Ausblendung vertraulicher Daten

Die Aktion Remove Sensitive Content von CodeTwo Exchange Rules Pro wird eingesetzt, um E-Mails zu filtern und vertraulichen Inhalt auszublenden. Die Aktion fußt auf Phrasen, definiert im Programmwörterbuch.

Jede Phrase hat ihre eigene Gewichtung. Jedes Wörterbuch (Phrasensammlung) hat daher eine Gesamtgewichtung. Nachdem die Aktion konfiguriert wurde, scannt das Programm den Inhalt ausgehender E-Mails auf der Suche nach verbotenen Phrasen. Das Programm vergleicht dann deren Gewichtung mit der Gesamtgewichtung des Wörterbuchs. Ist diese erreicht, löst CodeTwo Exchange Rules Pro die Aktion aus.

Das nachstehende Schaubild (Abb. 1) präsentiert die Funktionsweise der Aktion Remove Sensitive Content:

Schaubild 1
Abb. 1: Funktionsweise der Aktion Remove Sensitive Content.

Nach abgeschlossener Konfiguration blendet das Programm den Inhalt aus, wenn die Nachricht Ihre Kriterien - definiert unter Conditions - erfüllt.

Anwendungsbeispiel

Die Aktion kann in Unternehmen angewendet werden, in denen die Nutzung von Geschäfts-E-Mails keinen Restriktionen unterliegt. Einige Nachrichten können beispielsweise Inhalte aus den Bereichen Glücksspiel oder Finanzen enthalten. Dabei ist eine manuelle Durchsicht aller Firmen-E-Mails nicht denkbar. Die Aktion Remove sensitive content entfernt den Inhalt automatisch, sobald die E-Mail durch Exchange Server fließt. 

Konfiguration

Zum Aktivieren der Aktion klicken Sie im Tab Actions auf AddRemove sensitive content (Abb. 2). 

97
Abb. 2: Auswahl der Aktion Remove Sensitive content.

Die Aktion erscheint in der List of actions. Deren Eigenschaften werden rechts angezeigt (Abb. 3).

106-2
Abb. 3: Remove sensitive content - Eigenschaften.

Zuerst definieren Sie, was geschehen soll, wenn das Programm beim Scannen der Nachricht auf verbotene Phrasen stößt (Abb. 4). Zur Auswahl stehen folgende Optionen:

  • Inhalt entfernen - die Phrase wird aus der E-Mail entfernt
  • Inhalt auspunkten - die Phrase wird mit **** ausgepunktet, z.B. f***
  • Inhalt ersetzen - die Phrase wird durch eine andere Phrase ersetzt, z.B. [replaced]
98-2
Abb. 4: Auswahl der anzuwendenden Aktion.

Als Nächstes werden Phrasen definiert, nach denen der Nachrichteninhalt durchsucht werden soll. Die Phrasen legen Sie in den Aktionseigenschaften fest, wo aus mehreren Kategorien (Wörterbüchern) ausgewählt werden kann. Zum Aktivieren eines Wörterbuchs checken Sie es ein. Anschließend können Sie die Gesamtgewichtung des Wörterbuchs definieren (Abb. 5).

Phrasen 1
Abb. 5: Anpassung der Gesamtgewichtung von Wörterbüchern / Kategorien.

Die Aktion greift, wenn die Gewichtung aller Phrasen in der E-Mail zusammengenommen die Gesamtgewichtung der betreffenden Kategorie erreicht. Die prädefinierten Phrasen innerhalb einer Kategorie haben von Vornherein eine Gewichtung. Wenn Sie eine neue Phrase hinzufügen, muss deren Gewichtung manuell gesetzt werden. Sie können jederzeit die Gewichtung anpassen.

Info

Tritt dieselbe Phrase mehrfach auf, wird sie nur einmal gezählt.

Es gibt vier Typen von Phrasen (mit Ausnahmen*), auf die eine E-Mail überprüft werden kann:

  • Genaue Phrase - das Programm sucht genau diese Phrase, z.B. "test". Im Fall, dass eine E-Mail diese Phrase enthält ("test"), greift die Aktion. Wenn kein exaktes Ergebnis vorliegt (z.B. im E-Mail-Text steht das Wort "tester"), reagiert das Programm nicht.
  • Stellvertreterzeichen - das Programm sucht nach Zeichensätzen, in denen die Phrase enthalten ist, z.B. "test". Wenn eine E-Mail das Wort "test" oder ähnlich (z.B. "tester") enthält, greift die Aktion. Das Stellvertreterzeichen kann nur am Anfang oder am Ende einer Phrase verwendet werden, z.B. *test, test*.
  • Regulärer Ausdruck - Zeichenkombination, die ein Suchmuster für Phrasen bildet. CodeTwo Exchange Rules Pro unterstützt den Typ Microsoft .NET für reguläre Ausdrücke. Erfahren SIe mehr über reguläre Ausdrücke
  • *Algorithmus - dieser Typ basiert auf dem Luhn-Algorithmus und kann eingesetzt werden, um Kreditkartennummern abzufangen. Er ist nur für Kreditkartennummern bestimmt und wird über die Kategorie Credit Card verwaltet (Abb. 6). Zur Zeit erkennt das Programm Kreditkartennummern folgender Anbieter:
     
    • Visa
    • MasterCard
    • American Express
    • Maestro
    • Diners Club
    • Discover
    • JCB
    Soll das Programm Kreditkartennummern anderer Anbieter abfangen, müssen sie mit Hilfe von regulären Ausdrücken definiert werden.
     

    Wichtig

    Der Algorithmus-Typ funtioniert nur dann, wenn die Kreditkartennummer korrekt eingegeben wird (kompatibel mit dem Muster des Anbieters), und wenn davor und danach ein Leerzeichen bzw. ein Zeichen steht, welches kein Buchstabe und keine Ziffer ist. Andernfalls wird sie nicht erkannt.

Kreditkarte
Abb. 6: Anpassung von Kreditkartennummern.

Info

Unter Umständen können Ziffernsätze als Kreditkartennummer interpretiert werden, die keine sind. Dies kann beispielsweise bei Personal Name Records (PNR) in der Datenbank eines Computer Reservation System (CRS) oder bei technischen Parametern eines Geräts der Fall sein.

Klicken Sie auf Edit categories, um die Gewichtung von Phrasen anzupassen, neue Kategorien und Phrasen hinzuzufügen oder um welche zu entfernen (Abb. 7).

Sensitive Content 1
Abb. 7: Editor für Kategorien.

Es werden alle prädefinierten Kategorien für vertraulichen Inhalt angezeigt. Klicken Sie ein Wörterbuch an (Abb. 8), um neue Phrasen hinzuzufügen oder um welche zu bearbeiten / entfernen (Abb. 9).

Phrasen - Hinzufügen
Abb. 8: Hinzufügen einer neuen Phrase.
ER Pro 2.x - Edit phrase.
Abb. 9: Bearbeitung einer bestehenden Phrase.

Es können neue Kategorien angelegt und alte gelöscht werden (Abb. 10).

Kategorie - Hinzufügen
Abb. 10: Erstellung einer neuen Kategorie.

Ihre Auswahl bestätigen Sie mit OK. Nachdem Sie im Administrationspanel auf den Buttom Submit changes geklickt haben, entfernt / ersetzt das Programm die Phrase, wenn die E-Mail Ihre Kriterien - definiert unter Conditions - erfüllt.

War diese Information hilfreich?