Benutzerhandbuch

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Falls Sie CodeTwo Public Folders v. 4.7 (oder älter) einsetzen, gehen Sie bitte zu diesem Benutzerhandbuch.

Einstellungen des Outlook Add-ins
CodeTwo Public Folders besteht aus zwei Modulen: dem Syncing Master und den Client Apps. Der Syncing Master verantwortet die Kommunikation und die Datensynchronisation zwischen den Client Apps. Er wird auf nur einem Computer im Lokalnetzwerk installiert. Das Outlook Add-in und die File Sharing App werden auf all den Computern installiert, auf denen öffentliche Microsoft Outlook-Ordner verfügbar und Dateien via File Sharing App freigegeben werden sollen. Sollte der Computer mit dem installierten Syncing Master ebenfalls an der Teilung des Outlook und an der Freigabe von Windows-Dateien teilhaben, müssen dort auch die Client Apps installiert werden. Erfahren Sie mehr über den Installationsvorgang..

Outlook Add-ins, angeschlossen an den Syncing Master.
Abb. 1: Outlook Add-ins, angeschlossen an den Syncing Master.

Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Anweisung zur Konfiguration des Outlook Add-ins:

Tab Syncing Master
Tab Outlook-Teilung
Tab Datei-Freigabe
Hinzufügen öffentlicher Ordner zum Outlook-Profil
Entfernen öffentlicher Ordner vom Outlook-Profil

Die Einstellungen des Outlook Add-ins ändern bzw. überprüfen Sie, indem Sie in der Menüleiste des Outlook auf CodeTwo Public Folders, Optionen gehen. Es wird ein Fenster mit den Programmeinstellungen angezeigt.

Tab Syncing Master

Der Tab Syncing Master (Abb. 2) enthält Angaben zu dem Syncing Master von CodeTwo Public Folders, welcher von den Outlook Add-ins verwendet wird. Mit einem Klick auf den Button Ändern... bestimmen Sie den Verbindungstyp zwischen dem Add-in und dem Syncing Master (Abb. 2).

Tab Syncing Master - Einstellungen des Outlook Add-ins.
Abb. 2: Tab "Syncing Master" - Einstellungen des Outlook Add-ins.

Programmfenster - Festlegung des Verbindungstyps.
Abb. 3: Programmfenster - Festlegung des Verbindungstyps.

Internet und Lokalnetzwerk - wenn Sie diese Option auswählen, wird die Verbindung zwischen dem Outlook Add-in und dem Syncing Master übers Internet und via Lokalnetzwerk aufgebaut. Daher, sollten Sie den Syncing Master von CodeTwo Public Folders im Internet freigegeben haben, wählen Sie diesen Verbindungstyp aus. Als nächstes geben Sie den Namen oder die IP des Syncing Masters mitsamt Ihren Anmeldungsdaten ein.

Sie haben die Wahl zwischen zwei Anmeldungstypen:
- Domänenuser (gleich wie der Active Directory-User, dessen Zugangsdaten vom Domänenadministrator der Firma festgelegt werden):

Anmeldung als Domänenuser.
Abb. 4: Anmeldung als Domänenuser.

- CodeTwo Public Folders-User (gleich wie der Standarduser, dessen Zugangsdaten vom CodeTwo Public Folders-Administrator festgelegt werden):

Anmeldung als CodeTwo Public Folders-User.
Abb. 5: Anmeldung als CodeTwo Public Folders-User.

Bitte beachten Sie, dass die Zugangsdaten der CodeTwo Public Folders-User vom Programmadministrator verwaltet werden. Sollten Sie diese nicht bekommen haben, können Sie sich nicht einloggen.

Erfahren Sie mehr über das Anlegen eines Userkontos.

Anschließend klicken Sie auf Weiter.

Nur Lokalnetzwerk - wenn Sie diese Option auswählen, wird sich das Outlook Add-in mit dem Syncing Master via Lokalnetzwerk verbinden. Wenn der Syncing Master von CodeTwo Public Folders auf einem Computer innerhalb des Lokalnetzes installiert worden ist, wählen Sie diesen Verbindungstyp aus. Als Nächstes geben Sie den Namen oder die IP des Syncing Masters mitsamt Ihren Zugangsdaten ein.

Für diese Form gibt es drei Typen von Anmeldung:
- Domänenuser (gleich wie der Active Directory-User, dessen Zugangsdaten vom Domänenadministrator der Firma festgelegt werden):

Anmeldung als Domänenuser.
Abb. 6: Anmeldung als Domänenuser.

- CodeTwo Public Folders-User (gleich wie der Standarduser, dessen Zugangsdaten vom CodeTwo Public Folders-Administrator festgelegt werden):

Anmeldung als CodeTwo Public Folders-User.
Abb. 7: Anmeldung als CodeTwo Public Folders-User.

- Lokaler Gast (Usertyp, dessen Zugriffsrechte standardmäßig eingeschränkt sind und vom CodeTwo Public Folders-Administrator verwaltet werden):

Anmeldung als Lokaler Gast.
Abb. 8: Anmeldung als Lokaler Gast.

Bitte beachten Sie, dass die Zugangsdaten der CodeTwo Public Folders-User vom Programmadministrator verwaltet werden. Sollten Sie diese nicht bekommen haben, können Sie sich nicht einloggen.

Erfahren Sie mehr über das Anlegen eines Userkontos

Anschließend klicken Sie auf Weiter. Das Fenster wird geschlossen.

Demo-Modus - wenn Sie diese Option auswählen, wird sich das Outlook Add-in mit dem Demo-Syncing Master verbinden. Sie haben die Möglichkeit, das Programm 30 Tage zu testen, ohne Ihren eigenen Syncing Master installieren zu müssen. Das Add-in verbindet sich automatisch mit dem Demo-Syncing Master.

Tab Outlook-Teilung

Der Tab Outlook-Teilung (Abb. 9) enthält einige weitere Synchronisationsoptionen.

Tab Outlook-Teilung.
Abb. 9: Tab "Outlook-Teilung".

Mittels der Option Statusfenster automatisch anzeigen entscheiden Sie, ob während der Datensynchronisation das Statusfenster angezeigt werden soll, welches den Vorgang abbildet. Das Fenster wird automatisch eingeblendet, wenn Outlook zum ersten Mal nach der Installation von CodeTwo Public Folders gestartet wird.

Mittels der Option Status gelesener / ungelesener Nachrichten synchronisieren bestimmen Sie, ob der Status einer Nachricht in einem öffentlichen Ordner, sollte sie von einem User geöffnet werden, synchronisiert werden soll oder nicht. Standardmäßig ist diese Option inaktiv. Erfahren Sie, wie Sie die Synchronisation des Nachrichtenstatus' aktivieren..

Mittels der Option Daten vorm Senden an den Syncing Master komprimieren legen Sie fest, ob Daten, gesendet vom Outlook Add-in an den Syncing Master, zuvor komprimiert werden sollen. Die Kompression beschleunigt die Kommunikation zwischen dem Outlook Add-in und dem Syncing Master.

Die Option Gelöschte Elemente in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschieben definiert, ob gelöschte Elemente in den Ordner "Gelöschte Elemente" des Baums C2PublicFolders verschoben werden sollen. Mit der Aktivierung dieser Option bekommt der User die Möglichkeit, seine versehentlich gelöschten Daten wiederherzustellen.

Gelöschte Daten können ebenfalls mit Hilfe des Tabs Elemente wiederherstellen im Administrationspanel des Programms wiederhergestellt werden.

Im Feld Lokale Datendatei finden Sie den Pfad zu der PST-Datei, wo die lokale Kopie aller in den öffentlichen Ordnern befindlichen Daten gespeichert wird. Die Kopie hat den Vorzug, dass nur die Daten heruntergeladen werden, die geändert worden waren, als das Outlook Add-in keine Verbindung zum Syncing Master hatte. Dies macht die Synchronisation erheblich schneller und effizienter. Der lokalen Kopie ist ebenfalls zu verdanken, dass die Arbeit mit den geteilten Daten im Offlinemodus fortgesetzt werden kann, sprich wenn keine Verbindung zum Syncing Master aufgebaut werden kann.

Im Feld Diagnostische Informationen finden Sie den Pfad zur Protokolldatei. Der Pfad kann jederzeit geändert werden. Die Protokollierungsstufe ist standardmäßig auf Standard eingestellt. Bei Problemen mit der Synchronisation setzen Sie diese auf Detailliert. Zum Senden der Protokolldateien an den Technischen Support klicken Sie auf Senden... .

Tab Datei-Freigabe

Im Tab Datei-Freigabe (Abb. 10) können Sie den Speicherort der geteilten Daten für die File Sharing App festlegen. Der Pfad kann auch direkt in der File Sharing App geändert werden.

Tab Datei-Freigabe.
Abb. 10: Tab "Datei-Freigabe".

Die Option Daten vorm Senden an den Syncing Master komprimieren definiert, ob Daten, gesendet von der File Sharing App an den Syncing Master, zuvor komprimiert werden sollen. Die Kompression beschleunigt die Kommunikation zwischen der File Sharing App und dem Syncing Master.

Im Feld Diagnostische Informationen finden Sie den Pfad zu der Protokolldatei. Der Pfad kann jederzeit geändert werden. Die Protokollierungsstufe ist standardmäßig auf Standard eingestellt. Bei Problemen mit der Synchronisation setzen Sie diese auf Detailliert. Zum Senden der Protokolldatei an den Technischen Support klicken Sie auf Senden... .

Hinzufügen neuer freigegebener Ordner zum Outlook-Profil

Nach der Installation des Outlook Add-ins von CodeTwo Public Folders wird in Ihrem Outlook-Profil ein neuer Ordnerbaum namens C2PublicFolders angezeigt, in dem neue Ordner angelegt werden können (Abb. 11). Zum Anzeigen der Liste C2PublicFolders klicken Sie auf Alle geteilten Ordner anzeigen in der Leiste CodeTwo Public Folders. Alternativ drücken Sie auf Strg+6 oder, falls Sie Outlook 2003/2007 benutzen, gehen Sie auf Wechseln zu, Ordnerliste:

Freigegebene Ordner.
Abb. 11: Freigegebene Ordner.

Falls Sie nach der Installation des Programms ein anderes Profil verwenden als das standardmäßige (oder, wenn Sie sich mit anderen Profildaten anmelden) wird ein Fenster eingeblendet, mit der Frage, ob zu dem Profil freigegebene Ordner hinzugefügt werden sollen (Abb. 12):

Dialogfenster - Frage, ob freigegebene Ordner zu der Ordnerliste in Outlook hinzugefügt werden sollen.
Abb. 12: Dialogfenster - Frage, ob freigegebene Ordner zu der Ordnerliste in Outlook hinzugefügt werden sollen.

Wenn Sie auf Nein, die Frage nicht mehr anzeigen klicken, werden keine freigegebenen Ordner zu dem Profil hinzugefügt und die Frage wird nicht mehr angezeigt. Falls Sie die Ordner nachträglich hinzufügen möchten, tun Sie folgendes:

1. Starten Sie Outlook mit dem Profil, zu dem öffentliche Ordner hinzugefügt werden sollen.
2. Im Hauptmenü des Outlook gehen Sie auf Datei, Neu, Outlook Daten-Datei.
oder:
Im Hauptmenü des Outlook gehen Sie auf Extras, Optionen, E-Mail-Setup, klicken Sie auf den Button Datendatei und dann auf Hinzufügen.
oder:
Im Menüband von Outlook 2010 klicken Sie auf Neue Elemente, Weitere Elemente, Outlook-Datendatei.
3. Im Dialogfenster Neue Outlook Daten-Datei wählen Sie den Dienst C2PublicFolders aus und klicken Sie auf OK.
4. Das o.g. Dialogfenster von CodeTwo Public Folders wird angezeigt. Wenn der Name des Computers, auf dem der Syncing Master ausgeführt wird, korrekt ist, klicken Sie auf OK.
5. Klicken Sie auf Schließen und auf OK.

Erstellung eines öffentlichen Ordners (Outlook 2007/2010/2013).
Entfernen freigegebener Ordner vom Outlook-Profil

Zum Entfernen der freigegebenen Ordner von Ihrem Outlook-Profil klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner C2PublicFolders und in dem Popup-Menü wählen Sie "C2PublicFolders" schließen aus.