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Fortgeschrittene Themen
Die Liste der fortgeschrittenen Themen finden Sie unten aufgelistet:

Konfliktlösung
Beschränkungen



Konfliktlösung

Gleichzeitiges Arbeiten auf dem gleichen Element

In einem Umfeld, wo viele Benutzer auf den gleichen Daten/Elementen arbeiten, gibt es eine Gefahr, dass die Daten im gleichen Moment überschreiben werden können. Dank einer Funktionalität des Programms werden solche Situationen verhindert. Wenn mehrere Benutzer den gleichen Element gleichzeitig öffnen, um es zu bearbeiten, werden andere Benutzer nach dem Speichern der Änderungen durch den ersten von ihnen mit der veralteten Kopie des Elements arbeiten. Sie brauchen dann das Element erneut zu öffnen. Wenn ein Benutzer versucht die Änderungen an der veralteten Kopien zu speichern, wird er von dieser Mitteilung informiert:

"Das Element kann nicht gespeichert werden, weil es von einem anderen Benutzer geändert wurde. Wollen Sie eine Kopie des Elements in dem Default-Ordner erstellen?"

Der Benutzer hat die Möglichkeit, das Element in dem persönlichen Default-Ordner zu speichern, um die Änderungen eines anderen Benutzers zu überprüfen. Auf diese Weise gehen keine Daten verloren.

Rückkehr aus dem Offline-Modus

Der Benutzer, der mit den öffentlichen Ordnern im Offline-Modus arbeitet, kann neue Elemente erstellen und alte Elemente löschen. Er kann auch die vorhandenen Elementen bearbeiten. All diese Änderungen werden lokal auf dem Rechner des Benutzers gespeichert und an den Syncing Master geschickt, wenn die Verbindung wieder aufgebaut wird. Ebenso werden alle Änderungen, die auf dem Syncing vorgenommen wurden, während das MS Outlook-Addin offline war, an das Addin geschickt, wenn die Verbindung wieder aufgebaut wird.

Im Offline-Modus sind die Konflikte vorprogrammiert. Das gleiche Element kann durch einige MS Outlook-Addins im Online-Modus, und durch andere Addins im Offline-Modus geändert werden. In solchen Fällen nutzt CodeTwo Public Folders den Algorithmus "der letzte gewinnt" - das heißt, dass an den Syncing Master die Änderungen von dem MS Outlook-Addin, das als letztes aus dem Offline-Modus rückkehrt, übertragen werden. Wenn das Element zuerst durch das Addin A im Online-Modus geändert wurde, und danach durch das Addin B im Offline-Modus, dann wird das Addin B die Änderungen des Addins A überschreiben, sobald es sich mit dem Syncing Master verbindet.

Wenn ein Element nur durch Addin A im Online-Modus geändert wurde, dann wird die Änderung auch auf das Addin B, das aus dem Offline-Modus rückkehrt, übertragen.

Die Situation ist anders, wenn das Addin A im Online-Modus den Ordner löscht, und das Addin B wird Änderungen auf den Elementen in dem Ordner vornehmen. Zum Zeitpunkt der erneuten Verbindung durch das Addin B, wird der Ordner entfernt und die Änderungen werden nicht gespeichert.

Der Benutzer, der mit dem Addin B im Offline-Modus gearbeitet hat, könnte Änderungen auf den Elementen des Ordners machen. Gleichzeitig kann der Administrator dem Benutzer die Rechte wegnehmen, sodass der Benutzer die Elemente in dem Ordner nicht mehr bearbeiten kann. Zum Zeitpunkt der erneuten Verbindung von Addin B, wird es an den Syncing Master die Änderungen, die im Offline-Modus gemacht wurden, übertragen, obwohl der Benutzer keine Rechte hat die Elemente in dem Ordner zu bearbeiten.



Beschränkungen

Datensynchronisation

Wenn ein Benutzer die Daten in den öffentlichen Ordnern ändert, werden die Änderungen sofort über den Syncing Master auf alle Betriebssysteme im Netzwerk mit dem installierten MS Outlook-Addin das im Online-Modus arbeitet, übertragen. Wenn Sie den Rechner starten, wird das MS Outlook-Addin alle Änderungen in den öffentlichen Ordnern, während es offline war, vom Syncing Master laden. CodeTwo Public Folders synchronisiert sofort die Änderungen der öffentlichen Ordnern zwischen MS Outlook-Addins, außer den folgenden Ausnahmen. In der aktuellen Version sind nicht synchronisiert:

- Elemente in dem Top-Level-Ordner mit dem Namen C2PublicFolders.
- Benutzerdefinierte Formulare, die in dem Ordner veröffentlicht werden. Siehe das Bild
- Kommentare (Beschreibungen), die in der Ordner-Eigenschaften erstellt werden. Siehe das Bild
- Definitionen von Benutzer-Gruppen im Ordner "Kalender", die als "Gruppen definierten Zeitpläne" spezifiziert werden. Siehe das Bild
- Definitionen von Ordner-Gruppen, die als "Aktivitäten" in den Ordner-Eigenschaften des Ordners Kontakte spezifiziert werden. Siehe das Bild

Seit Outlook 2003/2007 werden auch keine Ordner im "Suchordner" und im Ordner "Gelöschte Objekte" synchronisiert.

Beschränkungen der öffentlichen Ordnern

Die C2PublicFolders öffentlichen Ordner können nicht als der Speicherort für den Posteingang definiert werden. Dies erfolgt aus einigen Einschränkungen. Weil das Outlook-Profil einen Speicherort für den Posteingang haben muss, so muss es in dem Profil außer der öffentlichen Ordnern auch die persönlichen Ordner geben. Dann werden die Standard-Outlook-Ordner wie: Posteingang, Postausgang, Kalender, Aufgaben in den persönlichen Ordnern erstellt. In den öffentlichen Ordnern gibt es keine Funktionalität die mit den Standard-Ordnern verknüpft ist:

- In den öffentlichen Ordnern werden die Erinnerungen nicht generiert. Diese Einschränkung gilt nicht für Microsoft Outlook 2007. Siehe das Bild
- Die E-Mails können nicht direkt in den öffentlichen Ordnern empfangen werden. Falls erforderlich, kann man diese Einschränkung leicht durch die Anwendung der Regel in Ihrem Posteingang umgehen, die die neuen Nachrichten zu dem ausgewählten öffentlichen Ordner verschieben wird. Erfahren Sie mehr wie man ein gemeinsames Posteingang konfiguriert.
- Einladungen für Termine, die von öffentlichen Kalender geschickt werden, werden nicht aktualisiert, wenn eine Rückmeldung von den Teilnehmern kommt. Die Einladungen für Termine in öffentlichen Ordnern, die an andere Benutzer geschickt werden, werden in ihren persönlichen Ordnern platziert.
- Wenn Sie Aufgaben den Benutzern erteilen, indem Sie die "Aufgabe zuweisen", kann sie nicht als eine E-Mail gesendet werden. Siehe das Bild

Der einzige Standard-Ordner, der automatisch in den öffentlichen Ordnern erstellt wird, ist der Ordner "Gelöschte Objekte" und (im Outlook 2003/2007) "Suchordner". Diese Ordner werden nicht als öffentliche Ordner behandelt und sind für jeden Benutzer getrennt. Wenn ein Benutzer ein Element aus der öffentlichen Ordnern entfernt, wird es in den Ordner "Gelöschte Objekte" in seinen öffentlichen Ordnern vershoben, er wird aber nicht synchronisiert und bleibt für die Benutzer auf anderen Rechner unsichtbar

Beschränkungen der Größe

Auf jedem Rechner mit einem installierten Addin wird im Outlook eine lokale Kopie der PST-Datei der öffentlichen Ordnern gespeichert. Dies ermöglicht dem Benutzer die Arbeit mit öffentlichen Ordnern im Offline-Modus. Jeder Benutzer eines Rechners verfügt über eine separate PST-Datei, die die Daten aus öffentlichen Ordnern enthält. Wenn Sie Microsoft Office Outlook 2003 oder 2007 verwenden, kann die Dateigröße 20 GB nicht überschreiten. Outlook 2010 unterstützt standardmäßig die PST-Dateien bis 50 GB. Wenn Sie eine ältere als 2003 Version von Outlook haben, kann die Dateigröße 2 GB nicht überschreiten.

Wenn die Dateigröße sich dieser Grenze nähert wird eine Warnung im Programm angezeigt. Zur Reduzierung der Größe der lokalen PST-Datei können Sie sie verkleinern. Entfernen Sie unnötige Daten aus öffentlichen Ordnern oder nehmen Sie das Recht "Sichtbare Ordner" einem der Benutzer weg, so dass es die ausgewählten Ordner nicht mehr sehen kann.

Erfahren Sie mehr:
Wie vergrößert man die PST-Datei (auf Englisch)
Wie kann man die PST-Datei von Outlook Addin verdichten (auf Englisch)

Die Größe der Daten, die durch den CodeTwo Public Folders Syncing Master gespeichert werden, ist unbegrenzt (die einzige Begrenzung ist der Speicherplatz auf der Festplatte).