Blockieren und Speichern von Anhängen

Die Aktion Strip/dump attachments von CodeTwo Exchange Rules Pro wird verwendet, um E-Mail-Anhänge automatisch zu blockieren und lokal auf einer Festplatte zu speichern. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass unerwünschte Anlagen entfernt werden, bevor sie den Adressaten erreichen. Die Funktion hält zudem die Postfachdatenbank schlank, weil große Anhänge lokal gespeichert werden. 

Bei unkontrolliertem E-Mail-Fluss kommt es immer wieder vor, dass Angestellte große Dateien per E-Mail hin- und herschicken, anstatt sie in einer geteilten Lokation freizugeben. Ähnliches gilt für vertrauliche Daten und andere Informationen, die besser nicht per E-Mail übermittelt werden sollen. CodeTwo Exchange Rules Pro überwacht den E-Mail-Flow in Ihrer Exchange-Organisation auf der Suche nach bestimmten Anlagen. Wenn Sie die Aktion Strip/dump attachment aktivieren, blockiert und/oder speichert das Programm den E-Mail-Anhang nach Kriterien, die Sie unter Conditions definieren. 

Konfiguration

Zum Aktivieren der Aktion klicken Sie im Tab Actions auf Add, Strip/dump attachments (Abb. 1

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Abb. 1: Auswahl der Aktion Strip/dump attachments.

Die Aktion erscheint in der List of actions. Rechts werden ihre Eigenschaften angezeigt. Dort definieren Sie Anhänge, für welche die Aktion greifen soll. Zudem legen Sie fest, wie der Adressat über die Änderung benachrichtigt werden soll (Abb. 2).

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Abb. 2: Strip/dump attachments - Eigenschaften.

Zunächst legen Sie fest, welche Anhänge ins Raster fallen sollen. Die Aktion kann entweder für alle Anhänge (all attachments) und / oder nach Größe (size) und Erweiterung (extensiongreifen. Wenn Sie sich für die Größe oder Erweiterung als Kriterium entscheiden, klicken Sie auf den Button Options, um die Konfiguration abzuschließen. Geprüft werden kann entweder die Gesamtgröße der E-Mail-Anlage oder die Größe jeder einzelnen Datei. Als Nächstes legen Sie die minimale und die maximale Anhangsgröße in KB oder MB (Abb. 3) fest.

Bei Erweiterungen können Sie entweder eine prädefinierte Erweiterung auswählen, oder Sie definieren eine neue Erweiterung unter Other (Abb. 4).

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Abb. 3: Festlegung der Anhangsgröße.
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Abb. 4: Festlegung der Anhangserweiterung.

Anschließend definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Anlage Ihre Kriterien erfüllt. Sie haben die Wahl zwischen:

  • Save the attachments to disk
  • Save the attachments and delete them from the email
  • Delete the attachments from the email

Wenn die Anlage gespeichert werden soll, stehen Ihnen noch weitere Optionen zur Auswahl: Speicherort (Target root folder), Speichermuster (Filename pattern) und Speicherortstruktur (Target folder structure), sodass die angefügten Dateien in verschiedenen Ordnern abgelegt werden können. Klicken Sie auf OptionsTarget root folder, um den Zielordnerpfad festzulegen (Abb. 5).

ER Pro 2.x - target root folder.
Abb. 5: Festlegung des Speicherorts für Anlagen.

Im Tab Filename pattern definieren Sie, was geschehen soll, wenn in dem Zielordner bereits eine Datei mit dem gleichen Namen / des gleichen Typs vorhanden ist (Abb. 6):

  • Append a unique number to name
  • Overwrite it
  • Do nothing
ER Pro 2.x - filename pattern.
Abb. 6: Festlegung des Speichermusters.

In dem Tab definieren Sie auch den Anhangsnamen, welcher dynamische Felder enthalten kann. Die Felder werden mit Eigenschaften der E-Mail verknüpft. Für komplexere Muster scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Custom. Jedes dynamische Feld kann über den Button Properties angepasst werden.

Im Tab Target Folder Structure können Sie eine Struktur für Ordner aufbauen, in denen die angefügten Dateien abgelegt werden sollen. Damit wird verhindert, dass Dateien überschrieben werden (Abb. 7).

ER Pro 2.x - folder tree structure.
Abb. 7: Festlegung der Ordnerstruktur.

Abschließend definieren Sie, wie der Adressat über die Änderung benachrichtigt werden soll. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Aktionen:

  • Insert notification on top of the message body
  • Insert notification at the end of the message body
  • Insert notification as an HTML file attachment
  • Do not insert notification

Soll der Adressat über die Änderung benachrichtigt werden, klicken Sie auf den Button Options und tippen Sie Ihren Text ein (Abb. 9). 

strip attachments big
Abb. 9: Benachrichtigung - Entwurf im Editor.

Nach abgeschlossener Konfiguration entfernt das Programm Anhänge aus E-Mails, die Ihre Kriterien - definiert unter Conditions - erfüllen.

Sehen Sie als Nächstes

Komprimierung, Entfernung und Speicherung von E-Mail-Anhängen

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