CodeTwo CatMan

CodeTwo CatMan

Outlook-Kategorien synchronisieren

Mit CodeTwo CatMan können Sie Kategorien von Microsoft Outlook mit anderen Usern im lokalen Netz teilen und verwalten. Nach der Installation von CodeTwo CatMan und der Erstellung einer gemeinsamen Konfigurationsdatei können Sie ganz einfach einen Mechanismus zur zentralen Verwaltung der gemeinsamen Kategorien in Outlook einrichten, sowohl im lokalen Netzwerk, als auch im Internet.

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Wenn Sie nach einem Programm zur Datensynchronisation zwischen mehreren Outlook-Usern im lokalen Netzwerk suchen, erfahren Sie mehr über CodeTwo Public Folders.

Mit CodeTwo CatMan werden in Outlook öffentliche und private Kategorien eingeführt. Die öffentlichen Kategorien sind in einer externen Konfigurationsdatei definiert. Sie sind gemeinsam für alle Benutzer im Netzwerk. Die Datei kann entweder im lokalen Netzwerk oder auf einem WWW- oder FTP-Server gespeichert werden. Daher können selbst diejenigen Mitarbeiter die öffentlichen Kategorien teilen, die sich oftmals außerhalb der Firma bewegen.

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Jeder einzelne User kann in Outlook seine privaten Kategorien erstellen, sie werden nur für ihn allein sichtbar. In der Kategorienliste in Outlook sieht der User sowohl die öffentlichen, als auch seine privaten Kategorien. Solange das Outlook ausgeführt wird, überprüft das Programm permanent die öffentliche Kategoriendatei. Sobald eine neue Kategorie hinzugefügt wird oder eine bestehende Kategorie geändert oder gelöscht wird, wird die Kategorienliste in seinem Outlook aktualisiert.

Das Programm enthält einen Kategorieneditor, mit dem man bequem die öffentlichen und die privaten Kategorien bearbeiten kann. Der Administrator kann Zugriffsrechte auf die Datei mit den öffentlichen Kategorien, die im Lokalnetz gehostet wird, festlegen und somit bestimmen, welche Benutzer die Kategorien editieren dürfen.

Der Administrator hat außerdem die Möglichkeit, die Datei mit den öffentlichen Kategorien auf einem öffentlichen WWW-Server zu platzieren. In diesem Fall kann nur er selbst die öffentlichen Kategorien bearbeiten. Die User werden keine Zugriffsrechte auf diese Datei haben. Der Zugriff auf die Datei kann ebenfalls eingeschränkt werden, indem diese auf einem FTP-Server platziert wird, welcher eine Authentifizierung erfordert.

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Funktionsweise

Nach abgeschlossener Installation von CodeTwo CatMan starten Sie Ihr Microsoft Outlook. Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie den Pfad zur Konfigurationsdatei mit den öffentlichen Kategorien eingeben. Sollte die Datei nicht existieren, wird sie automatisch erstellt, wenn Sie auf den Button Browse klicken und den Namen der neuen Datei eintragen.

Wenn Sie auf den Button Next klicken, öffnet sich der Editor, in dem Sie die öffentlichen Kategorien für alle User im Netzwerk und die privaten Kategorien, die nur an Ihrem PC angezeigt werden, bearbeiten können. Sie können ebenfalls einzelne Kategorien zwischen dem Fenster der öffentlichen und der privaten Kategorien hin- und herschieben. Wenn die Datei mit den öffentlichen Kategorien auf einem WWW-Server gehostet wird (Zugriff via HTTP-Protokoll), können Sie die öffentlichen Kategorien nicht mehr bearbeiten.

Den Kategorieneditor erreichen Sie schnell und bequem über den CodeTwo CatMan-Button auf der Menüleiste von Outlook.

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Durch Festlegung der Zugriffsrechte auf die Datei mit den öffentlichen Kategorien, welche im Lokalnetz gehostet wird, können Sie diejenigen User auswählen, die die Liste bearbeiten dürfen. Sollte ein User keine Berechtigung bekommen haben, die öffentlichen Kategorien zu bearbeiten, wird er darüber benachrichtigt.

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Das Programm synchronisiert automatisch alle öffentlichen Kategorien, die in der Konfigurationsdatei definiert sind, mit der Liste der Kategorien in Outlook. Wenn eine Kategorie aus der Datei gelöscht wird, wird sie auch aus der Kategorienliste in Outlook gelöscht. Somit können Sie gleichzeitig mit den öffentlichen und den privaten Kategorien arbeiten.

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Sie können die Programmeinstellungen ändern, indem Sie auf den Button CodeTwo CatMan klicken, der sich auf der Outlook-Menüleiste befindet. In dem eingeblendeten Dialogfenster klicken Sie auf den Button Settings unten rechts. Das Programm lässt Sie festlegen, wie oft (im Sekundentakt) die Outlook-Kategorien mit den öffentlichen Kategorien synchronisiert werden sollen. Standardmäßig geschieht dies alle 30 Sekunden, wenn die öffentlichen Kategorien im lokalen Netzwerk, und alle 120 Sekunden, wenn sie auf einem WWW- oder FTP-Server gehostet werden.

Speichern der öffentlichen Kategorien von Outlook

Die öffentlichen Kategorien, die für alle User von MS Outlook gemeinsam sind, werden in einer Text-Datei (.txt) gespeichert. Diese Datei kann auf einer Festplatte im lokalen Netzwerk oder auf einem WWW- bzw. FTP-Server gespeichert werden. Jede Kategorie in der Datei ist mit einer Namen und Farben-ID beschrieben und durch ein Semikolon getrennt.

Kategorienname;Farben-ID

Jede Kategorie wird in einer neuen Zeile platziert.
Bei MS Outlook 2003 und älteren Versionen ist die Farben-ID immer gleich 0, da diese keine Farbekategorien unterstützen.

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Einrichten der Verbindung mit einem Web-, FTP-Server auf einem anderen Port als der Standard-Port (80/21)

Die Verbindung mit dem Web- und FTP-Server in CodeTwo CatMan erfolgt mittels folgender Standard-Ports:

  • Port 80 für WWW-Server

  • Port 21 für FTP-Server

Das Eingeben der Adresse ftp://mein_server.de/public_categories.txt in CatMan-Einstellungen erzwingt die Verbindung mit my_server.com auf dem Port 21.

Um einen anderen Port zu benutzen, müssen Sie die URL nach folgendem Schema ändern: 

protokoll_typus://server_namen:port/pfad_zur_datei 

mit "port" ist die Port-Nummer gemeint (z.B. 80, 81, 21).

Beispiel:

http://www.codetwo.de:81/public_categories.txt

Für Benutzer von Windows 7

Beim erstmaligen Outlook-Start nach der Installation von CodeTwo CatMan wird das System fragen, ob Sie Änderungen auf dem Computer zulassen möchten. Damit CatMan richtig funktioniert, sollten Sie die Änderungen zulassen. Wenn Sie dies nicht tun, wird die Veröffentlichung der Kategorien via FTP-Server nicht möglich sein, weil die Windows-Firewall die Verbindung zum Server blockieren wird.

Für Benutzer von Microsoft Outlook 2003 und älteren Versionen

Wenn Sie die Kategorien in Ihrem Outlook noch nie bearbeitet haben, machen Sie es jetzt. Sonst werden die aktuellen Standardkategorien gelöscht. Öffnen Sie die Kategorienliste und fügen Sie eine Kategorie hinzu, die Sie nach dem Speichern wieder entfernen können.

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