Anleitung zum Erstellen von Regeln

Nachfolgend erfahren Sie, wie man eine Regel für automatische E-Mail-Signaturen hinterlegt, zusammen mit einigen zusätzlichen Optionen.

Nachdem Sie CodeTwo Exchange Rules Pro installiert und die Zugriffsberechtigung angepasst haben, kann eine neue Regel hinterlegt werden. Sie können entweder direkt eine neue Regel anlegen, oder Sie fangen mit dem Dienst Sent Items Update an (Dadurch werden gesendete E-Mails zusammen mit der angefügten Fußzeile unter Gesendete Elemente angezeigt). In diesem Fall klicken Sie auf den Link Click to change in der oberen rechten Ecke des Administration Panel (Abb. 1).

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Abb. 1: Öffnen des Konfigurationsfensters von Sent Items Update.

Das Konfigurationsfenster für Sent Items Update wird angezeigt. Weil die Anwendung ausgewählte Hybrid-Umgebungen unterstützt, muss zunächst der Umgebungstyp definiert werden. Für Standardumgebung (nicht-Hybrid) wählen Sie die erste Option aus (Abb. 2).

Exchange Rules PRO - SIU 1
Abb. 2: Festlegung des Umgebungstyps. 

Tipp

Für vollständige Anleitung zur Konfiguration des Dienstes Sent Items Update in Hybrid-Umgebungen gehen Sie auf diese Seite.

Unter Server connection sollten Sie nach Möglichkeit die Option Autodiscover Exchange Server (Abb. 3) nutzen. Im nächsten Schritt, Account credentials, checken Sie das Auswahlfeld Let the program create account automatically (Abb. 4) ein.

SIU Autodiscover
Abb. 3: Auswahl der Option Autodiscover.
SIU User Account
Abb. 4: Festlegung des Accounts.
Abschließend klicken Sie auf den Button Configure, um den Konfigurationsprozess zu starten. Das Account für den Dienst Sent Items Update wird angelegt und mit Impersonation Rights ausgestattet. Der Dienst startet nach Abschluss der Konfiguration (Abb. 5).
 
SIU Config
Abb. 5: Konfiguration des Dienstes Sent Items Update.
Von nun an wird jede verarbeitete E-Mail unter Gesendete Elemente angezeigt (das Update kann einige Minuten in Anspruch nehmen). Nun kann mit der Regelerstellung begonnen werden.
 

In der List of rules klicken Sie auf den Button Add. Aus dem Kontextmenü wählen Sie New rule (clean) (Abb. 6).

PRO - new rule
Abb. 6: Hinzufügen einer neuen Regel.

Es wird eine neue leere Regel angelegt. Geben Sie ihr einen Namen. Sie können zusätzlich das Kommentarfeld nutzen, um beispielsweise den Funktionsumfang und das Ziel der Regel detailliert zu beschreiben (Abb. 7).

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Abb. 7: Eingabe von Name und Beschreibung.

Als Nächstes wechseln Sie zum Tab Conditions, um Kriterien zu definieren, nach denen die Signatur angefügt werden soll. Unter Field bestimmen Sie den Kriteriumstyp, dann den Operator und den Wert (Value) (um weitere Kriterien hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button +). Zum Bündeln mehrerer Konditionen klicken Sie sie an und nutzen Sie den Button ER Pro 2.x - grouping button. In unserem Beispiel wird die Signatur nur dann angefügt, wenn der Absender zu der Gruppe Builtin Users group gehört und der Empfänger ein interner User ist, oder wenn der Empfänger ein externer User (Abb. 8) ist.

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Abb. 8: Festlegung von Kriterien, nach denen die Regel aktiviert wird.

Tipp

Erfahren Sie mehr darüber, wie man Konditionen und Ausnahmen definiert und in Gruppen bündelt.

Stehen die Kriterien fest, können Sie zum Tab Actions wechseln. Klicken Sie auf den Button Add. Aus dem Kontextmenü wählen Sie Insert signature (Abb. 9).

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Abb. 9: Auswahl der Aktion Insert signature.

Unter List of actions erscheint eine neue leere Aktion. Zum Entwerfen eines neuen Signatur-Templates klicken Sie auf den Button Edit (Abb. 10).

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Abb. 10: Öffnen des Editors.

Tipp

Anstatt die Signatur / den Disclaimer von Grund auf neu zu entwerfen, können Sie sich eines fertigen Templates aus der Template Library bedienen. Erfahren Sie mehr über den Editor

Der Editor bietet eine breite Auswahl an Optionen, auf die Sie in Ihrem Entwurf zurückgreifen können. In unserem Beispiel wird eine einfache Signatur in HTML mit einigen grundlegenden Platzhaltern erstellt. Im Fall, dass für einen Platzhalter kein entsprechender Eintrag im Active Directory existiert, wird er mitsamt der Textzeile ausgeblendet. Zum Hinzufügen eines Platzhalters klicken Sie auf den Button Placeholder und wählen ihn aus dem Kontextmenü (Abb. 11).

PRO - placeholder
Abb. 11: Hinzufügen von Platzhaltern.

Tipp

Die Platzhalter können auch manuell eingegeben werden. Im Fall, dass ein neuer Platzhalter hinzugefügt werden soll (der standardmäßig nicht verfügbar ist), kann er mittels der Funktion Custom placeholders unter Settings angelegt werden. Anschließend wird er in dem Kontextmenü des Buttons Placeholder unter Message Sender angezeigt.

Nach Festlegung des Inhalts kann definiert werden, an welcher Stelle die Signatur eingefügt werden soll, und was geschehen soll, wenn die Nachricht bereits eine Signatur enthält (in Antworten und Weiterleitungen). Über das Symbol ER Pro 2.x - toothed gear öffnen Sie das Fenster Disclaimer/Signature options. Passen Sie die Einstellungen an und bestätigen Sie mit OK (Abb. 12). In unserem Beispiel wird die Signatur Right under the original reply message (direkt unterhalb der originalen Nachricht) angefügt, und die alte Signatur wird entfernt.

Editor PRO - Settings big
Abb. 12: Öffnen des Optionsfensters für Disclaimer / Signaturen.

Ihre Änderungen bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie auf den Button Save & Close, um das neue Template zu speichern (Abb. 13).

Editor PRO - Save big
Abb. 13: Speichern des neuen Templates.

In dem Administration Panel klicken Sie auf Submit changes, damit Ihre neue Signaturregel in Kraft tritt (Abb. 14).

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Abb. 14: Speichern der neuen Regel im Administration Panel.

Info

Bevor Sie CodeTwo Exchange Rules Pro echte E-Mails verarbeiten lassen, kann die neue Regel in einer virtuellen Umgebung getestet werden. Zu diesem Zweck nutzen Sie den Rules Tester. Sie finden ihn in dem Administration Panel. Klicken Sie auf New Email, definieren den Absender und den Empfänger und gehen Sie auf Send (Abb. 15).

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Abb. 15: Versenden einer Test-E-Mail.

Das Resultat wird im Posteingang des Empfängers und im Postfach des Absenders unter Gesendete Elemente dargestellt (Abb. 16).

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Abb. 16: Die gleiche Test-E-Mail, dargestellt im Postfach des Empfängers.

Sehen Sie auch

How to - Der Artikel beschreibt die gängigsten Konfigurationsszenarien für Regeln.

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