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Erstellung von gemeinsamen Posteingang
Eine der Möglichkeiten von CodeTwo Public Folders ist die Konfiguration eines gemeinsamen Posteingangs für alle Benutzer im Netz. Obwohl eine E-Mail nicht direkt in einen öffentlichen Ordner zugestellt werden kann, können wir dazu die Outlook-Regeln verwenden. Unsere Lösung besteht darin, die E-Mails aus dem Standard-Posteingang-Ordner, also dem einzigen Ort, in dem E-Mails empfangen werden können, zu einem öffentlichen Ordner mit Hilfe einer speziellen Regel zu verschieben.

Es gibt 2 Wege, wie Sie das machen können.

Sie können entweder (I.) einen Rechner im Netzwerk wählen, dessen Aufgabe wird die E-Mails zu empfangen, oder wenn solcher Rechner nicht definiert werden kann (II.) aktivieren Sie die E-Mail-Empfangs-Möglichkeit auf mehreren Rechnern.

I. Modell A.

In diesem Modell werden E-Mails an einem Rechner von einem POP3-Konto empfangen.

Um einen gemeinsamen Posteingang zu erstellen, mit Hilfe von Modell A.:

1. Wählen Sie einen Rechner für den E-Mail-Empfang. Dieser Rechner muss mit dem Outlook-Addin ausgestattet sein. Die Installation von Syncing Master reicht nicht aus, um die öffentlichen Ordner im Outlook zu verwenden.
2. Konfigurieren Sie auf diesem Rechner ein E-Mail-Postfach im Outlook, um dort die Firmen-E-Mails zu empfangen.
3. Erstellen Sie einen gemeinsamen Posteingang-Ordner in C2PublicFolders Ordner-Struktur.
4. Führen Sie eine Regel ein, dass alle empfangenen E-Mails aus dem Standard-Posteingang-Ordner zu dem neuen Ordner verschieben wird. Lesen Sie mehr über Erstellen einer Regel (auf Englisch)...
5. Nach diesen Schritten können Sie die Rechte auf den Ordner vergeben. Zugriffsrechte-Verwaltung...


Wenn Sie den Modell A. benutzen und bei der Konfiguration die Option Eine Kopie der Nachricht auf dem Server belassen auswählen, werden alle E-Mails über den Browser zugänglich sein, im Falle wenn Sie außerhalb des Büros sind und keine Verbindung an den Syncing Master haben. Außerdem haben Sie den Vorteil, dass Sie Kopien aller Nachrichten haben.

Wenn Sie brauchen, dass mehrere Rechner die E-Mails von dem Konto, wo die Nachrichten in die Firma eingehen, auch Nachrichten senden können, muss dieses Konto auch auf diesen Rechnern, unter Berücksichtigung der Grenze des Mailverkehrs, konfiguriert werden. Konfiguration eines Send-Only-Kontos im Outlook (auf Englisch)...



II. Modell B.

In diesem Modell werden E-Mails an vielen Rechnern von einem gemeinsamen POP3-Konto empfangen.

Um einen gemeinsamen Posteingang zu erstellen, mit Hilfe von Modell B.:

1. Konfigurieren Sie auf jedem Rechner ein E-Mail-Konto im Outlook, wo Firmen-E-Mails empfangen werden. Deaktivieren Sie dabei die Option Eine Kopie der Nachricht auf dem Server belassen.
2. Erstellen Sie einen gemeinsamen Posteingang-Ordner in C2PublicFolders Ordner-Struktur.
3. Auf jedem Rechner, wo das E-Mail-Konto konfiguriert ist, führen Sie eine Regel ein, dass alle empfangenen E-Mails aus dem Standard-Posteingang-Ordner zu dem neuen Ordner verschieben wird. Lesen Sie mehr über Erstellen einer Regel (auf Englisch)...
4. Nach diesen Schritten können Sie die Rechte auf den Ordner vergeben. Zugriffsrechte-Verwaltung...


Beachten Sie bitte, dass die Option Eine Kopie der Nachricht auf dem Server belassen deaktiviert ist. Andernfalls, wenn mehrere Rechner eine E-Mail vom selben Konto erhalten, werden doppelte Nachrichten in dem gemeinsamen Posteingang angezeigt.

Die Regeln, die auf einem Rechner erstellt worden sind, können sehr leicht auf einen anderen Rechner kopiert werden. Erfahren Sie wie (auf Englisch).

Wenn Sie den Zugriff auf den Posteingang eines einzelnen Benutzers benötigen...
...statt einen neuen öffentlichen Ordner zu erstellen ist es einfacher einen persönlichen Ordner zu veröffentlichen. Wählen Sie aus dem Outlook-Menü Public Folders | Meine veröffentlichten Ordner. Ein Fenster mit einer Liste Ihrer veröffentlichten persönlichen Ordnern wird angezeigt. Klicken Sie die Taste Veröffentlichen und aus der Struktur der persönlichen Ordner wählen Sie den Ordner, den sie veröffentlichen wollen. Danach definieren Sie die Rechte auf den Ordner. Jetzt können andere Benutzer den Ordner öffnen. Mehr...


Aktivierung der Synchronisation von gelesenen/ungelesenen Nachrichten kann bei E-Mail-Veröffentlichung sehr nützlich sein. Mehr...