Einstellungen von MS Outlook-Addin
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Im CodeTwo Public Folders-Installationsprogramm sind zwei Module enthalten: der Syncing Master und das MS Outlook-Addin.
Der Syncing Master wird auf einem Rechner in Ihrem lokalen Netzwerk installiert und übernimmt die Kommunikation und Synchronisation zwischen
den MS Outlook-Addins. Sie brauchen die MS Outlook-Addins auf diesen Rechnern im lokalen Netzwerk zu installieren, auf denen Sie öffentliche
Ordner im Microsoft Outlook verwenden möchten. Wenn Sie auf dem Rechner mit dem installierten Syncing Master die Outlook-Daten auch teilen möchten,
brauchen Sie dort auch das CodeTwo Public Folders MS Outlook-Addin zu installieren.
Lesen Sie über Programminstallation.
Detaillierten Beschreibungen zur Konfiguration von MS Outlook- Addin finden Sie unten aufgelistet:
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Einstellungen von MS Outlook-Addin
Wenn Sie Ihre aktuellen Einstellungen von CodeTwo Public Folders MS Outlook-Addin ändern oder überprüfen wollen, wählen Sie im Outlook-Menü Public Folders, Optionen. Ein Fenster mit den Einstellungen des Programms wird angezeigt.
Registerkarte Syncing Master
Auf der Syncing Master Registerkarte (siehe Abb.4) wird CodeTwo Public Folders Syncing Master definiert, der von MS Outlook-Addins verwendet wird. Wenn die Option Benutzen Sie den Syncing Master auf dem Demo-Server von CodeTwo aktiviert ist, wird das Programm die öffentlichen Ordner auf unserem Demo-Server zeigen. Der Demo-Server darf nur für Testzwecke verwendet werden, da die Daten in öffentlichen Ordnern für alle Benutzer, die mit dem Server verbunden sind, sichtbar sind. Lesen Sie mehr über CodeTwo Demo-Server Syncing Master.
Wenn Sie einen Rechner in Ihrem Netzwerk als den Syncing Master verwenden, um den in der täglichen Arbeit zu verwenden, oder auf ihm die wichtigen und vertraulichen Daten zu stellen, aktivieren Sie die Option Benutzen Sie einen eigenen Syncing Master und geben Sie den Namen (oder IP-Adresse) dieses Rechners ein. Um den Rechner aus der Netzwerk-Umgebung zu wählen, können Sie auch die Taste Durchsuchen benutzen. Wenn der Syncing Master einen anderen TCP-Port benutzt, klicken Sie auf TCP-Port um die Nummer einzugeben. Um zu überprüfen, ob Sie richtig mit dem Syncing Master verbunden sind, verwenden Sie die Taste Testen.
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| Abb.1. Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Syncing Master. |
Registerkarte Logbuchdateien
Auf der Logbuchdateien Registerkarte (Abb.5.) im Feld Speicherort ist der Pfad zum Ordner mit den Logbuchdateien (diagnostische Informationen in Text-Dateien) angegeben. Die Logging-Stufe sollte auf Standard eingestellt werden. Bitte stellen Sie es ein auf Detailliert nur dann, wenn es Probleme mit Datensynchronisation gibt. Die Schaltfläche Senden dient zum Senden von Logbuchdateien an den technischen Support.
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| Abb.2. Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Logbuchdateien. |
Registerkarte Sonstige
Auf der Registerkarte Sonstige (Abb.3) wird die Option Statusfenster automatisch anzeigen definiert. Durch das Aktivieren dieser Option wird das Fenster mit dem Fortschritt der Synchronisation von Daten automatisch angezeigt. Dieses Fenster wird unter anderem automatisch angezeigt, wenn Outlook beim Programmstart synchronisiert wird, oder wenn die Daten gerade synchronisiert werden.
Die Option Nachrichtenstatus gelesen/ungelesen synchronisieren bestimmt, ob der Syncing Master den Status der gelesenen Nachrichten in den öffentlichen Ordnern synchronisieren wird. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Siehe Aktivierung der Synchronisation von gelesenen/ungelesenen Nachrichten.
Die Option Daten vor dem Senden an den Syncing Master komprimieren bestimmt, ob die Daten, bevor sie die an den Syncing Master durch das Addin geschickt werden, komprimiert werden sollen. Sie erhöht die Kommunikationsgeschwindigkeit zwischen dem MS Outlook-Addin und dem Syncing Master (vor allem, wenn der Syncing Master auf einem Server installiert wird, der über das Internet zugänglich ist).
Die Option Gelöschte Elemente in den Ordner Gelöschte Objekte übertragen definiert, ob die von den Benutzern gelöschte Elemente in C2PublicFolders Strukturbaum übertragen werden sollen. Dadurch kann der Benutzer die gelöschten Elemente jede Zeit wiederherstellen.
Auch wenn diese Option nicht aktiviert ist, kann der Administrator alle gelöschten Daten in der Registerkarte Wiederherstellen von Elementen herstellen.
Im Feld Lokale Datei für Outlook-Profil wird der Pfad zu der PST-Datei angegeben, in der eine lokale Kopie der Daten aus öffentlichen Ordnern gespeichert ist. Durch die Aufrechterhaltung einer lokalen Kopie der Daten kann das Programm aus dem Syncing Master nur diejenigen Daten abrufen, die geändert wurden, als das MS Outlook-Addin keine Verbindung mit dem Syncing Master hatte. Im Endeffekt wird die Synchronisation wesentlich schneller und effizienter. Die lokale Kopie der Daten ermöglicht Ihnen auch im Offline-Modus zu arbeiten, wenn es keine physikalische Verbindung mit dem CodeTwo Public Folders Syncing Master gibt.
Im Feld Angemeldeter Benutzer ist der Benutzer angegeben, der zur Zeit im Windows angemeldet ist. Der Namen wird in der Verwaltung von Zugriffsrechten des CodeTwo Public Folders bei der Gewährung der Zugriffsrechte der Benutzer auf öffentliche Ordner verwendet.
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| Abb.3. Einstellungen von MS Outlook-Addin - Registerkarte Sonstige. |
Hinzufügen von öffentlichen Ordnern in den Outlook-Profil
Nachdem Sie das CodeTwo Public Folders MS Outlook-Addin auf dem Standardprofil des Outlook-Benutzers installieren, wird eine neue C2PublicFolders-Ordnerstruktur erstellt, in der Sie öffentliche Ordner erstellen können (Abb.4.). Um die öffentlichen Ordner zu sehen, wählen Sie die Ansicht Ordnerliste, und klicken Sie auf der CodeTwo Public Folders Symbolleiste Alle öffentlichen Ordner anzeigen. Optional, um eine Liste der Ordner im Outlook 2000/XP einzublenden, wählen Sie aus dem Hauptmenü Ansicht | Ordnerliste. Im Outlook 20003/2007/2010 wählen Sie Wechseln zu | Ordnerliste, oder drücken Sie Strg+6:
Wenn Sie nach der Installation den Outlook mit einem anderen Profil als das Standardprofil starten (oder wenn Sie sich als ein anderer Benutzer einloggen), wird ein Fenster mit der Frage angezeigt, ob Sie öffentliche Ordner zum Profil hinzufügen möchten (siehe Abb.5):
Wenn Sie Nein, die Frage nicht mehr anzeigen klicken, werden öffentliche Ordner nicht zu dem Profil hinzugefügt und das Fenster wird nicht mehr angezeigt. In diesem Fall, wenn Sie sie manuell zum Profil hinzufügen wollen, gehen Sie wie folgt:
Outlook 98/2000
Outlook XP/2003/2007/2010
Löschen von öffentlichen Ordnern vom Outlook-Profil
Wenn Sie die öffentlichen Ordner aus dem aktuellen Outlook-Profil löschen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner C2PublicFolders und wählen Sie aus dem Popup-Menü C2PublicFolders Schließen.
Nachdem Sie das CodeTwo Public Folders MS Outlook-Addin auf dem Standardprofil des Outlook-Benutzers installieren, wird eine neue C2PublicFolders-Ordnerstruktur erstellt, in der Sie öffentliche Ordner erstellen können (Abb.4.). Um die öffentlichen Ordner zu sehen, wählen Sie die Ansicht Ordnerliste, und klicken Sie auf der CodeTwo Public Folders Symbolleiste Alle öffentlichen Ordner anzeigen. Optional, um eine Liste der Ordner im Outlook 2000/XP einzublenden, wählen Sie aus dem Hauptmenü Ansicht | Ordnerliste. Im Outlook 20003/2007/2010 wählen Sie Wechseln zu | Ordnerliste, oder drücken Sie Strg+6:
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| Abb.4. Öffentliche Ordner auf der Ordnerliste im Outlook. |
Wenn Sie nach der Installation den Outlook mit einem anderen Profil als das Standardprofil starten (oder wenn Sie sich als ein anderer Benutzer einloggen), wird ein Fenster mit der Frage angezeigt, ob Sie öffentliche Ordner zum Profil hinzufügen möchten (siehe Abb.5):
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| Abb.5. Das Programm fragt, ob Sie öffentliche Ordner zur Ordnerliste im Outlook hinzufügen wollen. |
Wenn Sie Nein, die Frage nicht mehr anzeigen klicken, werden öffentliche Ordner nicht zu dem Profil hinzugefügt und das Fenster wird nicht mehr angezeigt. In diesem Fall, wenn Sie sie manuell zum Profil hinzufügen wollen, gehen Sie wie folgt:
Outlook 98/2000
| 1. | Starten Sie Outlook mit dem Profil, zu dem Sie die öffentlichen Ordner hinzuzufügen wollen. |
| 2. | Im Hauptmenü von Outlook wählen Sie Extras, Dienste. |
| 3. | Im Fenster Dienste, klicken Sie auf Hinzufügen. |
| 4. | Im Fenster Dienst zum Profil hinzufügen wählen Sie den C2PublicFolders Dienst und klicken Sie auf OK. |
| 5. | Es wird das Syncing Master-Konfigurationsfenster von CodeTwo Public Folders angezeigt. Wählen Sie den Syncing Master und klicken Sie auf OK. |
| 6. | Klicken Sie auf OK, um das Fenster Dienste zu schließen. |
Outlook XP/2003/2007/2010
| 1. | Starten Sie Outlook mit dem Profil, zu dem Sie die öffentlichen Ordner hinzuzufügen wollen. |
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Im Hauptmenü von Outlook wählen Sie Datei, Neu, Outlook Daten-Datei.
oder
Im Hauptmenü von Outlook wählen Sie Extras, Optionen, E-Mail-Setup, klicken Sie die Taste Datendateien und dann die Taste Hinzufügen.
oder
Auf dem Menüband von Outlook 2010 Registerkarte Start klicken Sie Neue Elemente, Weitere Elemente, Outlook-Datendatei.
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| 3. | Im Fenster Neue Outlook-Datendatei wählen Sie den C2PublicFolders Dienst und klicken Sie OK. |
| 4. | Es wird das Syncing Master-Konfigurationsfenster von CodeTwo Public Folders angezeigt. Wählen Sie den Syncing Master und klicken Sie auf OK. |
| 5. | Klicken Sie Schließen und OK. |
| Erstellung von neuen öffentlichen Ordnern (Outlook 2003/2007/2010) |
| Erstellung von neuen öffentlichen Ordnern (Outlook 98/2000/XP) |
Löschen von öffentlichen Ordnern vom Outlook-Profil
Wenn Sie die öffentlichen Ordner aus dem aktuellen Outlook-Profil löschen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner C2PublicFolders und wählen Sie aus dem Popup-Menü C2PublicFolders Schließen.