Unterschiedliche Signatur für neue E-Mails und Antworten/Weiterleitungen

CodeTwo Exchange Rules Pro lässt Sie personalisierte E-Mail-Signaturen / Disclaimer erstellen. Des Weiteren können Sie festlegen, ob das Programm die vollständige oder vielleicht doch nur eine verkürzte Signatur anfügen soll, je nachdem ob es sich um eine neue E-Mail oder eine Antwort / Weiterleitung handelt.

Einstieg

Das Szenario kann auf mindestens zwei Wegen umgesetzt werden. Im Fall, dass eine Signatur an alle neuen E-Mails und eine andere Signatur an Antworten und Weiterleitungen angefügt werden sollen, können Sie zwei Regeln mit der Kondition Message type erstellen. Die Kondition der ersten Regel lautet dann Message type is new mail, und die Kondition der zweiten Regel Message type is reply or forward (Abb. 1).

long 1 big
Abb. 1: Zwei Regeln mit der Kondition Message type.

In dem Fall wird die Signatur für Antworten und Weiterleitungen immer angefügt, unabhängig davon, ob die Signatur für neue E-Mails in der Konversation bereits enthalten ist.

Alternativ kann eine Regel mit der Aktion Insert Signature und Insert disclaimer angelegt werden. Sie fügt die kürzere Signatur in jede weitere Nachricht innerhalb der Konversation ein und den vollständigen Disclaimer nur am Anfang. Um dieses Szenario umzusetzen, tun Sie Folgendes:

  1. Erstellen Sie eine neue Regel mit der Aktion Insert signature und Insert disclaimer.

    Tipp

    Es müssen keine Konditionen festgelegt werden. Je nach Szenario können Sie sie aber ergänzen.

  2. Im Editor, in den Einstellungen der Signatur (Zahnrad-Symbol) nehmen Sie folgende Anpassungen vor:
    • das Auswahlfeld if signature is already found in the conversation, then add new one ist eingecheckt,
    • die Signatur wird angefügt direkt unterhalb der Antwort (right under the original reply message).
  3. Im Editor, in den Einstellungen vom Disclaimer (Zahnrad-Symbol) nehmen Sie folgende Anpassungen vor:
    • das Auswahlfeld if disclaimer is already found in the conversation, then add new one ist ausgecheckt,
    • der Disclaimer wird angefügt am Ende der Konversation (at the very bottom of the conversation).

Befolgen Sie die nachstehende Anleitung.

Demo

Klicken Sie auf den Button Add, um eine neue Regel zu erstellen. Ergänzen Sie den Namen und die Beschreibung (Abb. 2).

Signatur & Disclaimer big
Abb. 2: Erstellung einer neuen Regel.

Im Tab Actions klicken Sie auf AddInsert signature. Klicken Sie auf Edit (Abb. 3), um den Editor zu öffnen und ein neues Template zu entwerfen. Falls Sie kein eigenes Template entwerfen und stattdessen auf ein fertiges Template zurückgreifen möchten, klicken Sie auf den Button Load template... .

signature bigger
Abb. 3: Öffnen des Editors für Templates - Signatur.

Sobald Sie Ihre Signatur entworfen haben, wechseln Sie zu den Einstellungen und aktivieren Sie die Option If a signature is already found in the conversation, then add new one. Aktivieren Sie auch die Option Add signature right under the original reply message (Abb. 4).

PRO - Signature Template big
Abb. 4: Anpassung der Einstellungen - Signatur.

Ihre Änderungen bestätigen Sie per Save.

Im Tab Actions klicken Sie auf AddInsert disclaimer. Klicken Sie auf Edit, um ein neues Template zu entwerfen (Abb. 5). Wie bei der Signatur können Sie gern auf ein vorinstalliertes Template zurückgreifen. Der Disclaimer wird nur einmal angefügt, und zwar am Ende der Konversation.

disclaimer big
Abb. 5: Öffnen des Editors - Disclaimer.

Öffnen Sie die Einstellungen und deaktivieren Sie die Checkbox If a signature is already found in the conversation, then add new one (Abb. 6). Aktivieren Sie die Option at the very bottom of the conversation (Abb. 6).

Disclaimer bottom big
Abb. 6: Anpassung der Einstellungen - Disclaimer.

Von nun an bekommt jede neue E-Mail die Signatur und den Disclaimer angefügt (Abb. 7). Jede weitere Nachricht hingegen wird nur um die Signatur ergänzt (Abb. 8).

erste Mail big
Abb. 7: Signatur und Disclaimer in einer neuen E-Mail.
weitere Mail big
Abb. 8: Signatur in einer weiteren Nachricht innerhalb der Korrespondenz.

War diese Information hilfreich?