Abmeldemechanismus

CodeTwo Exchange Rules Pro bietet automatische Abmeldung von E-Mail-Adressen. Der Mechanismus fügt in ausgehende E-Mails den Platzhalter {unsubscribe link} ein. Klickt der E-Mail-Empfänger auf den Link, kommt seine E-Mail-Adresse auf eine Blacklist, sodass er keine weiteren E-Mails bekommt.

Der Artikel ist in folgende Abschnitte aufgeteilt:

Funktionsweise des Abmeldemechanismus

Die nachfolgenden Punkte und das Schaubild (Abb. 1) beschreiben die Funktionsweise des Abmeldemechanismus:

  1. Der Mechanismus wird konfiguriert und aktiviert.
  2. Ein Mitarbeiter sendet eine E-Mail an einen Adressaten außerhalb der Organisation.
  3. CodeTwo Exchange Rules Pro fügt in die E-Mail den Platzhalter {unsubscribe link} ein.
  4. Der Adressat bekommt die E-Mail. Wenn er von der Mailinglist des Unternehmens gelöscht werden möchte, klickt er auf den {unsubscribe link}.
  5. Die Information über die erfolgte Abmeldung wird an den Unsubscribe Service übermittelt. Dieser setzt die betreffende Adresse auf die Blacklist.
  6. Exchange Rules Pro Service gleicht die Änderung mit der Blacklist ab.
  7. Eine neue E-Mail wird an den abgemeldeten Adressaten gesendet.
  8. Das Programm blockiert die E-Mail.
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Abb. 1: Funktionsweise des Abmeldemechanismus.

Regeln und Dienste, involviert in den Abmeldemechanismus

Der Abmeldemechanismus engagiert folgende Regeln und Dienste:

  1. Zwei neue Regeln (Abb. 2). Die Kombination kann schnell mit Hilfe der prädefinierten Programmregeln hinzugefügt werden.
     
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    Abb. 2: Kombination von zwei Regeln für den Abmeldemechanismus.
    Die Kombination sieht aus wie folgt:
     
    • Die erste Regel blockiert ausgehende E-Mails. Sie enthält zwei Konditionen Recipient (Abb. 3): Recipient is external und Recipient belongs to the blacklist [Name der Blacklist], und die Aktion Block message (Abb. 4). Die Konditionen stehen in And-Relation zueinander.
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    Abb. 3: Zwei Konditionen Recipient mit And-Relation.
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    Abb. 4: Aktion Block message.
    • Die zweite Regel fügt den {unsubscribe link} in die E-Mail-Signatur ein. Die Regel enthält eine Kondition: Recipient is external (Abb. 5), und die Aktion Insert disclaimer mit dem Platzhalter {unsubscribe link} (Abb. 6).
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    Abb. 5: Kondition Recipient is external.
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    Abb. 6: Aktion Insert disclaimer mit Platzhalter {unsubscribe link} im Template.

    Info

    Standardmäßig greift der Abmeldemechanismus für alle ausgehenden E-Mails. Diese Einstellung kann jedoch angepasst werden. Wenn der Link nur in Nachrichten erscheinen soll, welche z.B. von Marketing, Sales etc. gesendet werden, passen Sie die Regelkondition Senders an.

  2. Unsubscribe service (unsubscribe.codetwo.com), breitgestellt von CodeTwo. Der Unsubscribe service meldet den Adressaten von der Mailinglist ab (nach dem Klick auf den Platzhalter {unsubscribe link}), und setzt dessen E-Mail-Adresse auf die Blacklist. Der Dienst speichert alle Blacklists und folglich alle abgemeldeten E-Mail-Adressen.

    Info

    Der Unsubscribe service wird bereitgestellt von CodeTwo, sodass Sie selbst keine zusätzlichen Dienste installieren müssen.

  3. Exchange Rules Pro Service. Der Dienst Exchange Rules Pro Service gleicht die Änderung mit der Blacklist ab, damit entsprechende E-Mails blockiert werden.
     

    Achtung

    Die Kommunikation und Synchronisation zwischen dem Unsubscribe service auf CodeTwo-Seite (unsubscribe.codetwo.com) und dem Exchange Rules Pro Service erfolgt über Port 8080. Bitte stellen Sie sicher, dass der Port offen ist. Andernfalls blendet das Programm folgende Fehlermeldung ein (Abb. 7):

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    Abb. 7: Unsubscribe service ist nicht verfügbar.

Wichtig

Die Kommunikation zwischen dem Unsubscribe service und dem Exchange Rules Pro Service ist dreifach gesichert: AES-Verschlüsselung, SHA-1 Cryptographic Hash Function und RSA Key Transport Algorithm.

Blacklists

Während und auch nach der Konfiguration des Abmeldemechanismus können Blacklists und abgemeldete Adressen zentral verwaltet werden. Über das Konfigurationsfenster erstellen Sie neue und bearbeiten vorhandene Blacklists. Die Funktion erweist sich als hilfreich in folgenden zwei Fällen:

  1. Sie haben bereits Kunden, die keine Werbe-E-Mails erhalten möchten. In diesem Fall legen Sie eine Blacklist an und verhindern damit, dass eine weitere E-Mail mit {unsubscribe link} an die Kunden gesendet werden muss.
  2. Sie haben Kunden, die sich haben austragen lassen. Sie ändern aber ihre Meinung und möchten wieder Ihren Newsletter etc. erhalten. In dem Fall löschen Sie sie einfach von der Blacklist.

Zum Anpassen Ihrer Blacklists gehen Sie auf SettingsRecipients blacklists (Abb. 8).

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Abb. 8: Tab Recipients blacklists.

Das Fenster ist in drei Bereiche aufgeteilt:

  • Recipients blacklists - Hier können neue Blacklists erstellt / alte Blacklists entfernt werden (Add / Remove). Jede Liste ist ein Container mit E-Mail-Adressen der abgemeldeten User.
  • Email addresses in the blacklists - Hier managen Sie (Add / Remove / Edit) Adressen innerhalb der jeweiligen Blacklist. Neue Adressen erscheinen automatisch, wenn der Link {unsubscribe link} in einer zugestellten E-Mail angeklickt wird. Alternativ kann die E-Mail-Adresse manuell hinzugefügt werden. Hierfür geben Sie entweder die volle SMTP-E-Mail-Adresse ein, oder Sie greifen auf das Stellvertreterzeichen zurück. Das Sternchen setzten Sie vor, nach oder innerhalb der Adresse, z.B. *@company.com, newsletter@*, newsletter@*.com.
  • Buttons Import / Export - Mit Hilfe dieser beiden Buttons kann die jeweilige Blacklist exportiert und woanders geladen werden, z.B. für einen anderen Mandanten.

Sehen Sie als Nächstes

Konfiguration des Abmeldemechanismus Schritt für Schritt

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