Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis
Weiter zur Programm-Webseite
Wenn Sie CodeTwo Public Folders 4.6.3 (oder älter) benutzen, gehen Sie bitte zu diesem Handbuch.

.

Wie finde ich heraus, wer der Urheber eines Eintrags im öffentlichen Kalender ist?
Der Terminkalender in den öffentlichen Ordnern kann von mehreren Benutzern bearbeitet werden. Hin und wieder muss man überprüfen, wer der Urheber eines betimmten Eintrags ist. Diese Information steht leider nicht in dem Termin-Formular.

Um herauszufinden, wer einen bestimmten Termin angelegt hat, wechseln sie zur Listen-Ansicht (am besten nach dem Kriterium Nach Kategorie) und fügen Sie das Feld Organisation, welches den Namen des Terminurhebers enthält (Abb. 2), hinzu. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Anleitung.

Outlook 2003 / 2007

Wenn Sie zu der Listen-Ansicht wechseln möchten, tun Sie bitte folgendes:
1. Öffnen Sie das Menü Fortgeschritten, in dem die Kalender-Ansicht definiert werden kann. Dazu klicken Sie in dem Hauptfenster von Outlook mit der rechten Maustaste und in dem Kontextmenü wählen Sie Fortgeschritten aus.
2. Ein neues Menü wird eingeblendet. Dieses enthält unter anderem eine Combo-box mit der Liste aller verfügbaren Kalender-Ansichten. Wählen Sie die Ansicht Nach Kategorie aus.
3. Der Kalender wird in der neuen Ansicht dargestellt, in der alle Termine nach Kategorien geordnet werden. Falls Sie nicht möchten, dass die Termine nach Kategorien aufgelistet werden, klicken Sie auf den Button Gruppierfeld, der sich in dem Menü Fortgeschritten befindet. Über der Liste erscheint eine neue Leiste mit dem Feld Kategorien, welches weggeschoben werden kann. Nun werden alle Termine ungeordnet angezeigt.

Zum Hinzufügen des Felds "Organizer" zu der Ansicht tun Sie folgendes:
1. In dem Menü Fortgeschritten klicken Sie auf den Button Feldauswahl.
2. Das Fenster Feldauswahl wird angezeigt, in dem Sie die Kategorie der Felder auf Alle Terminfelder setzen.
3. In der Liste suchen Sie das Feld Organisation raus, und ziehen Sie es in die Liste mit den Spaltnamen, welche in der Listenansicht des Kalenders angezeigt wird (Abb. 1).

Adding the column Organisation to a calendar view
Abb. 1. Hinzufügen der Spalte "Organisation" zu der Kalender-Ansicht.

Die Spalte Organisation wird zu der Kalender-Ansicht hinzugefügt. Dort wird der Name des Benutzer angezeigt, der den jeweiligen Termin angelegt hat (Abb. 2).

Listen-Ansicht des Kalenders mit Angaben zu dem Urheber des Termins
Abb. 2. Listen-Ansicht des Kalenders mit Angaben zu dem Urheber des Termins.
Outlook 2010

Zum Ändern der Listen-Ansicht tun Sie Folgendes:
1. In dem Ansicht-Tab klicken Sie auf Ansicht ändern und wählen Liste aus.
2. Der Kalender wird als Liste angezeigt, wo alle Termine nach Kategorien geordnet werden. Fall Sie die Listen-Ansicht nicht mehr benutzen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tab mit den Spaltnamen, wählen Anordnen nach aus und deaktivieren die Option In Gruppen anzeigen. Von nun an werden die Termine nicht mehr nach Kategorien geordnet sein.


Zum Hinzufügen des Felds Von zu Ihrer Ansicht tun Sie Folgendes:
1. Im Tab Ansicht gehen Sie zum Bereich Ansichtseinstellungen und klicken auf Spalten...
2. Das Fenster Spalten anzeigen wird eingeblendet. In der Liste Verfügbare Spalten auswählen aus suchen Sie Alle Bereitstellungsfelder raus (Abb. 3). In der Liste Verfügbare Spalten wählen Sie Von aus, klicken auf Hinzufügen und auf OK.

Hinzufügen der Spalte “Von“ zur Kalender-Ansicht.
Abb. 3. Hinzufügen der Spalte “Von“ zur Kalender-Ansicht.

Die Spalte Von wird zu Ihrer Kalender-Ansicht hinzugefügt. In dieser erscheint der Name desjenigen Users, der den gegebenen Termin angelegt hatte (Abb. 4).

 In der Listen-Ansicht des Kalenders werden Namen der User angezeigt, die die einzelnen Termine angelegt haben.
Abb.4. In der Listen-Ansicht des Kalenders werden Namen der User angezeigt, die die einzelnen Termine angelegt haben.



User name

Der Name des Urhebers ist gleich mit dem Namen, den er in das Feld Your Name in den Einstellungen seines Outlook-Profils eingegeben hat. (Abb. 5). Wenn der jeweilige Urheber kein E-Mail-Profil angelegt hat, wird in der Organizer-Spalte der Name Unknown stehen, wie in der Abb. 2.

Der in der Spalte Organizer angezeigte Name ist der Name aus dem Feld Your Name in den Einstellungen des Outlook-Profils.
Abb. 5. Der in der Spalte "Organizer" angezeigte Name ist der Name aus dem Feld "Your Name" in den Einstellungen des Outlook-Profils.

Nachdem Sie herausgefunden haben, wer den jeweiligen Termin angelegt hat, werden Sie wahrscheinlich zu der Ansicht Day/Week/Month wechseln. Sie können jederzeit zu der Ansicht By Category zurückkehren, da alle Einstellungen beibehalten werden, selbst dann, wenn Sie Ihr Outlook neu starten. Die Spalte Organizer wird automatisch in From umbenannt.

Man könnte denken, es wäre einfacher, in der Registerkarte Scheduling eines Termins nachzusehen, wer diesen angelegt hat. Dies wäre aber falsch, denn hier wird lediglich der Name des Benutzers angezeigt, der die Registerkarte Scheduling als erster geöffnet hat. Dies wird explizit in der Abb. 6 dargestellt. Der Termin wurde von einem Benutzer namens "Tom" angelegt. In der Registerkarte Scheduling wird allerdings der Name "Adam" angezeigt, denn dies war eben die Person, die als erste die Scheduling-Registerkarte des Termins geöffnet hat.

The tab Scheduling usually shows incorrect information on the real creator of an appointment
Abb. 6. In der Registerkarte "Scheduling" wird meistens ein anderer Name als der des tatsächlichen Urhebers angezeigt.