Benutzerhandbuch
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Wenn Sie CodeTwo Public Folders 4.6.3 (oder älter) benutzen, gehen Sie bitte zu diesem Handbuch.

Einleitung
CodeTwo Public Folders ist eine Erweiterung für Microsoft Outlook zum Teilen eigener Ressourcen mit anderen Benutzern im lokalen Netzwerk. Im Resultat können die gleichen Daten zur selben Zeit von mehreren PCs aus bearbeitet werden. Jede Änderung in einem öffentlichen bzw. freigegebenen Ordner wird sofort für alle anderen Benutzer sichtbar. Mithilfe des Programms erstellen, bearbeiten und löschen Sie Ordner und Outlook-Elemente jeglichen Typs. Dies betrifft Kalender, Kontakte, E-Mails, Aufgaben, Journals und Notizen gleichermaßen wie die Ordner, welche Office-Dateien (z.B. Word-Dokumente oder Excel-Tabellen) beinhalten.

Aus Sicht des Benutzers unterscheidet sich die Arbeit mit den öffentlichen Ordnern kaum von der Arbeit mit privaten Outlook-Ordnern. Dies ermöglicht einen direkten und reibungslosen Einstieg in die Gruppenarbeit und erweist sich als besonders zeit- und aufwandsparend.

Installation

Die Installation und Konfiguration des Programms sind sehr einfach. Zuerst installieren Sie den Syncing Master (keine zusätzliche Konfiguration nötig) auf einem Rechner in Ihrem Netzwerk. Anschließend installieren Sie das Outlook-Add-in auf all den Rechnern, auf denen die öffentlichen Ordner synchronisiert werden sollen. Für einen schnellen Test der Funktionsweise von CodeTwo Public Folders brauchen Sie nicht einmal den Syncing Master zu installieren - Sie können unseren CodeTwo Demo-Server im Internet benutzen. Mehr...

Beispiele für die praktische Anwendung

Die breit gefächerten Funktionen von CodeTwo Public Folders erlauben den Einsatz des Programms in unzähligen Szenarien der Gruppenarbeit. Ob Führung eines gemeinsamen Kalenders und Terminplans, Buchung von Ressourcen direkt in einem öffentlichen Kalender oder Veröffentlichung privater Kalender für andere Benutzer, CodeTwo Public Folders liefert hierzu eine ausgefuchste Lösung. Ebenfalls möglich ist das Teilen der Kontaktedatenbank und des Firmenadressbuchs mit anderen Angestellten, sowie die Erstellung eines gemeinsamen Posteingangs für E-Mails, die Führung eines internen Firmenblogs, Verwaltung von Projekten und Delegierung von Aufgaben, ähnlich wie das Teilen von Dokumenten mit anderen Benutzern.

Mehr Beispiele für die praktische Anwendung.

Freigabe von persönlichen Ordnern

Dank der Funktion zur Freigabe von persönlichen Ordnern kann jeder Benutzer seine privaten Daten, befristet oder dauerhaft, für andere Kollegen zugänglich machen. Mehr...

Öffentliche Ordner

Die öffentlichen Ordner in Outlook sind der Ort, wo einzelne Benutzer ihre Daten untereinander austauschen und gemeinsam bearbeiten können. Dies sind zum Beispiel diverse Gruppen-Kalender, Kontaktedatenbanken, öffentliche Posteingänge und Postausgänge, Aufgaben für unterschiedliche Gruppen. Mehr...

Zugriffsrechte auf öffentliche/freigegebene Daten

Zugriffsrechte auf die öffentlichen Ordner können entweder vom Administrator oder, bei freigegebenen Ordnern, von dem jeweiligen Ordner-Inhaber über das bequeme Programm-Interface definiert werden. Mehr...

Offline-Modus

Mit den öffentlichen Ordnern kann man selbst dann arbeiten, wenn der Computer vorübergehend nicht an das lokale Netzwerk angeschlossen ist. In diesem Fall werden sämtliche Datenänderungen lokal gespeichert. Die Synchronisation erfolgt, sobald die Verbindung zum Netzwerk wieder hergestellt ist. Der Offline-Modus erweist sich als besonders vorteilhaft, wenn Sie häufig außerhalb der Firma arbeiten und/oder einen Laptop benutzen. Mehr...

Architektur Outlook-Add-in - Syncing Master

CodeTwo Public Folders besteht aus zwei separaten Modulen: dem Outlook-Add-in und dem Syncing Master. Das Outlook-Add-in ermöglicht den Zugriff auf die öffentlichen Ordner in Outlook. Der Syncing Master synchronisiert den Datenfluss zwischen allen Outlook-Add-ins und steuert die Programm-Datenbank. Mehr...