Benutzerhandbuch

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Fall Sie CodeTwo Public Folders v. 4.7 (oder älter) einsetzen, gehen Sie bitte zu diesem Benutzerhandbuch.

Fortgeschrittene Themen
Im vorliegenden Abschnitt werden folgende Themen behandelt:

Problembehebung
Einschränkungen
Problembehebung
Paralleles Arbeiten mit demselben Element

In einer Umgebung, in der mehrere User mit denselben Daten arbeiten, besteht die Gefahr, dass ein Element - wird es von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet - mehrfach überschrieben wird. CodeTwo Public Folders ist mit einer Funktion ausgestattet, die derartige Konflikte verhindert. Im Fall, dass mehrere User dasselbe Outlook-Element öffnen, führt das Speichern der Änderungen durch einen von Ihnen dazu, dass alle übrigen User mit einer überholten Kopie des Elements arbeiten, und in Konsequenz das Element erneut öffnen müssen. Versucht ein User seine Änderungen zu speichern, wird folgende Meldung eingeblendet:
"Das Element konnte nicht gespeichert werden, da es zwischenzeitlich von einem anderen User geändert worden war. Soll eine Kopie des Elements erstellt werden?"
Der User kann die Kopie des Elements in seinem privaten Ordner speichern und überprüfen, welche Änderungen von dem anderen Kollegen getätigt worden sind. Damit wird verhindert, dass wichtige Daten verlorengehen.

Die File sharing App bietet zusätzlichen Schutz vor Datenverlust, der als Folge von gleichzeitiger Bearbeitung desselben Elements durch mehrere User eintreten könnte. Derjenige User, der als erster eine Datei schließt, überschreibt deren aktuelle Version. Selbst dann gehen Änderungen, getätigt von seinen Kollegen, nicht verloren: das Programm benachrichtigt jene über das mögliche Auftreten eines Datenkonflikts und erstellt eine Kopie der betreffenden Daten. Auf diese Weise arbeiten die User stets mit der aktuellsten Version der Datei.

Rückkehr aus dem Offline-Modus

Selbst wenn Sie mit Ihren öffentlichen Ordnern im Offline-Modus arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, neue Elemente zu erstellen, alte Elemente zu entfernen sowie bestehende Elemente zu bearbeiten. All diese Änderungen werden lokal, sprich auf Ihrem Computer gespeichert und an den Syncing Master geschickt, sobald die Netzwerkverbindung wiederhergestellt wird. Ähnlich verhält es sich mit Änderungen an dem Syncing Master, die getätigt worden waren, als ein oder mehrere Outlook Add-ins offline waren: deren Übertragung erfolgt, sobald die Clients wieder angeschlossen werden.

Der Offline-Modus führt unvermeidlich zum Auftreten von Datenkonflikten. Im Fall der File Sharing App lässt sich das Problem beheben, indem es auf automatische Dateikopien zurückgegriffen wird (beschrieben im vorigen Abschnitt Paralleles Arbeiten mit demselben Element). Nichtsdestoweniger können einige Konflikte partiellen Datenverlust in MS Outlook verursachen. Dasselbe Element kann beispielsweise von einem Client in Online und einem anderen Client in Offline geändert werden. In diesem Fall stützt sich CodeTwo Public Folders auf den Algorithmus "Der letzte gewinnt". Das heißt, dass Änderungen des zuletzt aus dem Offlinemodus rückkehrenden Users an den Syncing Master gesendet werden.
Falls dasselbe Element zunächst von Client A (online) und dann von Client B (offline) geändert wird, werden Änderungen des Clients A durch die des Clients B überschrieben, sobald dieser sich wieder mit dem Syncing Master verbindet.

Wird ein Element lediglich von Client A bearbeitet, der im Online-Modus arbeitet, werden dessen Änderungen auf den Client B übertragen, sobald er aus dem Offline-Modus zurückkehrt.

Anders sieht es aus, wenn der Client A, der online ist, einen Ordner entfernt, und der Client B, in Offline, Änderungen an jenem Ordner vornimmt. Im selben Augenblick, in dem der Client B in den Online-Modus wechselt, wird der Ordner gelöscht, ohne dass die Änderungen gespeichert werden.

Noch anders kommt es, wenn der Client B, der zeitweise offline war, Elemente eines Ordners geändert hat, auf die er nach dem Entzug der Zugriffsrechte durch den Administrator hätte gar nicht zugreifen dürfen. Mit der Rückkehr des Clients B ins Netzwerk werden dessen in Offline getätigte Änderungen an den Syncing Master geschickt, selbst wenn ihm das Bearbeitungsrecht fehlt.

Einschränkungen
Datensynchronisation

Nimmt ein User Änderungen an den öffentlichen Daten vor, werden sie auf alle im Netzwerk befindlichen Outlook Add-ins übertragen. Beim Start des Outlook lädt das Add-in alle zwischenzeitlich getätigten Änderungen vom Syncing Master. CodeTwo Public Folders synchronisiert laufend Ihre geteilten MS Outlook-Ordner und freigegebenen Windows-Elemente. Davon ausgenommen sind folgende Elemente:
- Elemente in dem Hauptordner C2PublicFolders.
- Kommentare, erstellt in den Eigenschaften des Ordners. Screenshot
- Einstellungen für Usergruppen, definiert in den Kalendern als "Gruppenpläne". Screenshot
- Einstellungen für Ordnergruppen, definiert in den Kontakten als "Aktivitäten". Screenshot
In MS Outlook 2003/2007/2010/2013 werden außerdem keine Elemente der Ordner "Gelöschte Elemente" und "Entwürfe" synchronisiert.

Ordnereinschränkungen in MS Outlook

In der aktuellen Version kann CodeTwo Public Folders nicht als Ort definiert werden, an dem eingehende E-Mails empfangen werden. Dies ist mit einigen Einschränkungen verbunden. Da es in jedem Outlook-Profil einen Ort geben muss, an dem eingehende E-Mails gesammelt werden, muss dieses auch private Ordner enthalten.
- Erinnerungen werden nicht generiert. Diese Einschränkung gilt allerdings nicht für Microsoft Outlook 2007/2010/2013. Screenshot
- E-Mails können nicht direkt in einem öffentlichen Ordner empfangen werden. Bei Bedarf kann diese Einschränkung mittels einer Outlook-Regel umgangen werden: sie verschiebt die eingehenden Nachrichten automatisch in einen öffentlichen Ordner. Erfahren Sie mehr über die Erstellung eines gemeinsamen Posteingangs.
- Antworten auf eine Terminanfrage, erstellt in einem öffentlichen Ordner, werden nicht automatisch abgewickelt. Deshalb werden die Anfragen in privaten Kalendern der Teilnehmer platziert.
Siehe auch: Bestätigung und Ablehnung von Aufgaben und Terminanfragen in CodeTwo Public Folders
- Aufgaben, zugewiesen mit Hilfe des Buttons "Aufgabe zuweisen", können nicht als E-Mail gesendet werden. Screenshot


Einschränkung der Größe

Auf jedem Computer, ausgestattet mit dem Outlook Add-in, wird eine Kopie der öffentlichen Ordner als PST-Datei lokal gespeichert. Diese ermöglicht die Arbeit mit den öffentlichen Ordnern im Offline-Modus, sprich wenn der Syncing Master von CodeTwo Public Folders nicht verfügbar ist. Jeder User verfügt über seine eigene PST-Datei mit Daten aus den öffentlichen Ordnern. Auf einem mit Microsoft Outlook 2010 ausgestatteten Computer kann die Datei nicht größer sein als 50 GB. Für Microsoft Outlook 2003 und 2007 liegt die Grenze bei 20 GB. Für Outlook 2003 oder älter können 2 GB nicht überschritten werden.

Falls sich die Größe der PST-Datei dem o.g. Limit nähert, wird eine Warnung angezeigt. Die PST-Datei kann "abgespeckt" werden, indem sie komprimiert, unnötiger Inhalt gelöscht, oder wenn einigen Usern das "Leserecht" entzogen wird.

Erfahren Sie mehr:
Erhöhung des Größenlimits für die PST-Datei
Komprimierung der lokalen Datendatei

Die Größe der Daten, die in dem Syncing Master von CodeTwo Public Folders gespeichert werden, unterliegt keiner Einschränkung (bis auf den verfügbaren Speicherplatz auf der Festplatte).