Editor

Eine der zentralen Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro ist, dass das Programm personalisierte Signaturen, Disclaimer, Banner etc. in ein- und ausgehende E-Mails einfügen kann. Damit das geschieht, bedarf es einer Regel mit der Aktion Insert disclaimer und / oder Insert signature. Beide Aktionen basieren auf Templates, welche mit dem programmeigenen Editor (Abb. 1) entworfen werden.

editor general big
Abb. 1: Editor.

Der Editor ist eine eigenständige Anwendung, die optisch und funktional Microsoft Word ähnelt. Dessen Fenster ist in mehrere Bereiche aufgeteilt, von denen der größte der Anpassung von Inhalt und Design dient.

Klicken Sie auf einen der nachstehenden Links und erfahren Sie mehr über die wichtigsten Optionen:

Vor dem Hinzufügen der Aktion Insert disclaimer / Insert signature öffnen Sie den Editor. In den Eigneschaften der Aktion klicken Sie auf den Button Edit (Abb. 2).

editor together big
Abb. 2: Öffnen des Editors.

Festlegung des Template-Formats

Die Format-Tabs befinden sich unmittelbar über der Menüleiste (Abb. 3). Sie können zwischen den Tabs hin- und herswitchen und das Template in unterschiedlichen Formaten hinterlegen:

  • HTML
  • RTF
  • Plain Text
editor tabs big
Abb. 3: Tabs für Formate HTML, RTF und Plain Text.

Der Funktionsumfang des Editors ist von Format zu Format unterschiedlich:

editor html big
Abb. 4: HTML-Toolbar.
editor rtf big
Abb. 5: RTF-Toolbar.
Editor plain text big
Abb. 6: Plain Text-Toolbar.

Die Tabelle stellt dar, welche Optionen für ein bestimmtes Format von Signatur / Disclaimer verfügbar sind:

Editorbereich Template-Format
HTML RTF PLAIN TEXT

Actions

  • Cut
  • Copy
  • Paste
  • Undo
  • Redo
  • Convert to RTF / /Plain Text
  • Cut
  • Copy
  • Paste
  • Undo
  • Redo
  • Convert to Plain Text
  • Cut
  • Copy
  • Paste
  • Undo
  • Redo
View
  • Source
  • Preview
  • Guidelines
  • Guidelines
  • Preview
  • Guidelines
  • Preview
Font
  • Font type
  • Font size
  • Bold
  • Italic
  • Underline
  • Strikethrough
  • Clear formatting
  • Font color
  • Text highlight color
  • Font type
  • Font size
  • Bold
  • Italic
  • Underline
  • Strikethrough
  • Clear formatting
  • Font color
  • Text highlight color

X nicht verfügbar

Paragraph
  • Align left
  • Align center
  • Align right
  • Justify
  • Bulleted list
  • Numbered list
  • Decrease indend
  • Increase indend
  • Align left
  • Align center
  • Align right
  • Justify
  • Bulleted list
  • Numbered list
  • Decrease indend
  • Increase indend

X nicht verfügbar

Insert
  • Picture (local / online)
  • Table
  • Social link
  • Placeholder
  • Hyperlink
  • Horizontal line
  • {rt} Remove Text tag
  • Special character
  • {rt} Remove Text tag
  • Placeholder
  • Social link
  • {rt} Remove Text tag
  • Placeholder
  • Social link
Email layout
  • Header
  • Signature / Disclaimer
  • Left banner
  • Right banner
  • Header
  • Signature / Disclaimer
  • Header
  • Signature / DIsclaimer

Festlegung des Template-Inhalts

Die Toolbar setzt sich zusammen aus sechs Bereichen (Abb. 7):

editor toolbar big
Abb. 7: Toobar.

Wichtig

Der Funktionsumfang der Toolbar ist von Tab zu Tab unterschiedlich.

Actions

Die wichtigsten Buttons in dem Bereich (Abb. 8) sind:

  • Save - jede Inhaltsänderung bestätigen Sie mit Save. Andernfalls wird das Template nicht gespeichert. Ihre Templates speichert das Programm nur lokal. Jede Regeländerung muss per Submit Changes im Administration Panel bestätigt werden, damit sie auf alle übrigen Server übertragen wird.
  • Convert - konvertiert das Template in ein anderes Format. D.h. die Konvertierung erfolgt automatisch, per Mausklick. Aufgrund der Einschränkungen in RTF und Plain Text führt die Konversion u.U. zum Wegfall einiger HTML-Elemente wie Tabellen, Grafik oder Textformatierung.
editor actions big
Abb. 8: Bereich Actions in der Toolbar.

Die restlichen Optionen untescheiden sich kaum von denen in MS Word: Änderungen können zurückgenommen oder wiederhergestellt werden, Inhalte können ausgeschnitten, kopiert und eingefügt werden. Es sollten jedoch keine Inhalte aus Microsoft Word kopiert werden, denn sie enthalten einige Office-basierte HTML-Elemente, die in HTML offiziell gar nicht vorhanden sind. Im Resultat kann es zu Verzerrungen des Designs kommen.

View

Der Bereich View (Abb. 9) enthält die Buttons SourcePreview und Guidelines:

editor view big
Abb. 9: Bereich View.
  • Source - ermöglicht Überprüfung und Anpassung des Quellcodes (Abb. 10):
editor source big
Abb. 10: Quellcodeansicht.
  • Preview - ermöglicht Voransicht der Signatur / des Disclaimers in Formaten HTML, RTF und Plain Text, zusammen mit persönlichen Angaben aus dem Active Directory (Abb. 11):
editor preview big
Abb. 11: Voransicht der fertigen Signatur.
  • Guidelines - diese Option ist standardmäßig aktiv. Sie zeigt Grenzlinien und zusätzliche Optionen (Abb. 12) an:
editor guidelines big
Abb. 12: Option Guidelines aktiviert.

Durch Deaktivierung der Option werden Grenzlinien und weitere Optionen ausgeblendet (Abb. 13).

editor noguide big
Abb. 13: Option Guidelines deaktiviert.

Font

Dieser Bereich (Abb. 14) ermöglicht Bearbeitung von Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe etc.

editor font big
Abb. 14: Bereich Font in der Toolbar.

Paragraph

Dieser Bereich (Abb. 15) ermöglicht Anpassung des Layouts. Hier managen Sie Aufzählungspunkte, Justierung, Zeilenabstand etc.

editor paragraph big
Abb. 15: Bereich Paragraph in der Toolbar.

Weitere Aspekte können angepasst werden, indem man den Paragrafen mit der rechten Maustaste anklickt und in dem Menü auf Paragraph properties geht. In dem Fenster definieren Sie die Ausrichtung, die Einrückung und den Zeilenabstand (Abb. 16).

editor paragraph 2 big
Abb. 16. Paragraph - Eigenschaften.

Tipp

Es empfiehlt sich, für jeden Paragrafen den Zeilenabstand zu definieren. Je nach E-Mail-Client können die Paragrafen nämlich mit unterschiedlichem Abstand dargestellt werden (z.B. in Microsoft Outlook), oder gar ohne Abstand (z.B. Outlook Web Access). 

Insert

Dieser Bereich (Abb. 17) ermöglicht Einbindung von Objekten.

editor insert big
Abb. 17: Bereich Insert in der Toolbar.

Es können folgende Elemente hinzugefügt werden:

  • Hyperlink - über diesen Button fügen Sie Hyperlinks ein. Im Konfigurationsfenster können auch Anzeigetext und Tooltip für die URL hinterlegt werden (Abb. 18):
editor hyperlink big
Abb. 18: Editor für Hyperlinks.
  • Picture - über diesen Button öffnet man den Insert picture-Editor. Sie können ein Bild aus einem lokalen Ordner oder aus einer Online-Quelle auswählen. Hier kann auch die Größe der Grafik festgelegt werden (in Pixel oder in Prozent) (Abb. 19):
editor picture small
Abb. 19: Insert picture - Optionen.
  • Social link - diese Funktion ermöglicht Erstellung eines speziellen Hyperlinks mit Label und dazugehörigem Bild, der zu einem Social Media-Profil führt (Abb. 20). Die Ziel-URL ist vollständig anpassbar und kann User-Angaben (Platzhalter) enthalten, sodass der Link zum Profil des jeweiligen Absenders führt. Wenn Sie die Signatur auf Facebook oder Google+ verlinken wollen, bedenken Sie bitte, dass die URL den User-Namen enthalten muss (es darf nicht die E-Mail-Adresse sein). In den allermeisten Fällen kann der Name auf der Profil-Hauptseite geprüft werden. 
editor social small
Abb. 20: Option Insert social link.
  • Table - diese Funktion ermöglicht Erstellung einer Tabelle. Definieren Sie Größe, Grenzlinien und Layout (Abb. 21). Mit der Tabelle stellen Sie einheitliches Layout der Signatur in diversen E-Mail-Clients sicher:
editor table big
Abb. 21: Erstellung einer neuen Tabelle.

Die Tabelle kann per Rechtsklick angepasst werden (Abb. 22):

editor table content big
Abb. 22: Eigenschaften der Tabelle.

Geändert werden können die Eigenschaften von:

  • Zellen
editor cell properties
Abb. 23: Zelle - Eigenschaften.
  • Spalten
editor column properties
Abb. 24: Spalte - Eigenschaften.
  • Zeilen
editor row properties
Abb. 25: Zeile - Eigenschaften.
  • Tabelle selbst
editor table properties
Abb. 27: Tabelle - Eigenschaften.
  • Grenzlinien
editor cell borders
Abb. 28: Grenzlinien - Eigenschaften.
Die Größe von Zeilen und Spalten kann problemlos mit der Maus angepasst werden. Im Menü finden Sie außerdem zusätzliche Optionen, um Tabellenzellen zu verbinden oder aufzuteilen.
 
  • Placeholder - diese Funktion (Abb. 29) ermöglicht Einbindung von Active Directory-Variablen. Es werden Stellen in der Signatur / in dem Disclaimer reserviert, welche beim Verarbeiten der Nachricht durch CodeTwo Exchange Rules Pro mit User-Attributen aus dem Active Directory gefüllt werden.
editor placeholder big
Abb. 29: Einbindung von Platzhaltern.

Um einen neuen Platzhalter hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Placeholder oder geben Sie ihn manuell ein (gilt für beide Ansichtstypen). Wenn Sie ihn manuell eingeben möchten, muss er in Klammern {} stehen. Zum Anpassen der Eigenschaften klicken Sie den Platzhalter mit der rechten Maustaste an (Abb. 30).

editor placeholder 1 big
Abb. 30: Platzhalter - Eigenschaften.

Wichtig

Ein Platzhalter, welcher vor dem Einfügen konfiguriert werden muss, kann nicht manuell eingegeben werden (Eintippen, Reinkopieren). Andernfalls wirde er in der Signatur als normaler Text dargestellt. Er müssen über den Placeholder-Button eingebunden werden. Die Platzhalter werden nummeriert, d.h. wenn Sie einen Platzhalter hinzufügen und dann wieder löschen, werden Sie ihn nachher manuell eingeben können, denn der Editor speichert den Vorgang. Angenommen, Sie fügen in Ihr Template den Platzhalter {Rotating image} ein. In dem Editor wird er folgendermaßen dargestellt: {Rotating image 1}. Sie löschen den Platzhalter. Dann aber entscheiden Sie, ihn doch zu verwenden und geben ihn manuell ein. Das Programm erkennt, dass der Platzhalter bereits in Verwendung war und interpretiert ihn richtig. Dennoch müssen weitere Platzhalter des gleichen Typs wieder über den Button eingefügt werden, denn deren Nummer wird eine andere sein, z.B. {Rotating image 2}. Folgende Platzhalter können nicht manuell eingebunden werden:

  • Custom placeholders
  • {Rotating image}
  • {Rotating text}
  • {Unsubscribe link}
  • {Message Date}
  • {Counter}
  • {Current Date/Time}
  • {QR Code image}

Es können ebenfalls neue, individuelle Platzhalter anlegt werden. Hierfür klicken Sie auf SettingsCustom placeholders.

Tipp

Ein Platzhalter kann ebenfalls zur Festlegung von Adressaten für weitergeleitete E-Mails verwendet werden. Erfahren Sie mehr

Die nachstehende Tabelle fasst alle im Programm verfügbaren Platzhalter zusammen und zeigt deren Verfügbarkeit je nach Template-Format.

Platzhaltertyp Platzhaltername Template-Format
Message sender {City} HTML / RTF / Plain Text
{Company} HTML / RTF / Plain Text
{Country} HTML / RTF / Plain Text
{Department} HTML / RTF / Plain Text
{Description} HTML / RTF / Plain Text
{Display name} HTML / RTF / Plain Text
{Email} HTML / RTF / Plain Text
{Email as link} HTML
{Fax} HTML / RTF / Plain Text
{First name} HTML / RTF / Plain Text
{Home phone} HTML / RTF / Plain Text
{Initials} HTML / RTF / Plain Text
{IP phone} HTML / RTF / Plain Text
{Last name} HTML / RTF / Plain Text
{Mobile} HTML / RTF / Plain Text
{Notes} HTML / RTF / Plain Text
{Office} HTML / RTF / Plain Text
{P.O. Box} HTML / RTF / Plain Text
{Pager} HTML / RTF / Plain Text
{Phone} HTML / RTF / Plain Text
{Photo}* HTML
{Postal code} HTML / RTF / Plain Text
{State} HTML / RTF / Plain Text
{Street} HTML / RTF / Plain Text
{Title} HTML / RTF / Plain Text
{Web page} HTML / RTF / Plain Text
{Web page as link}** HTML
{ExchAttr1} - {ExchAttr15} HTML / RTF / Plain Text
Custom placeholders HTML / RTF / Plain Text
Dynamic content {Rotating image} HTML / RTF
{Rotating text} HTML / RTF / Plain Text
Message properties {Recipient Address} HTML / RTF / Plain Text
{Message Subject} HTML / RTF / Plain Text
{Sending Server} HTML / RTF / Plain Text
{Message ID} HTML / RTF / Plain Text
{Message Date}*** HTML / RTF / Plain Text
Counters {Counter} HTML / RTF / Plain Text
{Unique counter} HTML / RTF / Plain Text
Other {Current Date/Time}*** HTML / RTF / Plain Text
{QR Code image}**** HTML
{Unsubscribe link}***** HTML / RTF / Plain Text

Der Platzhalter {Photo} ermöglicht Einbindung von Bildern aus dem Active Directory. Die Größe der Grafik kann zuvor angepasst werden: Sie kann eingefügt werden entweder in (Abb. 31):

  • Originalgröße
  • vergrößert / verkleinert.

Beim Anpassen der Größe verwenden Sie entweder ein Maß (das Programm skaliert das Foto und behält dabei das Verhältnis Bildbreite zu Bildhöhe) oder beide Maße (das Programm skaliert zu den angegebenen Werten).

placeholder properties-1
Abb. 31: Konfigurationsfenster für den Platzhalter Photo.

** Der Platzhalter {Web page as link} ermöglicht Einbindung der Webpage-Adresse aus dem Active Directory und Darstellung der selbigen als funktionierender Hyperlink. Die Adresse muss mitsamt Protokolldefinition hinterlegt sein (HTTP oder HTTPS). Andernfalls hängt das Programm automatisch das HTTP-Protokoll am Anfang des Links an.

*** Datum und Zeit können unterschiedlich dargestellt werden. Für weitere Details lesen Sie diesen Artikel.

**** Der Platzhalter {QR Code image} kann verwendet werden (Abb. 32), um Text oder Active Directory-Variablen in einen QR-Code umzuwandeln.

ER Pro 2.x - QR code image placeholder.
Abb. 25: Konfigurationsfenster für den Platzhalter QR code image.

Das Konfigurationsfenster ist aufgeteilt in vier Bereiche:

  • Size of image - hier definieren Sie die Größe in Pixel. Das Programm informiert Sie auch, wie viele Zeichen verwendet werden können.
  • Insert placeholder - klicken Sie auf diesen Button, wenn Sie einen Platzhalter verschlüsseln möchten.
  • Text - hier tippen Sie Text ein, welcher verschlüsselt werden soll. In dem Feld erscheinen auch Platzhalter, welche über den Platzhalter-Button hinzugefügt werden. Zum Ändern der Eigenschaften klicken Sie den Platzhalter mit der rechten Maustaste an. Die Eigenschaften können nachträglich über den Button Properties angepasst werden.
  • Preview - zeigt den QR-Code in Voransicht an.

***** Der Platzhalter {Unsubscribe link} ermöglicht Erstellung eines personalisierten Weblinks für den Abmeldemechanismus. Klickt der Empfänger auf diesen Link, wird er keine weiteren E-Mails von dem Absender/Unternehmen, der Gruppe (je nach Konfiguration) erhalten.

Erfahren Sie mehr über die Konfiguration des Abmeldemechanismus

Zum Personalisieren des Platzhalters {Unsubscribe link} öffnen Sie den Editor. In dem Platzhaltermenü gehen Sie auf Other{Unsubscribe link}.

Das Fenster (Abb. 33) bietet folgende Optionen:

  • Add recipients' email addresses to the following blacklist - in diesem Container werden E-Mail-Adressen der abgemeldeten Empfänger gespeichert. Alle Blacklists und Adressen können in den Programmeinstellungen unter Recipients blacklists verwaltet (neue hinzufügen / bestehende bearbeiten oder löschen) werden.
  • Unsubscribe link display text - hinter diesem Text verbirgt sich der Abmeldelink.
  • Information displayed on the default web page - diese Information erscheint auf der Landing Page (bereitgestellt von CodeTwo), nachdem der Empfänger auf den Abmeldelink geklickt hat. Sie kann durch Einbindung von Text und Platzhalter (er wird durch die E-Mail-Adresse des Empfängers ersetzt) personalisiert werden.
  • Display a third party email service web page - diese Funktion stellt eine Alternative zu der o.g. Landing Page von CodeTwo dar. Im Fall, dass Sie nicht auf die Standard-Webseite zurückgreifen möchten, können Sie hier die URL Ihrer eigenen Webseite eintippen, auf die der abgemeldete Empfänger weitergeleitet wird. Der Text der Webseite kann nicht über das Programm angepasst werden. Sie können aber den Adressen-Platzhalter verwenden. Die E-Mail-Adresse erscheint auf der Landing Page und in der URL.
ER Pro 2.x - Unsubscribe placeholder's properties.
Abb. 33: Konfigurationsfenster für den Abmeldelink.

Die Konfiguration des Platzhalters kann nachträglich geändert werden. Öffnen Sie Ihr Template. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf {Unsubscribe link} und gehen Sie auf Placeholder properties (Abb. 34).

editor unsubscribe small
Abb. 34: Eigenschaften des Platzhalters.

Bei manchen Usern sind nicht alle Attribute im Active Directory ausgefüllt. Es empfiehlt sich deshalb den Tag {rt} Remove Text zu verwenden. Damit wird verhindert, dass in der Signatur / in dem Disclaimer leere Stellen entstehen (Abb. 35).

editor rt big
Abb. 35: Tag Remove Text.

Diese Lösung blendet leere dynamische Felder aus, zusammen mit der Textzeile, in der sie stehen. Die Signatur / der Disclaimer sieht dadurch professionell aus. Zu diesem Zweck setzen Sie vor und hinter das Feld den Tag Remove Text. Wenn Sie den RT-Tag am Anfang und am Ende der Textzeile setzen, wird das dynamische Feld zwar ausgeblendet, es entsteht allerdings eine leere Zeile. Das nachstehende Beispiel zeigt, wie man den RT-Tag setzen muss, damit die Textzeile getilgt wird:

  • Regards,
    [First name] [Last name]
    [Company] [Department]
    Phone: [Phone]
    [RT] Mobile: [Mobile]
    [\RT] Email: [Email]
  • Regards,
    [First name] [Last name]
    [Company] [Department]
    Phone: [Phone]
    [RT] Mobile: [Mobile][\RT]
    Email: [Email]

Email layout

Im Bereich email layout wird festgelegt, wo ein unter Insert signature / Insert disclaimer hinterlegtes Element (Signatur, Disclaimer, Banner etc.) angefügt werden soll (Abb. 36).

editor panes big
Abb. 36: Layout-Optionen für HTML.

Info

Der Funktionsumfang hängt mit dem Format zusammen. Daher sind Seitenbanner nur im Format HTML verfügbar.

Zum Hinzufügen eines neuen Formats klicken Sie auf den entsprechenden Bereich in der Toolbar. Zum Entfernen eines Layouts checken Sie es in der Toolbar aus oder klicken Sie auf den Button X.

Erstellung/Bearbeitung des Inhalts

Für jedes Layout kann das Design und der Inhalt der Signatur / des Disclaimers angepasst werden.

Je nach Layout-Bereich (ausgewählt via Email layout) können Sie auf zusätzliche Optionen zurückgreifen. Klicken Sie auf den Button ER Pro 2.x - toothed gear (Abb. 37).

editor cogs big
Abb. 37: Zusätzliche Optionen.

Sie können entscheiden, was geschehen soll, wenn das Programm beim Verarbeiten der Nachricht auf Header / Disclaimer / Banner stößt (Abb. 38). Für Header, Disclaimer und Banner entscheiden Sie zwischen:

  • Add new one - wenn die Konversation bereits eine Kopfzeile, einen Disclaimer oder ein Banner enthält, wird das Element nochmals eingefügt.
  • Remove old one - wenn die Konversation bereits eine Kopfzeile, einen Disclaimer oder ein Banner enthält, wird das Element ersetzt (diese Option ist nicht verfügbar für das Format RTF).
ER Pro 2.x - Add/remove old signatures.
Abb. 38: Banner einfügen/löschen.

Für Disclaimer und Header kann zusätzlich definiert werden, an welcher Stelle sie erscheinen sollen (Abb. 39):

  • Right under the original reply message - direkt unterhalb der Antwort.
  • At the very bottom of the conversation - am Ende der Konversation.
ER Pro 2.x - Defining a place for signature.
Abb. 39: Festlegung der Stelle für Signaturen / Disclaimer.

Zusätzlich lassen sich Kopfzeilen und Signaturen vergrößern (Abb. 40) und verkleinern (Abb. 41). Zur Anpassung der Größe klicken Sie auf den Button ER Pro 2.x - arrow button.:

editor wide big
Abb. 40: Vergrößerung.
editor narrow big
Abb. 41: Verkleinerung.

Es ist ebenfalls möglich, Signaturen in Disclaimer umzuwandeln (Abb. 42), und andersherum (Abb. 43). Zu diesem Zweck benutzt man den Button ER Pro 2.x - change signature/disclaimer button:

editor signature big
Abb. 42: Aus Signatur wird Disclaimer.
editor disclaimer big
Abb. 43: Aus Disclaimer wird Signatur.

Sehen Sie als Nächstes

Template library - Dieser Artikel befasst sich mit den vorinstallierten Templates in der Template-Bibliothek.

War diese Information hilfreich?