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Programmeinstellungen
Im CodeTwo Public Folders-Installationsprogramm sind zwei Module enthalten: der Syncing Master und das MS Outlook-Addin. Der Syncing Master wird auf einem Rechner in Ihrem lokalen Netzwerk installiert und übernimmt die Kommunikation und Synchronisation zwischen den MS Outlook-Addins. Sie brauchen die MS Outlook-Addins auf diesen Rechnern im lokalen Netzwerk zu installieren, auf denen Sie öffentliche Ordner im Microsoft Outlook verwenden möchten. Wenn Sie auf dem Rechner mit dem installierten Syncing Master die Outlook-Daten auch teilen möchten, brauchen Sie dort auch das CodeTwo Public Folders MS Outlook-Addin zu installieren. Lesen Sie über Programminstallation.

Detaillierten Beschreibungen zur Programmkonfiguration finden Sie unten aufgelistet:

Einstellungen des Syncing Masters
Konfiguration von C2PublicFolders Systemdienst
Einstellungen von MS Outlook-Addin
Hinzufügen von öffentlichen Ordnern in den Outlook-Profil
Löschen von öffentlichen Ordnern vom Outlook-Profil
Outlook-Addins verbunden mit dem Syncing Master.

Einstellungen des Syncing Masters

Um die Einstellungen des Syncing Masters zu ändern klicken Sie im Startmenü auf Programme | CodeTwo | Public Folders - Syncing Master, und starten Sie die Konfiguration.

Die Konfiguration von CodeTwo Public Folders Syncing Master besteht aus zwei Schritten. Im ersten Schritt definieren Sie den TCP-Port für die Kommunikation zwischen den MS Outlook-Addin und dem Syncing Master (siehe Abb.1). Der Standard-TCP-Port ist 5002. Wenn es keine besondere Notwendigkeit besteht, die Port-Nummer zu wechseln, empfehlen wir Ihnen den Standardwert zu verwenden. Wenn Sie einen anderen TCP-Port verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die gleiche Nummer bei der Konfiguration von allen MS Outlook-Addins eingeben:

Die Auswahl des TCP-Ports.
Abb.1. Die Auswahl des TCP-Ports.

Nachdem Sie auf Weiter klicken wird ein Fenster angezeigt, wo man die Logging-Stufe definiert (siehe Abb.2). Diese Stufe sollte auf Standard eingestellt werden. Ändern Sie sie auf Detailliert nur dann, wenn es Probleme mit der Kommunikation zwischen der MS Outlook-Addins und dem Syncing Master gibt. Die detaillierten Logbuchdateien können Ihnen bei der Diagnose der Kommunikationsprobleme helfen.

Die Auswahl der Logging-Stufe.
Abb.2. Die Auswahl der Logging-Stufe.

Konfiguration von C2PublicFolders Systemdienst

Der Syncing Master läuft als Systemdienst. Wenn das MS Outlook-Addin Probleme mit der Verbindung mit dem Syncing Master hat, überprüfen Sie bitte die Konfiguration des C2PublicFolders Systemdienstes, indem Sie auf Dienste in der Programmgruppe Systemsteuerung | Verwaltung klicken.

Wenn sich das MS Outlook-Addin mit dem Syncing Master nicht verbinden kann, sollten Sie zunächst prüfen, ob C2PublicFolders Systemdienst gestartet wurde. Um dies zu tun, öffnen Sie die Konsole Dienste (unter Systemsteuerung | Verwaltung) und stellen Sie sicher, dass der C2PublicFolders Dienst den Status Gestartet hat (siehe Abb.3). Wenn nicht, klicken Sie rechts auf dem Dienst und aus dem Popup-Menü, wählen Sie Starten. Wenn der Dienst nicht gestartet werden kann und ein Anmeldefehler gemeldet wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dienst, wählen Sie Eigenschaften aus dem Popup-Menü, gehen Sie auf die Registerkarte Anmelden und stellen Sie sicher, dass die Option Lokales Systemkonto aktiviert ist.

Wenn der C2PublicFolders Dienst beim Rechnerstart nicht gestartet wird, stellen Sie sicher, dass der Starttyp des C2PublicFolders Dienstes auf Automatisch eingestellt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dienst, wählen Sie Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein und setzen Sie den Starttyp auf Automatisch.

Einstellungen des C2PublicFolders Systemdienstes.
Abb.3. Einstellungen des C2PublicFolders Systemdienstes.

Einstellungen von MS Outlook-Addin

Wenn Sie Ihre aktuellen Einstellungen von CodeTwo Public Folders MS Outlook-Addin ändern oder überprüfen wollen, wählen Sie im Outlook-Menü Public Folders | Optionen. Ein Fenster mit den Einstellungen des Programms wird angezeigt.

Registerkarte Syncing Master

Auf der Syncing Master Registerkarte (siehe Abb.4) wird CodeTwo Public Folders Syncing Master definiert, der von MS Outlook-Addins verwendet wird. Wenn die Option Benutzen Sie den Syncing Master auf dem Demo-Server von CodeTwo aktiviert ist, wird das Programm die öffentlichen Ordner auf unserem Demo-Server zeigen. Der Demo-Server darf nur für Testzwecke verwendet werden, da die Daten in öffentlichen Ordnern für alle Benutzer, die mit dem Server verbunden sind, sichtbar sind. Lesen Sie mehr über CodeTwo Demo-Server Syncing Master.

Wenn Sie einen Rechner in Ihrem Netzwerk als den Syncing Master verwenden, um den in der täglichen Arbeit zu verwenden, oder auf ihm die wichtigen und vertraulichen Daten zu stellen, aktivieren Sie die Option Benutzen Sie einen eigenen Syncing Master und geben Sie den Namen (oder IP-Adresse) dieses Rechners ein. Um den Rechner aus der Netzwerk-Umgebung zu wählen, können Sie auch die Taste Durchsuchen benutzen. Wenn der Syncing Master einen anderen TCP-Port benutzt, klicken Sie auf TCP-Port um die Nummer einzugeben. Um zu überprüfen, ob Sie richtig mit dem Syncing Master verbunden sind, verwenden Sie die Taste Testen.

Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Syncing Master.
Abb.4. Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Syncing Master.

Registerkarte Logbuchdateien

Auf der Logbuchdateien Registerkarte (siehe Abb.5) im Feld Speicherort ist der Pfad zum Ordner mit den Logbuchdateien (diagnostische Informationen in Text-Dateien) angegeben. Die Logging-Stufe sollte auf Standard eingestellt werden. Bitte stellen Sie es ein auf Detailliert nur dann, wenn es Probleme mit Datensynchronisation gibt. Die Schaltfläche Senden dient zum Senden von Logbuchdateien an den technischen Support.

Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Logbuchdateien.
Abb.5. Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Logbuchdateien.

Registerkarte Sonstige

Auf der Registerkarte Sonstige (siehe Abb.6) wird die Option Statusfenster automatisch anzeigen definiert. Durch das Aktivieren dieser Option wird das Fenster mit dem Fortschritt der Synchronisation von Daten automatisch angezeigt. Dieses Fenster wird unter anderem automatisch angezeigt, wenn Outlook beim Programmstart synchronisiert wird, oder wenn die Daten gerade synchronisiert werden.

Die Option Nachrichtenstatus gelesen/ungelesen synchronisieren bestimmt, ob der Syncing Master den Status der gelesenen Nachrichten in den öffentlichen Ordnern synchronisieren wird. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Siehe Aktivierung der Synchronisation von gelesenen/ungelesenen Nachrichten.

Die Option Daten vor dem Senden an den Syncing Master komprimieren bestimmt, ob die Daten, bevor sie die an den Syncing Master durch das Addin geschickt werden, komprimiert werden sollen. Sie erhöht die Kommunikationsgeschwindigkeit zwischen dem MS Outlook-Addin und dem Syncing Master (vor allem, wenn der Syncing Master auf einem Server installiert wird, der über das Internet zugänglich ist).

Im Feld Lokale Datei für Outlook-Profil wird der Pfad zu der PST-Datei angegeben, in der eine lokale Kopie der Daten aus öffentlichen Ordnern gespeichert ist. Durch die Aufrechterhaltung einer lokalen Kopie der Daten kann das Programm aus dem Syncing Master nur diejenigen Daten abrufen, die geändert wurden, als das MS Outlook-Addin keine Verbindung mit dem Syncing Master hatte. Im Endeffekt wird die Synchronisation wesentlich schneller und effizienter. Die lokale Kopie der Daten ermöglicht Ihnen auch im Offline-Modus zu arbeiten, wenn es keine physikalische Verbindung mit dem CodeTwo Public Folders Syncing Master gibt.

Im Feld Angemeldeter Benutzer ist der Benutzer angegeben, der zur Zeit im Windows angemeldet ist. Der Namen wird in der Verwaltung von Zugriffsrechten des CodeTwo Public Folders bei der Gewährung der Zugriffsrechte der Benutzer auf öffentliche Ordner verwendet.

Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Sonstige.
Abb.6. Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Sonstige.

Hinzufügen von öffentlichen Ordnern in den Outlook-Profil

Nachdem Sie das CodeTwo Public Folders MS Outlook-Addin auf dem Standardprofil des Outlook-Benutzers installieren, wird eine neue C2PublicFolders-Ordnerstruktur erstellt, in der Sie öffentliche Ordner erstellen können (siehe Abb.7). Um die öffentlichen Ordner zu sehen, wählen Sie die Ansicht Ordnerliste, und klicken Sie auf der CodeTwo Public Folders Symbolleiste Alle öffentlichen Ordner anzeigen. Optional, um eine Liste der Ordner im Outlook 2000/XP einzublenden, wählen Sie aus dem Hauptmenü Ansicht | Ordnerliste. Im Outlook 20003/2007 wählen Sie Wechseln zu | Ordnerliste, oder drücken Sie Strg+6:

Öffentliche Ordner auf der Ordnerliste im Outlook.
Abb.7. Öffentliche Ordner auf der Ordnerliste im Outlook.

Wenn Sie nach der Installation den Outlook mit einem anderen Profil als das Standardprofil starten (oder wenn Sie sich als ein anderer Benutzer einloggen), wird ein Fenster mit der Frage angezeigt, ob Sie öffentliche Ordner zum Profil hinzufügen möchten (siehe Abb.8):

Das Programm fragt, ob Sie öffentliche Ordner zur Ordnerliste im Outlook hinzufügen wollen.
Abb.8. Das Programm fragt, ob Sie öffentliche Ordner zur Ordnerliste im Outlook hinzufügen wollen.

Wenn Sie Nein, die Frage nicht mehr anzeigen klicken, werden öffentliche Ordner nicht zu dem Profil hinzugefügt und das Fenster wird nicht mehr angezeigt. In diesem Fall, wenn Sie sie manuell zum Profil hinzufügen wollen, gehen Sie wie folgt:

Outlook 98/2000
1. Starten Sie Outlook mit dem Profil, zu dem Sie die öffentlichen Ordner hinzuzufügen wollen.
2. Im Hauptmenü von Outlook wählen Sie Extras | Dienste.
3. Im Fenster Dienste, klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Im Fenster Dienst zum Profil hinzufügen wählen Sie den C2PublicFolders Dienst und klicken Sie auf OK.
5. Es wird das Syncing Master-Konfigurationsfenster von CodeTwo Public Folders angezeigt. Wählen Sie den Syncing Master und klicken Sie auf OK.
6. Klicken Sie auf OK, um das Fenster Dienste zu schließen.

Outlook XP/2003/2007
1. Starten Sie Outlook mit dem Profil, zu dem Sie die öffentlichen Ordner hinzuzufügen wollen.
2. Im Hauptmenü von Outlook wählen Sie Datei | Neu | Outlook Daten-Datei.
oder
Im Hauptmenü von Outlook wählen Sie Extras | Optionen | E-Mail-Setup, klicken Sie die Taste Datendateien und dann die Taste Hinzufügen.
3. Im Fenster Neue Outlook-Datendatei wählen Sie den C2PublicFolders Dienst und klicken Sie OK.
4. Es wird das Syncing Master-Konfigurationsfenster von CodeTwo Public Folders angezeigt. Wählen Sie den Syncing Master und klicken Sie auf OK.
5. Klicken Sie Schließen und OK.

Erstellung von neuen öffentlichen Ordnern (Outlook 2003/2007)
Erstellung von neuen öffentlichen Ordnern (Outlook 98/2000/XP)

Löschen von öffentlichen Ordnern vom Outlook-Profil

Wenn Sie die öffentlichen Ordner aus dem aktuellen Outlook-Profil löschen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner C2PublicFolders und wählen Sie aus dem Popup-Menü C2PublicFolders Schließen.