Sent Items Update

Weil E-Mail-Signaturen und Disclaimer zentral unter Exchange Server angehängt werden, werden sie im Ordner Gesendete Elemente des Absenderpostfachs nicht angezeigt. Daher verfügt CodeTwo Exchange Rules Pro über die Funktion Sent Items Update. Sie aktualisiert die Nachricht, nachdem diese durch das Programm verarbeitet wurde.

Die Funktion Sent Items Update wird als separater Windows-Dienst ausgeführt, welcher beim Programm-Set-up installiert wird. Der Dienst läuft unter dem Account Local System, unabhängig von anderen CodeTwo-Diensten, mit denen er über Windows Communication Foundation (WCF) kommuniziert. Der Zugriff auf Anwenderpostfächer erfolgt via Exchange Web Services (EWS). Das wiederum erfordert Angabe der Zugangsdaten zu einem Anwenderaccount. Bei einer On-Premises-Installation können entweder die Zugangsdaten eines bestehenden, aktiven Accounts verwendet werden (z.B. wenn Sie ein dediziertes Dienstaccount haben oder eins, das für Drittanbieter-Software verwendet wird. Sie können auch Ihre Admin-Zugangsdaten angeben oder ein neues Account anlegen) oder Sie lassen die Software ein neues, dediziertes Anwenderaccount erstellen. In Hybrid-Umgebungen ist die Auto-Config-Option nicht verfügbar, sodass die Zugangsdaten manuell angegeben werden müssen.

Das Account für den Dienst Sent Items Update:

  • muss einen gültigen User Principal Name (UPN) haben,
  • muss Mitglied der Gruppe Domain Users sein,
  • muss über die Impersonation Rights verfügen (lesen Sie dazu unseren KB-Artikel, wie man die Berechtigung manuell setzt),
  • soll aktiv genutzt werden können, z.B. es soll nicht inaktiviert sein oder ein abgelaufenes Passwort haben etc.
  • muss in Hybrid-Umgebungen Mitglied der Gruppe Organization Management sein bzw. Mitglied der Gruppe Exchange Organization Administrators in Exchange Online / Office 365 (lesen Sie dazu unseren KB-Artikel, wie man zu der Gruppe Organization Management einen neuen User hinzufügt).
    • Hybrid-Umgebungen mit ADFS werden derzeit nicht unterstützt. Single Sign On (SSO)-aktivierte Accounts können für die SIU-Konfiguration genutzt werden, dürfen aber nicht die Federated Domain Address verwenden. Je nach UPN-Adresse, verwendet für das Sent Items Update (SIU)-Dienst-Account, funktioniert der Dienst SIU entweder für Postfächer in Exchange On-Premise (bei lokaler, nichtföderativer Domäne) ODER für Postfächer in Exchange Online (bei Office 365-Domäne, z.B. *.onmicrosoft.com).
    • Wenn Sie ein Account mit Multi-Factor-Authentication in Office 365 verwenden, funktioniert nur die Autorisierungsoption "Notify me through app".

Wenn Sie sich für autom. Konfiguration entscheiden (verfügbar nur für On-Premises-Installationen), wird der Konfigurations-Wizard für Sent Items Update alle Parameter automatisch einstellen. Im Fall, dass Sie das Account manuell anlegen, überprüft die Software und, falls erforderlich, weist die Impersonation Rights zu.

Wichtig

Um den Dienst Sent Items Update korrekt einzurichten, müssen Sie mit einem Account angemeldet sein, das Mitglied der Gruppe Domain Admins ist. Dies ist erforderlich, weil die Software - ausgeführt unter Ihrem Account - versucht, die Impersonation Rights zuzuweisen oder einen neuen User zu erstellen. Für beide Optionen werden die Domain Admin-Rechte vorausgesetzt.

Info

Direkt nach dem Set-up ist der Dienst Sent Items Update standardmäßig inaktiv und muss eingerichtet werden, damit E-Mails aktualisiert werden.

Zum Öffnen des Konfigurationsassistenten für Sent Items Update klicken Sie auf SettingsSent Items Update und Configure. Alternativ gehen Sie auf den Link Click to change in der rechten oberen Ecke des Administration Panel (Abb. 1).

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Abb. 1: Öffnen des Konfigurationsassistenten für Sent Items Update.

Der Konfigurationsassistent für Sent Items Update wird eingeblendet (Abb. 2).

SIU Wizard big
Abb. 2: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Auswahl des Umgebungstyps.

Zur Auswahl stehen zwei Optionen, die sich nach Umgebungstyp Ihrer Organisation richten. Auch wenn die meisten Konfigurationsschritte für Exchange Server On-Premises und Hybrid-Umgebungen identisch sind, gibt es einige kleine und dennoch sehr wichtige Unterschiede, die nachstehend beschrieben werden.

Im ersten Schritt legen Sie fest, wie die Verbindung zu Ihrem Server aufgebaut werden soll. Wenn sich Ihre Maschine mit CodeTwo Exchange Rules Pro in der gleichen Domäne befindet wie der Server, nutzen Sie den Mechanismus Autodiscover. Der Server wird dadurch automatisch ermittelt.

Wizard Hybrid Option big
Abb. 3: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Autom. Verbindungsaufbau bei Hybrid-Umgebung.
autodiscover
Abb. 4: Konfigurationswizard für Sent Items Update: Autom. Verbindungsaufbau bei Exchange Server On-Premises.

Wenn Sie sich von einer anderen Domäne aus verbinden möchten, wird der Autodiscover nicht funktionieren. Die Verbindung muss manuell aufgebaut werden (nur in On-Premises-Umgebungen). Klicken Sie auf Configure connection manually und geben Sie den DNS-Namen oder die IP-Adresse des Servers ein (Abb. 5.). Der DNS-Name des Servers (welcher äquivalent ist mit dem Fully Qualified Domain Name) setzt sich zusammen aus dem Server- und dem Domänennamen, z.B. myserversname.domain.com.

Wizard On-Premises manual big
Abb. 5: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Manueller Verbindungsaufbau bei Exchange Server On-Premises.

Im nachfolgenden Fenster geben Sie den UPN Ihres Serveradministrators und das dazugehörige Passwort an. Unter diesem Account wird der Dienst Sent Items Update Verbindung zu EWS herstellen und Ihre E-Mails aktualisieren. Bei Hybrid-Umgebung muss das ein existierendes Account sein, welches den im Wizard-Fenster beschriebenen Anforderungen entspricht (Abb. 6). Bei On-Premises-Umgebung kann das entweder ein existierendes Account sein (Abb. 8), oder man greift auf die Auto-Config-Option zurück (Abb. 7), die selbstständig ein neues Account erstellt.

hybrid environment account setup big
Abb. 6: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Account-Set-up bei Hybrid-Umgebung.
on premises account setup big
Abb. 7: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Account-Set-up bei On-Premises-Server.
on premises account manual setup big
Abb. 8: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Manuelles Account-Set-up bei On-Premises-Server.

Achtung

Vergewissern Sie sich, dass der UPN des Administrators konfiguriert wurde. Andernfalls wird das Programm möglicherweise nicht richtig funktionieren.

Tippen Sie die E-Mail-Adresse des Administrators ein oder ergänzen Sie sie automatisch via den Browse-Button. Wenn Sie auf Browse klicken, können Sie den UPN aus dem Active Directory auswählen. Über den Button Locations definieren Sie zusätzlich die Domäne, aus welcher der UPN gezogen werden soll (Abb. 5).

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Abb. 9: Auswahl der Domäne, in welcher nach dem Administrator-UPN gesucht werden soll.

Info

Der Browse-Button funktioniert nur im Fall, dass der UPN aus der gleichen Domäne oder aus einer Trusted-Domäne stammt. Die Option ist nicht verfügbar für Untrusted-Domänen. Zur Festlegung des UPN aus einer Untrusted-Domäne, muss dieser manuell eingegeben werden.

Bei On-Premises-Installation können Sie alternativ die andere Option auswählen. Damit wird automatisch ein Account unter CodeTwoSiuAgent@[Ihre Domäne] angelegt (Abb. 7).

Im nächsten Schritt weist der Assistent die Impersonation Rights zu und führt anschließend einen Test durch (Abb. 10, 11). Klicken Sie auf Configure, um die Konfiguration abzuschließen.

Impersonation rights hybrid big
Abb. 10: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Zuweisung und Test der Impersonation Rights bei Hybrid-Installation.
Impersonation rights on prem big
Abb. 11: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Zuweisung und Test der Impersonation Rights bei On-Premises-Installation.

Wenn die Konfiguration erfolgreich war, zeigt der Wizard bei jedem Aktionsschritt ein grünes Häkchen an (Abb. 12 und Abb. 13).

SIU sucessful in hybrid environment big
Abb. 12: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Konfiguration des SIU in Hybrid-Umgebung erfolgreich abgeschlossen.
SIU sucessful in on premises big
Abb. 13: Konfigurationsassistent für Sent Items Update: Konfiguration des SIU in On-Premises-Umgebung erfolgreich abgeschlossen.

Bestätigen Sie mit Finish. Das Programm informiert, dass die Konfiguration erfolgreich abgeschlossen wurde (Abb. 14)..

ER Pro 2.x - successful installation of SIU
Abb. 14: Erfolgreich abgeschlossene Konfiguration des Sent Items Update.

Unter Umständen kann die Konfiguration mit Fehlermeldungen enden. In dem Fall zeigt das Programm an, an welcher Stelle Probleme auftraten (Abb. 15).

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Abb. 15: Fehlgeschlagene Konfiguration des Sent Items Update.

Die Fehler können damit zusammenhängen, dass Ihr Server nicht ermittelt werden konnte, oder mit inkorrekten Angaben unter Account credentials. In diesem Fall gehen Sie zurück und korrigieren Sie Ihre Angaben.

Die Fehlermeldung kann auch dann angezeigt werden, wenn die Impersonation Rights nicht automatisch zugewiesen werden konnten. In dem Fall tun Sie es bitte manuell.

Bei fehlgeschlagener Zuweisung der Rechte wird kein Test durchgeführt. Sie werden angewiesen, die Rechte manuell zuzuweisen (Abb. 16).

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Abb. 16: Fehlgeschlagene Zuweisung der Impersonation Rights.

Im Fall, dass das Programm trotz erfolgreicher Zuweisung der Rechte den Test nicht durchführen kann, werden Sie angewiesen, es manuell zu tun. Klicken Sie auf Failure. Im Fenster Failure gehen Sie auf click here. Anschließend wählen Sie ein User-Account und klicken Sie auf Test (Abb. 17).

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Abb. 17: Test der Impersonation Rights.

Wenn die Konfiguration des Sent Items Update ohne Fehlermeldungen endet, kann die Funktion weiter angepasst werden (Abb. 18).

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Abb. 18: Sent Items Update - Optionen.

Info

Das Sent Items Update muss nur einmal via Administration Panel konfiguriert werden. Alle Einstellungen werden automatisch auf sämtliche Programmmodule übertragen. Die anderen Panels müssen lediglich neu gestartet werden.

Die oberen zwei Felder des Konfigurationsfensters informieren über:

  • Status - hier wird angezeigt, ob der Dienst aktiv oder inaktiv ist. Mit dem danebenstehenden Button schalten Sie die Funktion ein und aus.
  • Account - hier wird angezeigt, unter welchem Account der Dienst ausgeführt wird. Zur Auswahl eines anderen Accounts klicken Sie auf Change (Abb. 8) und nutzen Sie den Wizard.

Darüber hinaus bietet Sent Items Update drei weitere Optionen hinsichtlich der Aktualisierung von E-Mails.

Senders scope

Über diese Option werden User ausgewählt, für deren E-Mails das Sent Items Update aktiviert werden soll. Nach der Aktivierung greift das Update standardmäßig für alle Postfächer. Diese Einstellung lässt sich ändern, indem Sie bestimmte Postfächer von dem Update ausschließen. Klicken Sie auf Change, um das Fenster Scope of updated mailboxes zu öffnen (Abb. 19).

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Abb. 19: Änderung der Absenderliste.

Wenn Sie sich für Update mailboxes from the list below only entscheiden, werden nur die gelisteten Postfächer aktualisiert. Wenn Sie sich für Update all mailboxes except the ones from the list below entscheiden, werden alle Postfächer aktualisiert, exklusive der Postfächer aus der Liste. Zum Hinzufügen eines neuen Users klicken Sie auf den Button Add und wählen Sie zwischen Domain User und Group (Abb. 20). Zum Entfernen eines Users oder einer Gruppe aus der Liste klicken Sie auf Remove.

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Abb. 20: Anpassung der Absenderliste.

Create a copy of the original message when updating Sent Items

Ist diese Checkbox angeklickt, erscheinen zwei Nachrichten unter Gesendete Elemente: Die erste Nachricht unverändert (vor der Verarbeitung), die zweite mit Signatur (nach der Verarbeitung).

If a message splitting is activated, apply changes to all split messages and save them in Sent Items

Im Fall, dass eine E-Mail an mehrere User gesendet wird, für die unterschiedliche Regeln greifen, erscheint sie in allen Varianten. CodeTwo Exchange Rules Pro fügt immer die passende Fußzeile ein. Bei inaktivem Message splitting bleibt diese Option ausgegraut (Abb. 21).

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Abb. 21: Checkbox, verantwortlich für das E-Mail-Splitting.

Sehen Sie als Nächstes

Tenants configurator - Dieser Artikel erläutert die Konfiguration des Programms, im Fall dass seine Funktionen für unterschiedliche Unternehmen greifen und von dort aus verwaltet werden sollen.

Sehen Sie auch

Message splitting - Dieser Wissensbankartikel erläutert die Konfiguration des Programms, Im Fall dass eine E-Mail an User gesendet wird, für die unterschiedliche Signaturregeln greifen.

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