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Veröffentlichung von persönlichen Ordnern
Dank der Funktion der Veröffentlichung von persönlichen Ordnern können Sie Ihre E-Mail-Postfächer, Kalender, Kontakte, Aufgaben, etc., ganz einfach mit anderen Benutzern, mit denen Sie jeden Tag arbeiten, teilen.

Der Arbeitskomfort im Outlook ändert sich nicht. Sie brauchen auf Ihre Gewohnheiten nicht zu verzichten und können wie gewohnt mit Ihrem privaten Kalender, Aufgaben, E-Mail-Postfächer und Kontakten arbeiten. Sie können immer noch die Erinnerungsfunktion benutzen, oder die Daten mit mobilen Geräten synchronisieren. Es öffnen sich jedoch völlig neue Möglichkeiten vor Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wie Sie den Outlook für die Gruppenarbeit nutzen können. Nach der Veröffentlichung des von Ihnen ausgewählten Ordners, können andere Benutzer neue Termine und Aufgaben direkt in Ihren persönlichen Ordnern erstellen. Sie können Ordner durchsuchen und Ihre persönliche Kontakt-Datenbank ergänzen, sie können auch Zugriff auf Ihre gesendeten oder empfangenen E-Mails haben.

Die Benutzer können ihre persönlichen Ordner an die Mitarbeiter veröffentlichen.
Abb.1. Die Benutzer können ihre persönlichen Ordner an die Mitarbeiter veröffentlichen.

Während Sie mit privaten Daten in persönlichen Ordnern arbeiten, sehen andere Benutzer Ihre veröffentlichten Ordner in einem speziellen öffentlichen Ordner namens Ordner eines anderen Benutzers. In diesem Ordner, wird eine separate Struktur für jeden Benutzer erstellt, der seine Ordner veröffentlicht (siehe Abb.1)

Es ist wichtig, dass die Zugriffsrechte angemessen definiert werden, weil die Daten in Ihrem Netz öffentlich zugänglich werden. Standardmäßig, sobald die Daten veröffentlicht sind, hat jeder Benutzer das Recht Ihre Daten nur zu lesen, Sie aber als Eigentümer können die Zugriffsrechte beliebig ändern.

Die Elemente in den veröffentlichten Ordner, die als Privat gekennzeichnet sind, sind immer für andere Benutzer unsichtbar. Sie können in diesen Ordnern Ihre privaten Daten speichern, zu denen niemand Zugriff hat, obwohl Sie veröffentlicht sind.

Mehr Informationen zu:
Veröffentlichung eines persönlichen Ordners an andere Benutzer
Zugriffsrechte-Verwaltung auf persönliche Ordner
Öffnen von den veröffentlichten persönlichen Ordnern anderer Benutzer


Veröffentlichung eines persönlichen Ordners an andere Benutzer

Lesen Sie die verkürzte Einleitung

Es gibt zwei Möglichkeiten einen persönlichen Ordner an die anderen Benutzern zu veröffentlichen.

Erste Möglichkeit

Um einen ausgewählten persönlichen Ordner an die anderen Benutzern zu veröffentlichen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dem Ordner und wählen aus dem Kontextmenü Diesen Ordner veröffentlichen... (siehe Abb.2).

Die Veröffentlichung eines persönlichen Ordners mit Hilfe von Kontextmenü.
Abb.2 Die Veröffentlichung eines persönlichen Ordners mit Hilfe von Kontextmenü.


Nach der Veröffentlichung eines Ordners, wird eine Auflistung der Rechte der Benutzer auf den Ordner angezeigt (siehe Abb.3). Geben Sie den Benutzern die entsprechenden Rechte und klicken Sie auf OK. Standardmäßig haben alle Benutzer nur das Recht, den Ordner zu lesen - sie können also keine Änderungen daran vornehmen. Mehr über Vergabe von Rechten finden Sie im Abschnitt Zugriffsrechte-Verwaltung.

Das Fenster der Zugriffsrechte-Verwaltung.
Abb.3 Das Fenster der Zugriffsrechte-Verwaltung.


Zweite Möglichkeit

Aus dem Outlook-Menü, wählen Sie Public Folders | Meine veröffentlichten Ordner, oder klicken Sie auf Meine veröffentlichten Ordner auf der Symbolleiste von CodeTwo Public Folders. Ein Fenster mit einer Liste Ihrer veröffentlichten persönlichen Ordnern wird angezeigt (siehe Abb.4). Wenn Sie einen persönlichen Ordner nicht mehr veröffentlichen wollen, markieren Sie ihn auf der Liste und klicken Sie auf die Taste Veröffentlichung stoppen. Wenn Sie keine Ordner veröffentlichen, wird die Liste leer.

Das Fenster mit der Liste der veröffentlichten persönlichen Ordnern.
Abb.4. Das Fenster mit der Liste der veröffentlichten persönlichen Ordnern.

Klicken Sie die Taste Veröffentlichen und aus der Struktur der persönlichen Ordner wählen Sie den Ordner, den sie veröffentlichen wollen (siehe Abb.5).

Auswahl eines persönlichen Ordners zur Veröffentlichung.
Abb.5. Auswahl eines persönlichen Ordners zur Veröffentlichung.

Nach der Bestätigung mit OK erscheint automatisch das Fenster der Zugriffsrechte-Verwaltung auf den freigegebenen Ordner (siehe Abb.6). Standardmäßig hat jeder Benutzer nur das Recht, die Daten zu lesen. Um die Rechte für einen neuen Benutzer zu definieren klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, geben Sie den Benutzernamen (der Namen, den sie bei der Windows-Anmeldung benutzen) und klicken Sie auf OK. In die Liste wird ein neuer Benutzer hinzugefügt. Durch das Aktivieren/Deaktivieren der entsprechenden Rechte, können Sie nun die Operationen festlegen, die der Benutzer am Ordner durchführen kann.

Bestimmen der Rechte auf den Ordner für den neuen Benutzer.
Abb.6. Bestimmen der Rechte auf den Ordner für den neuen Benutzer.

Auf der Benutzerliste befindet sich ein spezieller Benutzer namens Default. Die Rechte die er besitzt bestimmen die Standard-Stufe der Zugriffsrechte auf den Ordner. Jeder Benutzer, der nicht direkt zu der Liste hinzugefügt wird hat die Standard-Zugriffsrechte auf den Ordner (also die gleichen, wie der Benutzer Default).

Wenn Sie einen Benutzer aus der Liste entfernen wollen, markieren Sie ihn und klicken Sie auf Benutzer entfernen. Er wird aus der Liste entfernt und von nun an wird er die standardmäßigen Zugriffsrechte auf den ausgewählten Ordner besitzen.

Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

Zugriffsrechte-Verwaltung auf persönliche Ordner

Die folgende Tabelle beschreibt die Rechte, die dem Benutzer zum Ordner zugeschrieben werden können:

Name des Rechts Beschreibung
Elemente lesen Der Benutzer kann Elemente im Ordner lesen. Wenn er dieses Recht nicht besitzt, sieht er nur einen leeren Ordner.
Eigene Elemente editieren Der Benutzer kann eigene Elemente im Ordner editieren.
Alle Elemente editieren Der Benutzer kann alle Elemente im Ordner editieren.
Eigene Elemente löschen Der Benutzer kann eigene Elemente im Ordner löschen.
Alle Elemente löschen Der Benutzer kann alle Elemente im Ordner löschen. Dieses Recht erlaubt es nicht, den Ordner zu löschen. Um den Ordner zu löschen ist das Recht Ordnereigentümer erforderlich.
Elemente erstellen Der Benutzer kann neue Elemente in dem Ordner erstellen.
Unterordner erstellen Dieses Recht hat keine Bedeutung, weil andere Benutzer keine Unterordner in deinen veröffentlichten persönlichen Ordnern erstellen können.
Sichtbare Ordner Der Benutzer kann dem Ordner sehen. Wenn der Benutzer dieses Recht nicht besitzt, kann er weder den Ordner, noch die Unterordner sehen.
Ordnereigentümer Nur der Benutzer, der dieses Recht besitzt, kann den Ordner löschen, seinen Namen ändern und die Rechte anderer Benutzer auf den Ordner bestimmen. Der Ordner kann mehrere Eigentümer haben, einer davon muss jedoch den Ordner veröffentlichen.

Es muss darauf hingewiesen werden, dass die meisten Rechte unabhängig voneinander sind. Der Benutzer kann zum Beispiel das Recht Elemente erstellen besitzen, aber nicht das Recht Elemente lesen. Obwohl in diesem besonderen Fall, nach dem Erstellen eines Elements wird er für die aktuelle Sitzung sichtbar bleiben, und verschwinden, wenn Outlook neu gestartet wird.

Die Rechte, die voneinander abhängig sind, sind Eigene Elemente editieren und Alle Elemente editieren sowie Eigene Elemente löschen und Alle Elemente löschen - dies erfolgt aus ihrer Logik. Der Benutzer kann das Recht Alle Elemente editieren besitzen und gleichzeitig das Recht Eigene Elemente editieren nicht besitzen, das gleiche gilt für die Rechte über das Löschen von Elementen.

Die Elemente in den veröffentlichten Ordner, die als Privat gekennzeichnet sind, sind immer für andere Benutzer unsichtbar. Sie können in diesen Ordnern Ihre privaten Daten speichern, zu denen niemand Zugriff hat, obwohl Sie veröffentlicht sind.


Öffnen von den veröffentlichten persönlichen Ordnern anderer Benutzer

Lesen Sie die verkürzte Einleitung

Um den veröffentlichten Ordner eines anderen Benutzers zu öffnen, wählen Sie im Outlook Public Folders | Veröffentlichte Ordner anderer Benutzer, oder klicken Sie auf die Taste Veröffentlichte Ordner anderer Benutzer, die sich auf der CodeTwo Public Folders Symbolleiste befindet. Ein Fenster mit einer Liste der veröffentlichten Ordner wird angezeigt (siehe Abb.7). Wenn Sie bisher noch keinen Ordner geöffnet haben, wird diese Liste leer.

Die Liste der geöffneten veröffentlichten Ordner anderer Benutzer.
Abb.7. Die Liste der geöffneten veröffentlichten Ordner anderer Benutzer.

Wenn Sie einen veröffentlichten Ordner öffnen wollen, klicken Sie auf Ordner öffnen. Eine Liste aller veröffentlichten Ordner wird angezeigt (siehe Abb.8).

Die Liste aller veröffentlichten Ordner, die geöffnet werden können.
Abb.8. Die Liste aller veröffentlichten Ordner, die geöffnet werden können.

Benutzer, die ihre Ordner veröffentlichen, werden von Domänen-Namen oder den Rechner-Namen (wenn es keine Domäne gibt) und ihren Windows-Konto (der Namen, den sie bei der Windows-Anmeldung benutzen) identifiziert.

Wählen Sie den Ordner, den Sie öffnen wollen und klicken Sie auf OK (siehe Abb.9). Ein Fenster mit dem Ordnernamen wird angezeigt (siehe Abb.9). Sie können den Ordnernamen, unter welchem der Ordner auf der Liste angezeigt wird, ändern. Klicken Sie auf OK.

Sie können den Ordnernamen, unter welchem der Ordner angezeigt wird, ändern.
Abb.9. Sie können den Ordnernamen, unter welchem der Ordner angezeigt wird, ändern.

Der Ordner wird auf der Liste der geöffneten Ordner angezeigt (siehe Abb.7), sowie in der C2PublicFolders Ordner-Struktur, in dem Ordner eines anderen Benutzers (siehe Abb.10). Sie können jetzt auf den Ordner zugreifen und die Daten bearbeiten. Die Operationen, die Sie auf den Elementen des Ordners durchführen, können von den Zugriffsrechten abhängen, die Ihnen von dem Ordnereigentümer vergeben wurden.

Wenn der persönliche Ordner eines anderen Benutzers geöffnet wird, erscheint er nicht in Ihren persönlichen Ordner, sondern in dem entsprechenden Zweig der öffentlichen Ordner-Struktur von C2PublicFolders (siehe Abb.10).

Die veröffentlichten Ordner anderer Benutzer werden in den öffentlichen Ordnern von C2PublicFolders angezeigt.
Fig.10. Die veröffentlichten Ordner anderer Benutzer werden in den öffentlichen Ordnern von C2PublicFolders angezeigt.

Wenn Sie den veröffentlichten Ordner eines anderen Benutzers schließen wollen klicken Sie auf diesen in der Ordnerliste der geöffneten Ordner und klicken Sie die Taste Ordner schließen (siehe Abb.7).