Die bewährteste E-Mail-Signatursoftware für Exchange Server

E-Mail-Anhänge stehen in engem Zusammenhang mit der Leistung und Sicherheit der IT-Infrastruktur, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Anhänge beeinträchtigen einerseits die Kapazität der Postfachdatenbank in Exchange Server und sind häufig Träger von Malware und Viren. Dennoch sind sie für Unternehmen unverzichtbar, da sie der Übermittlung von Angeboten, Rechnungen, Preisanfragen und anderen wichtigen Dateien dienen. Sehr oft enthalten E-Mail-Anhänge personenbezogene Daten, die den Grundsätzen der DSGVO, des CCPA und ähnlicher Datenschutzgesetze unterliegen und nicht von unbefugten Mitarbeitern verarbeitet werden dürfen. Daher ist es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, maßgeschneiderte Richtlinien zur Kontrolle von E-Mail-Anhängen anzuwenden, die das Unternehmensnetzwerk schützen und es den Benutzern ermöglichen, nur bestimmte Dateien zu senden und zu empfangen.

Obwohl Exchange Server einige integrierte Funktionen in den Nachrichtenflussregeln (Transportregeln) bietet, fehlen diesen Regeln mehrere Möglichkeiten, um Anhänge in E-Mails vollständig zu steuern. Mit reinen Nachrichtenflussregeln ist es z. B. nicht möglich, Anhänge zu entfernen, zu komprimieren oder zu archivieren. Ebenso lassen sich diese Regeln nicht so konfigurieren, dass Dateien automatisch zu E-Mails hinzugefügt werden. Diese Funktion kann sich beispielsweise für automatische Antworten, die von Ihrem Vertriebsteam gesendet werden, oder für allgemeine Marketingkorrespondenz als nützlich erweisen.

Hier macht CodeTwo Email Signatures On-prem den Unterschied. Sie können diese Einschränkungen überwinden, indem Sie Ihrer Exchange-Umgebung die folgenden Funktionen hinzufügen:

• Entfernen Sie Anhänge aus E-Mails abhängig von Dateigröße oder -typ, Senderichtung, Nachrichtenkopf oder Absender-/Empfängereigenschaften.
• Komprimieren Sie Anhänge, die ein bestimmtes Größenlimit überschreiten.
• Blockieren Sie Anhänge mit einer bestimmten Erweiterung oder beim Überschreiten einer bestimmten Anzahl von Bytes.
• Leiten Sie E-Mails mit Anhängen an Ihren Datenschutzbeauftragten weiter.
• Speichern Sie Anhänge auf einem dafür vorgesehenen Laufwerk mit gleichzeitiger Benachrichtigung der Empfänger.
• Fügen Sie Anhänge zu E-Mails gemäß vordefinierten Regeln hinzu.
• Implementieren Sie eigene Richtlinien zur Kontrolle von Anhängen, um die Einhaltung der DSGVO, des CCPA und ähnlicher Datenschutzgesetze zu gewährleisten.

Hier finden Sie den vollständigen Vergleich zwischen CodeTwo Email Signatures On-prem und den nativen Exchange-Nachrichtenflussregeln