CodeTwo Public Folders

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Teilen Sie Outlook und Dateien mit anderen

CodeTwo Public Folders

Geteilte Outlook-Kalender – alle Meetings, Termine und die Verfügbarkeit von Ressourcen auf einen Blick

Mit CodeTwo Public Folders legen Sie öffentliche Firmenkalender an, die gemeinsam und in Echtzeit bearbeitet werden können. Mittels einer Gesamtübersicht können Dinge dargestellt werden, die mehrere Personen betreffen, wie z.B. Dienstpläne oder Firmenressourcen.

PF - Geteilter Kalender in Outlook

Darüber hinaus ermöglicht CodeTwo Public Folders die Freigabe privater Kalender für andere Personen. Diese Funktion kann sehr leicht an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden und folglich die Übermittlung ausgewählter Inhalte sicherstellen. Nachstehend finden Sie einige Beispiele, wie Sie die Teilung- bzw. Freigabefunktion im Büroalltag einsetzen können:

Terminkalender des Vorgesetzen

CodeTwo Public Folders liefert eine ideale Lösung für Assistenten, die mit der täglichen Zeitplanung ihres Chefs betraut sind. Es genügt nämlich, wenn dieser seinen Outlook-Kalender freigibt: die Eingabe neuer und die Überwachung bereits bestehender Termine obliegt dem Assistenten. Dabei behält der Chef das Recht, in seinem Terminkalender Änderungen vorzunehmen.

Jeder neue Eintrag und jede Änderung, getätigt an einem PC, wird im gleichen Augenblick an dem anderen PC reflektiert. Die einzige Ausnahme stellen Elemente dar, die der Vorgesetzte als „privat“ kennzeichnet. Sie bleiben unsichtbar für den Assistenten, selbst wenn dieser alle Zugriffsrechte auf den Outlook-Kalender besitzt.

Die Installation von CodeTwo Public Folders führt zu keinerlei Änderungen in den Standardfunktionen des Outlook wie den Erinnerungen, Besprechungsanfragen oder in der Datensynchronisation mit mobilen Geräten.

Das beschriebene Szenario gilt ebenfalls für Kontakte, E-Mails, Aufgaben, Journals und Notizen.

Gruppenstundenplan

Mit Hilfe eines öffentlichen Kalenders können auch Stundenpläne und Aktivitäten der Mitarbeiter dargestellt werden. Ein passendes Beispiel hierfür wären Stundenpläne einzelner Schulklassen. In diesem Fall steht jeder Kalender für den Stundenplan einer Schülergruppe, einer Klasse. Da sich die Daten in einem öffentlichen Ordner befinden, können sie von jedem Mitglied dieser Gruppe eingesehen werden.

Buchung öffentlicher Ressourcen

Ein öffentlicher Kalender in Outlook kann als internes Buchungssystem fungieren. So zum Beispiel kann ein Dienstwagen oder ein Beamer, der mehreren Mitarbeitern zur Verfügung steht, vorgemerkt werden, indem ein neuer Von-Bis-Termin eingetragen wird. Vervollständigt werden kann der Eintrag beispielsweise durch den Namen des Mitarbeiters und den Zweck der Buchung. Dabei können die Zugriffsrechte so eingestellt werden, dass das Bearbeiten und Löschen fremder Einträge unmöglich wird.

Im Endeffekt entsteht ein effizientes System, welches die optimale Auslastung von Ressourcen fördert und die Mitarbeiter ihre Zeitplanung detailliert planen lässt. Und da Outlook eine sehr gängige Büro-Software ist, erübrigt sich der Erwerb und das Kennenlernen einer zusätzlichen Anwendung.

Ein ähnliches Beispiel zum Einsatz eines öffentlichen Outlook-Kalenders sind Arztpraxen und Autowerkstätten, in denen jedem Arzt bzw. jedem Mechaniker ein separater Stundenplan zugeordnet wird.

Ein öffentlicher Kalender lässt sich aber nicht nur am PC bearbeiten: laden Sie unser CodeTwo Sync for iCloud herunter und bearbeiten Sie Ihre Termine von unterwegs mit Ihrem iPhone, iPad, Mac oder direkt in Ihrem Internetbrowser.

Verfügbarkeitsregister

Ein öffentlicher Kalender kann ebenfalls zum Eintragen der An- und Abwesenheit der Mitarbeiter im Büro dienen. Somit kann deren Arbeitszeit erfasst, die Geschäftstermine, Krankschreibungen und Urlaubswünsche vermerkt werden.

Der Manager kann zu jeder Zeit überprüfen, welche Mitarbeiter gerade da sind und womit sie beschäftigt sind. Demzufolge kann die Personalauslastung besser geplant und eventuelle Engpässe verhindert werden, sodass das Projektmanagement optimale Ergebnisse liefert.

Die Zugriffsrechte auf einen öffentlichen Ordner können derart eingestellt werden, dass die Mitarbeiter ihre Kalender gegenseitig nicht sehen können. Die einzige Person, für die alle Daten sichtbar sein werden, ist in dem Fall der für die Anwesenheitsprüfung zuständige Mitarbeiter/Schichtleiter.

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