Benutzerhandbuch

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Falls Sie CodeTwo Public Folders v. 4.7 (oder älter) einsetzen, gehen Sie bitte zu diesem Benutzerhandbuch.

Einführung
Die Anwendung CodeTwo Public Folders ermöglicht den Usern problemlosen Austausch von Daten. Es können sowohl Outlook-Daten als auch auf der Festplatte lokal verfügbare Ressourcen sein, die zwischen den Computern geteilt werden, und zwar unabhängig von dem Standort. Mit Hilfe von CodeTwo Public Folders greifen Sie und Ihr Team auf diverse öffentliche Outlook-Ordner, wie z.B. E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben etc., zu und bearbeiten sie gemeinsam. Außerdem geben Sie Ressourcen, seien es Dokumente oder Multimediadateien, gespeichert auf Ihrer lokalen Festplatte, für andere User frei. Dank der Autorisierung mit Usernamen und Passwort und der verschlüsselten Verbindung bleiben die mittels CodeTwo Public Folders übermittelten Daten absolut sicher.

CodeTwo Public Folders setzt sich zusammen aus zwei Modulen: dem Syncing Master und den Client Apps.
Der Syncing Master ist die Datenbank und gleichzeitig auch das Steuerungspanel des Programms. Er speichert alle Daten, die zwischen den Computern geteilt werden - sowohl Outlook-Daten als auch lokale Dateien - und enthält sämtliche Einstellungen des Programms.
Das Modul Client Apps erfüllt zwei Funktionen: das Outlook Add-in ermöglicht die Teilung von Outlook-Daten. Die File Sharing App wiederum erlaubt die Freigabe aller lokal gespeicherten Dateien. Beide Module werden zusammen installiert, sodass eine vollständige Teamwork-Plattform entsteht.

Outlook Add-in

Das Outlook Add-in lässt Sie Ihre Kalender, Kontakte, E-Mails, Aufgaben und andere Elemente des Outlook mit anderen Usern teilen, ganz gleich wo Sie sich gerade befinden. Sie haben die Wahl zwischen den öffentlichen Ordnern, welche direkt in dem Baum C2PublicFolders freigegeben werden oder Sie machen Ihre privaten Ordner für andere User zugänglich. Der Zugriff kann für jeden Ordner einzeln festgelegt werden.

Datei-Freigabe

CodeTwo Public Folders 5.x enthält eine Reihe neuer Funktionen. Neben der Teilung von Outlook-Daten, welche bereits in der Vorgängerversion möglich war, erlaubt das Modul File Sharing App die Freigabe aller lokal gespeicherten Dateien. Nach der Installation kann jeder neue Ordner auf Ihrem PC ebenfalls auf allen anderen, mit CodeTwo Public Folders 5.x ausgestatteten Computern verfügbar sein. Infolgedessen kann jede Datei in diesem Ordner von Ihren Kollegen geöffnet und bearbeitet werden.

Mobile Apps

CodeTwo Public Folders v. 5.4 unterstützt Mobilgeräte, die auf Android und iOS basieren. Von nun an greifen Sie auf Ihre Kalender, Kontakte und Aufgaben direkt vom Smartphone und Tablet zu, unabhängig von Ihrem momentanen Standort.

Teilung via Internet

CodeTwo Public Folders 5.x ermöglicht die Teilung von Outlook-Daten und lokalen Dateien über das Internet. Das heißt, Sie können auf den Syncing Master via Internet zugreifen, von jedem Computer aus, auf dem CodeTwo Public Folders 5.x installiert worden ist. Das Filesharing, die Teilung von Outlook-Ressourcen sowie der Zugriff auf dieselben über das Internet ist genauso einfach wie die Arbeit an einem Computer im Lokalnetz.

Datensicherheit

CodeTwo Public Folders 5.x birgt drei Funktionen, welche für die Sicherheit Ihrer Daten sorgen. Erstens loggt sich jeder User mit seinem eigenen Usernamen und Passwort ein. Damit wird verhindert, dass geteilte Daten von unbefugten Dritten eingesehen werden. Zweitens werden alle Daten, die übers Internet geteilt werden, vollständig verschlüsselt. Somit ist das Senden und Empfangen derselben über das übliche Maß hinaus sicherer. Drittens speichert CodeTwo Public Folders 5.x alle geteilten Dateien lokal, und nicht auf externen Servern und hebt sich damit von den vielen Cloud-Lösungen ab. Diese Lösung sorgt für maximalen Schutz und verhindert, dass vertrauliche Inhalte "unterwegs" abgefangen werden.