Schritt 2 von 3 – Eingabe von Informationen in den neuen Kalender

In den neu erstellten Kalender geben wir Informationen ein. Zum Erstellen eines neuen Eintrags klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Kalenderzelle des ausgewählten Tages und wählen Sie Create New Appointment aus dem Menü (Abb.1) aus.

Erstellung eines neuen Eintrags.
Abb.1 Erstellung eines neuen Eintrags.

Ein Dialogfenster wird angezeigt (Abb.2). Dieses kann mit diversen Daten, wie z.B. dem Titel, dem Frei/Besetzt-Status, dem Ort, der Beginn- und Endzeit, den Erinnerungen, Farbkategorien oder zusätzlichen Notizen gefüllt werden. Der Termin kann als privat markiert werden, d.h. die Daten sind für andere Benutzer nicht sichtbar.

Eingabe von Termindaten (Zum Vergrössern klicken)
Abb.2 Eingabe von Termindaten (Zum Vergrössern klicken)

Erstellung einer Terminerinnerung.

Mit der Erstellung einer Erinnerung für einen Termin gehen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter über diesen benachrichtigt wird (z.B. 10 Minuten vor dem Termin).

Der Termin kann zusätzlich mit einer Farbkategorie versehen werden. Zum Hinzufügen einer Kategorie klicken Sie auf No Category im unteren Bereich des Terminfensters. Es erscheint eine Liste mit allen verfügbaren Kategorien, mit denen der Termin versehen werden kann (Abb.3).

Festlegung einer Kategorie für den Termin.
Abb.3 Festlegung einer Kategorie für den Termin.

Sie können außerdem neue Kategorien erstellen, die bestehenden Kategorien abändern oder löschen. Setzen Sie ein Häckchen bei der Kategorie, die Sie dem Termin zuordnen möchten und klicken Sie auf OK. Die Kategorien werden hinzugefügt, sodass der Termin von nun an mit der ausgewählten Farbe im geöffneten Terminfenster (Abb.4) sowie in der Kalenderansicht angezeigt wird (Abb.5).

Termin, gekennzeichnet mit zwei Farbkategorien (zum Vergrößern klicken).
Abb.4 Termin, gekennzeichnet mit zwei Farbkategorien (zum Vergrößern klicken).

Nachdem Sie in den Termin Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Save and Close, um den Termineintrag zu speichern. Das Dialogfenster des Termins wird geschlossen und der Eintrag wird in Form eines rechteckigen Symbols zu der Kalenderansicht hinzugefügt. Diese enthält Angaben, wie z.B. den Beginn und das Ende, den Betreff und die Kategorien des Termins.

Termineintrag im Kalender (Zum Vergrössern klicken).
Abb.5 Termineintrag im Kalender (Zum Vergrössern klicken).

Sie können den Termin jederzeit ändern. Mit einem Doppelklick öffnen Sie das Terminfenster, in welchem Sie Änderungen vornehmen können. Falls Sie den Termin löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Delete Appointment aus dem Menü aus.

Die o.g. Schritte gelten auch beim Erstellen eines neuen Termins in dem Kalender.

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