Administrationspanel - Outlook-Teilung
Benutzerhandbuch

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Falls Sie CodeTwo Public Folders v. 4.7 (oder älter) einsetzen, gehen Sie bitte zu diesem Benutzerhandbuch.

Outlook-Teilung


Zum Öffnen des Tabs starten Sie das Administrationspanel (klicken Sie auf Start, Alle Programme, CodeTwo, Public Folders Syncing Master, Administrationspanel) und gehen Sie auf Outlook-Teilung (Abb. 1).

Dieser Tab enthält sämtliche Optionen und Einstellungen, die in Relation zur Datenteilung in MS Outlook stehen. Der Tab dient u.a. zum Datenmanagement sowie zur Festlegung der Zugriffsrechte und Übertragung der Daten auf einen anderen Syncing Master. Hier finden Sie auch die Synchronisationseinstellungen.

Mehr über die Zugriffsrechte
Mehr über die Wiederherstellung von Elementen
Mehr über die Erstellung einer Sicherungskopie
Mehr über die Datenbankmigration
Mehr über die Synchronisationseinstellungen

Zugriffsrechte

Der Administrator kann jedem User Zugriffsrechte auf die geteilten und die freigegebenen privaten Ordner anderer User gewähren.

Um zu dem Tab Zugriffsrechte zu gelangen, gehen Sie auf Start, Alle Programme, CodeTwo, Public Folders Syncing Master, Administrationspanel, wechseln Sie zum Tab Outlook-Teilung und klicken auf Zugriffsrechte.

Die Zugriffsrechte auf einen freigegebenen privaten Ordner können ebenfalls von dessen Inhaber direkt in MS Outlook gemanagt werden. Mehr...

Das Fenster Zugriffsrechte besteht aus zwei Bereichen (Abb. 1). In dem Bereich links (Ordnerbaum) wird die aktuelle Struktur der geteilten und der freigegebenen privaten Ordner dargestellt. Rechts (Zugriffsrechte auf den Ordner) werden die Zugriffsrechte einzelner User abgebildet. Bitte beachten Sie, dass sich die Zugriffsrechte auf den links im Ordnerbaum ausgewählten Ordner beziehen.

Programmfenster - Management der Zugriffsrechte auf geteilte und freigegebene private Ordner.
Abb. 1: Programmfenster - Management der Zugriffsrechte auf geteilte und freigegebene private Ordner.

Aufgelistet werden sowohl die geteilten als auch die aktuell freigegebenen privaten Ordner. Alle geteilten Ordner befinden sich im Baum C2PublicFolders. Die freigegebenen privaten Ordner befinden sich in separaten Ordnerbäumen, deren Name den Domänen- bzw. den Computernamen (falls es keinen Domänennamen gibt) und den Usernamen enthält.

Der Administrator hat keine Möglichkeit, private Ordner eines anderen Users freizugeben oder zu sperren. Dies kann nur der jeweilige Ordnerinhaber in seinem MS Outlook (Erfahren Sie mehr) tun. Dem Administrator steht es lediglich zu, Zugriffsrechte auf freigegebene private Ordner zu verwalten.

Standardmäßig verfügt jeder User direkt nach der Installation von CodeTwo Public Folders über einen uneingeschränkten Zugriff auf den Baum C2PublicFolders. Er kann neue Ordner anlegen, jedes Element und jeden Ordner bearbeiten oder löschen. Zur Einschränkung der Userrechte (der User muss zunächst zu der Liste hinzugefügt werden), aktivieren/deaktivieren Sie die entsprechenden Optionen. Jeder User von CodeTwo Public Folders wird mit seinem Namen angezeigt, welcher beim Erstellen von dessen Konto angelegt wird.

Mehr über das Anlegen eines Userkontos.

Es sind folgende Buttons in dem Tab verfügbar:
User hinzufügen User hinzufügen
User entfernen User entfernen
Rechte kopieren Rechte kopieren

Zwecks Festlegung der Zugriffsrechte fügen Sie den User zu der Liste hinzu. Dazu klicken Sie auf den Button User hinzufügen (legen Sie fest, ob es sich um einen Standarduser oder einen Active Directory-User handelt). In dem eingeblendeten Fenster legen Sie den Namen und das Passwort des Users fest. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Active Directory-User auf einmal hinzuzufügen (gilt nicht für Standarduser). Klicken Sie auf OK. Der User erscheint nun in der Liste. Anschließend bestimmen Sie, welche Aktionen an dem Ordner vorgenommen werden dürfen, indem Sie die einzelnen Rechte aktivieren/deaktivieren. Zur Festlegung der Rechte markieren Sie den betreffenden Ordner im linken Bereich.

In der Userliste eines jeden Ordners wird der User Default angezeigt. Dessen Rechte bestimmen den standardmäßigen Zugriff auf den Ordner. Jeder User, der nicht explizit auf der Zugriffsrechteliste des Ordners steht, verfügt über den standardmäßigen Zugriff (sprich über die gleichen Zugriffsrechte wie der User Default).

Zum Entfernen eines Users von der Liste markieren Sie ihn und klicken auf User entfernen. Der User wird nicht mehr angezeigt. Von nun an kann er nur bedingt auf den Ordner zugreifen.

Die Option Rechte kopieren lässt die Zugriffsrechte, definiert für einen bestimmten Ordner, schnell auf dessen Unterordner übertragen. Sollten für alle freigegebenen Ordner die gleichen Zugriffsrechte gelten, definieren Sie diese für den Ordner des höchsten Levels C2PublicFolders. Anschließend klicken Sie auf den Button Rechte kopieren. Von diesem Augenblick an werden für jeden Ordner die gleichen Rechte gelten.

Zum Speichern klicken Sie auf OK oder auf Übernehmen. Andernfalls werden Ihre Einstellungen NICHT ÜBERNOMMEN.

In der Tabelle unten wurden Zugriffsrechte zusammengestellt, welche den einzelnen Usern eingeräumt werden können:

Zugriffsrecht Beschreibung
Elemente lesen Der User kann Elemente des Ordners lesen. Wenn er dieses Recht nicht hat, sieht er nur einen leeren Ordner.
Eigene Elemente bearbeiten Der User kann Elemente bearbeiten, die er selbst erstellt hat.
Alle Elemente bearbeiten Der User kann alle Elemente bearbeiten.
Eigene Elemente löschen Der User kann Elemente löschen, die er selbst erstellt hat.
Alle Elemente löschen Der User kann alle Elemente des Ordners löschen, jedoch nicht den Ordner selbst. Zum Entfernen des Ordners muss er über das Recht "Ordnerinhaber" verfügen.
Elemente erstellen Der User kann neue Elemente anlegen.
Unterordner erstellen Der User kann in dem ausgewählten Ordner Unterordner erstellen. Dies gilt nur für geteilte Ordner. Wenn es sich um einen freigegebenen privaten Ordner handelt, kann nur der jeweilige Ordnerinhaber Unterordner darin erstellen.
Sichtbarer Ordner Der User kann den Ordner sehen. Wenn er dieses Recht nicht hat, sieht er weder den Ordner selbst noch dessen Unterordner.
Ordnerinhaber Der User kann die Zugriffsrechte anderer User verwalten. Jeder Ordner muss mindestens einen Inhaber haben. Wenn es sich um einen freigegebenen privaten Ordner handelt, ist der freigebende User automatisch auch der Ordnerinhaber.

Dabei muss vermerkt werden, dass die meisten Rechte unabhängig voneinander sind. Ein User kann beispielsweise das Recht "Elemente erstellen" haben, nicht aber das Recht "Elemente lesen". In diesem Fall wird ein von ihm erstelltes Element nur solange sichtbar bleiben bis MS Outlook erneut gestartet wird.

Anderseits hängen die Rechte "Eigene Elemente bearbeiten" und "Alle Elemente bearbeiten" sowie "Eigene Elemente löschen" und "Alle Elemente löschen" voneinander ab - es resultiert aus deren Charakter. Ein User kann nicht zugleich das Recht "Alle Elemente bearbeiten" haben, nicht aber das Recht "Eigene Elemente bearbeiten". Ähnliches gilt für das Entfernen von Elementen.

Elemente wiederherstellen

Der Administrator des Syncing Masters von CodeTwo Public Folders braucht sich keine Sorgen zu machen, dass einer der User versehentlich wichtige Daten löscht. Jeder Ordner und jedes Element in dem Baum C2PublicFolders, wird er/es von einem User gelöscht, kann mit Hilfe des Administrationspanels wiederhergestellt werden.

Dazu gehen Sie auf Start, Alle Programme, CodeTwo, Public Folders Syncing Master, Administrationspanel, klicken Sie auf Outlook-Teilung und wählen Elemente wiederherstellen aus (Abb. 2).

Programmfenster - Elemente wiederherstellen.
Abb. 2: Programmfenster - Elemente wiederherstellen.

Um ein gelöschtes Element wiederherzustellen, bestimmen Sie dessen Speicherort in der Liste Ordnerbaum. Als Nächstes markieren Sie das entsprechende Element (oder Elemente) im Fenster Gelöschte Ordner und Elemente und klicken auf den Button Elemente wiederherstellen. Die Elemente werden an ihrem ursprünglichen Speicherort wiederhergestellt.

Ähnlich verhält es sich mit der Wiederherstellung von Ordnern. Denken Sie jedoch daran, im Bereich Ordnerbaum den übergeordneten Ordner des wiederherzustellenden Ordners anzuklicken. Nur dann erscheint dieser im Fenster Gelöschte Ordner und Elemente.

Sicherungskopie

Die Datenbank von CodeTwo Public Folders wird in Echtzeit aktualisiert, gemäß Änderungen, die von den Usern des Outlook Add-ins getätigt werden. Es kann jedoch vorkommen, dass ein Teil oder gar die komplette Datenbank aufgrund eines Festplattenabsturzes verlorengeht. Außerdem können Inhalte eines wichtigen Elements versehentlich gelöscht werden. Um dies zu verhindern, empfiehlt es sich, in regulären Zeitabständen ein Backup der Datenbank zu erstellen: entweder manuell oder automatisch.

Gehen Sie auf Start, Alle Programme, CodeTwo, Public Folders Syncing Master, Administrationspanel, wechseln Sie zum Tab Outlook-Teilung und klicken auf Sicherungskopie (Abb. 3).

Programmfenster - Sicherungskopie.
Abb. 3: Programmfenster - Sicherungskopie.

Alle verfügbaren Datenbankkopien befinden sich im Fenster Liste verfügbarer Sicherungskopien. Hier finden Sie auch das Erstellungsdatum, die Größe und den Speicherort des Backups sowie die Information darüber, ob die Kopie manuell oder automatisch erstellt worden war.

Zur manuellen Erstellung einer Sicherungskopie klicken Sie einfach auf den Button Sicherungskopie erstellen. Nachdem Sie den Speicherort bestimmt und auf OK geklickt haben, erscheint Ihre Kopie in der Liste verfügbarer Sicherungskopien.

Die Option Erstellung automatischer Sicherheitskopien lässt Sie automatische Datenbackups anlegen. Nachdem Sie ein Häkchen bei Erstellung automatischer Sicherungskopien aktivieren gesetzt haben, können Sie in den weiteren Feldern des Bereiches zusätzliche Einstellungen vornehmen. Bevor Sie den Speicherort für Ihre Sicherungskopie festlegen (Button Ändern...), vergewissern Sie sich, dass auf Ihrer Festplatte genug Speicherplatz vorhanden ist.

Als nächstes legen Sie die maximale Anzahl von Sicherungskopien fest, die auf der Festplatte gespeichert werden sollen. Im Fall, dass das Limit überschritten wird, wird die älteste Kopie gelöscht und durch die neueste Kopie ersetzt.

Abschließend entscheiden Sie, wie oft Ihr Datenbackup erstellt werden soll. Im Feld Sicherungskopie erstellen haben Sie die Wahl zwischen täglich, wöchentlich und monatlich. Darüber hinaus bestimmen Sie noch die genaue Uhrzeit.

Bei Bedarf überschreiben Sie die aktuelle Datenbank mit einer Sicherungskopie. Dazu markieren Sie die benötigte Kopie in der Liste verfügbarer Sicherungskopien und klicken Sie auf Kopie laden. Es wird eine Warnung eingeblendet, dass Ihre aktuellen Daten unwiderruflich durch Daten der Sicherungskopie ersetzt werden (Abb. 4). Wenn Sie die Sicherungskopie laden, wird Ihre Datenbank auf den Stand zurückgesetzt, als die Kopie erstellt worden war. Sämtliche Daten, geändert oder erstellt nach diesem Zeitpunkt, gehen dabei verloren. Diese Option soll deshalb nur dann angewandt werden, wenn absolut nötig.

Warnung - Aktuelle Datenbank wird durch Daten der Sicherungskopie ersetzt.
Abb. 4: Warnung - Aktuelle Datenbank wird durch Daten der Sicherungskopie ersetzt.

Falls eine Sicherungskopie nicht weiter benötigt wird, kann sie gelöscht werden. Dazu klicken Sie auf den Button Kopie löschen. Die Kopie wird endgültig gelöscht und wird nicht mehr in der Liste angezeigt.

Datenbankmigration

Wenn Sie den Syncing Master von CodeTwo Public Folders auf einen anderen Computer übertragen, muss auch die aktuelle Datenbank migriert werden. Sie tun es schnell und bequem mit Hilfe der Option Datenbankmigration.

Zum Migrieren der Datenbank gehen Sie auf Start, Alle Programme, CodeTwo, Public Folders Syncing Master und klicken Sie auf Administrationspanel. Gehen Sie zum Tab Outlook-Teilung und wählen Datenbankmigration aus (Abb. 5).

Tab - Datenbankmigration.
Abb. 5: Tab - Datenbankmigration.

Zum Migrieren Ihrer Datenbank befolgen Sie die nachstehende Anleitung.
Als Erstes klicken Sie auf den Button Datenbank exportieren, um Ihre aktuelle Datenbank zu kopieren. Die Sicherungskopie wird an dem von Ihnen festgelegten Speicherort gespeichert.

Als Nächstes übertragen Sie die Datenbankkopie auf den Computer, auf dem der Syncing Master ausgeführt werden soll. Bitte denken Sie daran, dort den Syncing Master zu installieren, noch bevor Sie die Änderungen durchführen. Nachdem Sie die Kopie auf den neuen Computer übertragen (oder ein externes Laufwerk mit der draufgespielten Kopie angeschlossen) haben, öffnen Sie das Administrationspanel, klicken auf Outlook-Teilung und gehen auf Datenbankmigration. Anschließend klicken Sie auf Datenbank importieren, geben den Pfad zur Datenbankkopie ein und bestätigen den Vorgang.

Nach abgeschlossener Übertragung schließen Sie die Client Apps an den neuen Syncing Master an. Ihren Usern werden die gleichen Daten zur Verfügung stehen wie vor der Migration.

Einstellungen

Hier definieren Sie, welche Daten zusätzlich zwischen den Outlook Add-ins synchronisiert werden sollen (Abb. 6).

Gehen Sie auf Start, Alle Programme, CodeTwo, Public Folders Syncing Master, Administrationspanel, wechseln Sie zum Tab Outlook-Teilung und klicken auf Einstellungen.

Programmfenster - Einstellungen.
Abb. 6: Programmfenster - Einstellungen.

Das Anklicken der Option Ordneransichten synchronisieren führt dazu, dass geteilte Outlook-Ordner auf jedem PC, ausgestattet mit CodeTwo Public Folders, identisch angezeigt werden. Sollte ein User seine Ordneransicht verändert haben, ändert sich die Ordneransicht aller anderen User.

Mit der Auswahl der anderen Option (Benutzerdefinierte Formulare synchronisieren) werden benutzerdefinierte Formulare, angelegt für einen geteilten Ordner, auf jedem mit CodeTwo Public Folders ausgestatteten Computer verfügbar sein.

Alle Änderungen treten in Kraft, sobald Sie auf den Button Übernehmen klicken.

Tipp

Bei Problemen mit der Synchronisation Ihrer Ordneransicht tun Sie folgendes:

Outlook 2013 / 2010

1. In der Menüleiste des Outlook gehen Sie zum Tab Ansicht und klicken auf Ansicht ändern.
2. Wählen Sie die gewünschte Ansicht aus und klicken diese mit der rechten Maustaste an.
3. Im Kontextmenü wählen Sie die Option Ansichtseinstellungen aus.


4. Es wird ein Fenster eingeblendet, in dem Sie Ihre Ansicht anpassen können.


5. Ihre Einstellungen bestätigen Sie mit OK.

Outlook 2007

1. In der Menüleiste des Outlook gehen Sie auf Ansicht, Aktuelle Ansicht, Ansichten definieren...


2. Es wird eine Liste angezeigt mit allen verfügbaren Ansichten.


3. Wählen Sie die gewünschte Ansicht aus und klicken Sie auf Ändern.
4. Im angezeigten Fenster können Sie Ihre Ansicht anpassen.


5. Ihre Einstellungen bestätigen Sie mit OK.

Die Ordneransicht wird nun mit allen übrigen Client Apps synchronisiert