Erstellen Sie eine weitere Regel für die Zeit unter der Woche und außerhalb Ihrer Geschäftszeiten. Konfigurieren Sie die Regel wie oben beschrieben (Kondition Message direction is incoming, Aktion Auto respond mit autorespond as reply and keep the original message und HTML-Template, Scheduler aktiviert). Im Scheduler markieren Sie die Tage von Montag (Monday) bis Donnerstag (Thursday). Die Regel soll greifen von Dienstende bis Dienstbeginn am Folgetag (Abb. 12).

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Abb. 12: Festlegung der Gültigkeitsdauer - Regel Nr. 3.

Zum Schluss erstellen Sie noch eine Regel für die Zeit von Freitag um 17.00 Uhr bis Mitternacht. Konfigurieren Sie die Regel wie oben beschrieben: Kondition Message direction is incoming, Aktion Auto respond komplett, Scheduler aktiviert wie in Abb. 13

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Abb. 13: Festlegung der Gültigkeitsdauer - Regel Nr. 4.

Im Administration Panel klicken Sie auf den Button Submit changes (Abb. 14).

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Abb. 14: Speichern der Regeln im Administration Panel.

Von nun an beantwortet das Programm alle E-Mails, welche außerhalb Ihrer Geschäftszeiten reinkommen (Abb. 15).

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Abb. 15: Automatische Antwort, gesendet durch das Programm.

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