Benutzerhandbuch

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Falls Sie CodeTwo Public Folders v. 4.7 (oder älter) einsetzen, gehen Sie bitte zu diesem Benutzerhandbuch.

Freigabe persönlicher Ordner
Dank der Freigabe-Funktion bekommen Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen Daten, mit denen Sie jeden Tag arbeiten, wie z.B. Ihre Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc., auf eine völlig unkomplizierte Weise mit anderen Usern zu teilen.

Die Freigabe hat keine Auswirkung auf den Komfort und Ihre Gewohnheiten bei der Arbeit mit Outlook. Die Handhabung von Kalendern, Aufgaben, E-Mails und Kontakten bleibt unverändert. Sie können weiterhin Erinnerungen einsetzen und Ihre Daten mit mobilen Geräten synchronisieren. CodeTwo Public Folders bahnt jedoch völlig neue Wege für das Teamwork an. Jeder User, der seine Ordner freigibt, räumt seinen Kollegen die Möglichkeit ein, neue Termine und Aufgaben direkt in seinen privaten Ordnern anzulegen. Sie können beispielsweise dessen private Kontaktedatenbank durchsuchen und laufend ergänzen sowie auf dessen Posteingang und "Gesendete Elemente" zugreifen.

Jeder User kann seine privaten Ordner für andere Kollegen freigeben.
Abb. 1: Jeder User kann seine privaten Ordner für andere Kollegen freigeben.

Aus Sicht des Freigebenden bleibt die Arbeit mit seinen privaten Ordnern genau die gleiche. Indes sehen andere User die von ihm freigegebenen Ordner in einem speziellen Bereich namens Ordner anderer User. Dort wird für jeden User, der seine Ordner freigibt, ein separates Verzeichnis angelegt (Abb. 1).
Weil freigegebene Daten im Netzwerk allgemein zugänglich sind, ist es wichtig, einzelne User mit entsprechenden Zugriffsrechten auszustatten. Standardmäßig wird jeder User gleich nach der Freigabe der Daten das Recht haben, diese zu lesen. Der jeweilige Ordnerinhaber hat allerdings die Möglichkeit, den Zugriff einzuschränken.

Alle Elemente in den freigegebenen Ordern, die als Privat gekennzeichnet werden, bleiben zu jeder Zeit unsichtbar für andere User.

Freigabe eines persönlichen Ordners für andere User

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Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie einen privaten Ordner freigeben können.

Möglichkeit 1.

Zwecks Freigabe eines privaten Ordners für andere User klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und in dem eingeblendeten Fenster wählen Sie Diesen Ordner freigeben... (Abb. 2) aus.

Freigabe eines privaten Ordners.
Abb. 2: Freigabe eines privaten Ordners.


Sobald Sie den Ordner freigegeben haben, wird die Zugriffsrechte-Liste angezeigt (Abb. 3). Statten Sie Ihre User mit entsprechenden Rechten aus und klicken Sie auf OK. Standardmäßig haben alle User lediglich das Recht, den Inhalt des Ordners zu lesen. Sie können jedoch keine Änderungen daran vornehmen. Mehr über das Zugriffsrechtemanagement...

Festlegung der Zugriffsrechte auf einen freigegebenen Ordner.
Abb. 3: Festlegung der Zugriffsrechte auf einen freigegebenen Ordner.


Möglichkeit 2.

In der Menüleiste des Outlook klicken Sie auf Public Folders, Meine freigegebenen Ordner. In dem eingeblendeten Fenster werden die von Ihnen freigegebenen Ordner aufgelistet (Abb. 4). Falls Sie zum ersten Mal einen Ordner freigeben, wird die Liste leer sein. Falls Sie die Freigabe eines Ordners beenden möchten, markieren Sie ihn in der Liste und klicken auf den Button Freigabe beenden.

Freigegebene private Ordner.
Abb. 4: Freigegebene private Ordner.

Klicken Sie auf den Button Freigeben... und im Baum Ihrer privaten Ordner wählen Sie den Ordner aus, den Sie freigeben möchten (Abb. 5).

Auswahl des freizugebenden privaten Ordners.
Abb. 5: Auswahl des freizugebenden privaten Ordners.

Nachdem Sie Ihre Wahl mit OK bestätigt haben, wird ein Fenster eingeblendet, in dem Sie die Zugriffsrechte auf den soeben freigegebenen Ordner verwalten können (Abb. 6). Zur Festlegung der Zugriffsrechte für einen neuen User klicken Sie auf den Button User hinzufügen. Geben Sie den Usernamen ein (den Namen, mit dem sich der User zum Syncing Master einloggt und der im Administrationspanel definiert wird) und klicken Sie auf OK. Der neue User wird zu der Liste hinzugefügt. Mit der Aktivierung/Deaktivierung einzelner Rechte legen Sie fest, welche Aktionen an dem freigegebenen Ordner getätigt werden dürfen.

Festlegung der Zugriffsrechte für einzelne User.
Abb. 6: Festlegung der Zugriffsrechte für einzelne User.

In der Userliste befindet sich ein spezieller User namens Default. Dessen Zugriffsrechte bestimmen den standardmäßigen Level der Zugriffsrechte. Jeder User, der nicht explizit auf der Liste steht, hat die gleichen Rechte wie der User Default.

Zum Entfernen eines Users von der Liste markieren Sie ihn und klicken auf den Button User entfernen. Der User wird von der Liste entfernt und verfügt von nun an über die standardmäßigen Zugriffsrechte auf den gegebenen Ordner.

Zum Speichern klicken Sie auf OK.

In der Tabelle unten werden Zugriffsrechte beschrieben, die den Usern eingeräumt werden können:

Zugriffsrecht Beschreibung
Elemente lesen Der User kann Elemente des Ordners lesen. Wenn er dieses Recht nicht hat, sieht er nur einen leeren Ordner.
Eigene Elemente bearbeiten Der User kann Elemente bearbeiten, die er selbst erstellt hat.
Alle Elemente bearbeiten Der User kann alle Elemente bearbeiten.
Eigene Elemente löschen Der User kann Elemente löschen, die er selbst erstellt hat.
Alle Elemente löschen Der User kann alle Elemente des Ordners löschen, jedoch nicht den Ordner selbst. Zum Entfernen des Ordners muss er über das Recht "Ordnerinhaber" verfügen.
Elemente erstellen Der User kann neue Elemente anlegen.
Unterordner erstellen Der User kann in dem ausgewählten Ordner neue Unterordner erstellen. Dies gilt nur für geteilte Ordner. Wenn es sich um einen freigegebenen privaten Ordner handelt, kann nur der jeweilige Ordnerinhaber darin Unterordner erstellen.
Sichtbarer Ordner Der User kann den Ordner sehen. Wenn er dieses Recht nicht hat, kann er weder den Ordner noch dessen Unterordner sehen.
Ordnerinhaber Der User kann die Zugriffsrechte anderer User festlegen, bearbeiten und löschen. Jeder Ordner muss mindestens einen Inhaber haben. Wenn es sich um einen freigegebenen privaten Ordner handelt, ist der freigebende User automatisch der Ordnerinhaber.

Die meisten Rechte sind unabhängig voneinander. Ein User kann beispielsweise das Recht "Elemente erstellen" haben, nicht aber das Recht "Elemente lesen". In diesem Fall wird ein von ihm erstelltes Element nur solange sichtbar bleiben, bis MS Outlook erneut gestartet wird.

Anderseits hängen die Rechte "Eigene Elemente bearbeiten", "Alle Elemente bearbeiten", "Eigene Elemente löschen" und "Alle Elemente löschen" voneinander ab. Ein User kann nicht zugleich das Recht "Alle Elemente bearbeiten" haben, nicht aber das Recht "Eigene Elemente bearbeiten". Ähnliches gilt für das Entfernen von Elementen.

All die Elemente in einem freigegebenen Ordner, die als Privat gekennzeichnet werden, bleiben unsichtbar für andere User, unabhängig von den Rechten, über die sie verfügen. D.h. selbst wenn Sie Ihre privaten Ordner freigeben, können Sie dennoch vertrauliche Inhalte darin speichern.

Nach der Freigabe eines privaten Ordners wird dieser nicht automatisch zu der Struktur Freigegebene Ordner anderer User hinzugefügt. D.h. er wird nicht automatisch sichtbar für andere User. Damit ein User die von seinen Kollegen freigegebenen Ordner sehen kann, muss er sie zunächst öffnen. Erfahren Sie mehr über das Öffnen eines freigegebenen Ordners.

Öffnen eines freigegebenen Ordners

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Einen freigegebenen privaten Ordner öffnen Sie, indem Sie im Hauptmenü des Outlook auf CodeTwo Public Folders gehen und Freigegebene Ordner anderer User auswählen. Es wird eine Liste mit den bereits geöffneten freigegebenen Ordnern eingeblendet (Abb. 7). Falls Sie bisher keinen Ordner geöffnet haben, wird die Liste leer sein.

Liste geöffneter freigegebener Ordner.
Abb. 7: Liste geöffneter freigegebener Ordner.

Zum Öffnen eines weiteren freigegebenen Ordners klicken Sie auf den Button Ordner öffnen.... Eine Liste wird angezeigt. Dort sehen Sie alle User, die ihre Ordner freigeben sowie alle Ordner, auf die Sie zugreifen können (Abb. 8).

Liste mit freigegebenen Ordnern.
Abb. 8: Liste mit freigegebenen Ordnern.

User, die ihre Ordner freigeben, werden anhand des Domänen- bzw. des Computernamens (falls es keine Domäne gibt) und des Benutzernamens (der Name, mit dem Sie sich zum Syncing Master einloggen) identifiziert.

Zum Öffnen eines freigegebenen Ordners markieren Sie ihn (Abb. 8) und klicken Sie auf OK. Es wird ein Fenster mit dem Namen des Ordners angezeigt (Abb. 9). Sie können ihn jederzeit ändern (unter diesem Namen erscheint der Ordner in der Liste). Klicken Sie auf OK.

Änderung des Ordnernamens.
Abb. 9: Änderung des Ordnernamens.

Der Ordner erscheint in der Liste (Abb. 7) und in der Sektion Freigegebene Ordner anderer User des Baumes C2PublicFolders (Abb. 10). Von nun an können Sie mit dessen Inhalt arbeiten. Bedenken Sie, dass das Maß, in dem Sie den Inhalt bearbeiten können von den Zugriffsrechten abhängt, die von dem jeweiligen Ordnerinhaber festgelegt werden.

Freigegebene private Ordner eines anderen Users.
Abb. 10: Freigegebene private Ordner eines anderen Users.

Zum Schließen eines freigegebenen Ordners entfernen Sie ihn vom Baum C2PublicFolders oder markieren Sie ihn in der Liste (Abb. 7) und klicken Sie auf den Button Ordner schließen.