Unternehmensethik
von CodeTwo

Anti-Korruptions-Kodex

Veröffentlicht am 2019-10-07

CodeTwo handelt in allen internen und externen Geschäftsbeziehungen fair und ehrlich und hält die geltenden Gesetze ein. Wir halten bei all unseren Aktivitäten hohe ethische Standards ein, beachten die Rechte unserer Mitarbeiter und befolgen die Grundsätze der Integrität hinsichtlich unserer Kunden, Partner, Reseller und anderer Geschäftspartner (zusammenfassend als „Geschäftspartner“ bezeichnet).

Wir verlangen, dass alle unsere Geschäftspartner:

1. die allgemeinen ethischen Grundsätze sowie das Gesetz, insbesondere das Antikorruptionsgesetz befolgen. In keinem Fall ist es akzeptabel, gegen das Gesetz zu verstoßen oder in eine Art und Weise zu handeln, die gegen die Werte von CodeTwo oder gegen diesen Kodex verstößt.
2. bei der Erfüllung Ihrer Pflichten gegenüber CodeTwo und anderen Geschäftspartnern mit Integrität handeln.
3. sich an den Grundsatz der Selbstlosigkeit halten, das heißt, sie dürfen keine privaten Interessen verfolgen und von ihnen Vorteile für sich, deren Familien oder Freunde erwarten.

Die Verantwortung zur Erreichung dieser Ziele liegt bei allen Geschäftspartnern.

Die Anti-Korruptions-Grundsätzen von CodeTwo wurden dafür konzipiert, die folgenden Grundwerte zu fördern und umzusetzen:

1. Integrität in den Beziehungen zu anderen Mitarbeitern und Geschäftspartnern,
2. Aufbau von Vertrauen in gegenseitige Beziehungen und Aufrechterhaltung dieses Vertrauens, insbesondere in Beziehungen zu Geschäftspartnern,
3. Transparenz bei allen Aktivitäten,
4. Fairness und anständige Behandlung.

CodeTwo bezieht die in diesem Kodex dargelegte Anti-Korruptions-Richtlinie in alle Aspekte seiner Aktivitäten ein und ergreift alle möglichen Maßnahmen zur Verhinderung von Korruption.

Was wir niemals tun

Gemäß diesem Kodex ist es verboten, die folgenden Aktivitäten in jeder Form durchzuführen, unabhängig von den Beziehungen, in denen sie stattfinden:

1. finanzielle oder persönliche Vorteile von jeglichem Wert und in jeglicher Form anzubieten, zu versprechen oder zu geben,
2. die oben genannten finanziellen oder persönlichen Vorteile anzunehmen oder zu fordern,
3. bei der Gewährung oder Entgegennahme der oben genannten Leistungen zu vermitteln,

im Austausch für die Ergreifung bestimmter Maßnahmen oder im Zusammenhang mit den durchgeführten Aufgaben und Pflichten, insbesondere wenn die Erfüllung solcher Aufgaben und Pflichten Missbrauch oder Nichterfüllung mit sich bringen würde.

Darüber hinaus ist es verboten:

1. Einkünfte aus korrupten Aktivitäten zu legalisieren oder zu legalisieren zu versuchen, z. B. Schaffung von Mitteln für Marketingaktivitäten, die tatsächlich für korrupte Aktivitäten bestimmt sind, oder Erstellung von fiktiven Buchhaltungsunterlagen (z. B. Ausstellung von Mehrwertsteuerrechnungen) zur Legalisierung der erbrachten finanziellen Vorteile,
2. jede Form von Erpressung oder Aufforderung durchzuführen, die zur Begehung der oben genannten Handlungen führt, z. B. ein Mitarbeiter eines Geschäftspartners fordert dazu auf, einen Endbenutzer zu beschädigen.

Alle oben genannten Aktivitäten stellen einen Verstoß gegen die Anti-Korruptions-Bestimmungen dar, einschließlich der Bestimmungen des polnischen Strafgesetzbuchs.

In allen Fällen korrupten Verhaltens werden Personen, die finanzielle oder persönliche Vorteile bieten, sowie Personen, die diese erhalten, gleich behandelt.

Vorbeugung

Das C-Level sowie die Team- und Abteilungs-Leiter bei CodeTwo sind dazu verpflichtet, die Wahrscheinlichkeit zu ermitteln, mit der das Risiko korrupten Verhaltens bei den von ihnen überwachten Aufgaben auftritt. Zu diesem Zweck achten sie und reagieren auf Situationen, die zu korruptem Verhalten führen könnten, indem sie die unterstellten Mitarbeiter klar und eindeutig darüber informieren, dass eines solchen Verhaltens nicht akzeptiert wird, sowie ihnen geeignete Maßnahmen aufzeigen. Die Reaktion auf korruptes Verhalten liegt in der Verantwortung jedes Mitarbeiters bei CodeTwo.

Beim Beginn der Zusammenarbeit mit CodeTwo ist jeder Mitarbeiter oder Geschäftspartner verpflichtet, sich mit den in CodeTwo geltenden Anti-Korruptions-Grundsätze vertraut zu machen und sie einzuhalten. Die Mitarbeiter müssen regelmäßig, mindestens alle zwei Jahre, eine Auffrischungsschulung erhalten. Jeder Schulungsbedarf in Bezug auf Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung sollte den C-Level-Führungskräften von CodeTwo gemeldet werden.

Whistleblowing

Jeder Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, seinen direkten Vorgesetzten unverzüglich über potenzielle Situationen zu informieren, die zu korruptem Verhalten führen können. Gemäß den CodeTwo-Richtlinien zur Meldung von Nichteinhaltungen und anderen Verstößen kann jeder Mitarbeiter auch Informationen offenlegen, die nach seinem Kenntnisstand auf korrupte Aktivitäten hinweisen. Die Offenlegung kann auf jede Art und Weise erfolgen, die Anonymität bewahrt.

Jede Person, die mutmaßlichen Missbrauch meldet oder die Teilnahme an einem Korruptionsprozess verweigert, wird durch ihre Entscheidung nicht beschwert. Eine solche Person soll diesbezüglich keine Konsequenzen tragen, auch wenn ihre persönlichen Daten bekannt oder bestimmbar sind.

Wir fordern die Geschäftspartner außerdem darauf, uns unverzüglich über mögliche Korruptionsrisiken zu informieren, einschließlich potenzieller Risiken, die unsere Partnerschaft im Rahmen einer laufenden oder ausgehandelten Geschäftsbeziehung beeinträchtigen können.

In allen Außenbeziehungen, sowohl mit Geschäftspartnern als auch mit anderen externen Einrichtungen wie öffentlichen Verwaltungseinheiten, Branchenverbänden, Wirtschaftsverbänden sowie mit allen anderen Einrichtungen, orientieren wir uns an den Grundsätzen der Integrität und Transparenz. Wir sind immer danach bestrebt, unsere Handlungen und Mitteilungen klar zu formulieren und dass bei der Interpretation unserer Worte und Handlungen keine Unklarheiten auftreten.

Branchenevents und Sponsoring

Wenn wir Branchenveranstaltungen wie Jobmessen, Konferenzen, Zusammenkünfte von Branchenverbänden usw. organisieren oder besuchen, berücksichtigen wir die für uns wichtigsten inhaltlichen Angelegenheiten, d. h. den Austausch von Wissen und Erfahrungen. Aufgrund der Tatsache, dass wir auf solchen Veranstaltungen die Produkte und Dienstleistungen von CodeTwo vorstellen und neue Geschäftsbeziehungen aufbauen können, halten wir uns dabei auch an unsere Anti-Korruptions-Standards.

Unsere Marketingaktivitäten und das Sponsoring externer Einrichtungen werden gemäß den in diesem Kodex festgelegten Werten durchgeführt. Bei der Auswahl solcher Einrichtungen treffen wir unsere Entscheidungen sorgfältig, basierend auf den wesentlichen Aspekten sowie dem Grundsatz der Transparenz, Selbstlosigkeit und Integrität.

Während Messen und Konferenzen achten wir darauf, ob die von uns verschenkten Marketingmaterialien unseren internen Richtlinien und den Gesetzen des Landes entsprechen, in dem die Veranstaltung stattfindet, sowie an wen diese Materialien verschenkt werden. Wir überlegen immer, ob ein solcher Streuartikel aufgrund einer falschen Auslegung als Korruptionshandlung angesehen werden kann. Weitere Informationen darüber finden Sie im Abschnitt Streuartikel.

Streuartikel

Besonderes Augenmerk legen wir auf die Streuartikel und Gadgets, die wir bei Branchenveranstaltungen und in Beziehungen zu Geschäftspartnern verschenken. Wir verschenken nur Artikel von geringem Wert. Wir geben kein Geld oder dessen Gleichwert, d. h. keine Geschenkkarten, Gutscheine usw. oder Luxusgüter wie Kosmetika, Parfums, Lederwaren, Alkohol, Tabakwaren usw.

Unter keinen Umständen dürfen die Streuartikel oder Gadgets, die wir verschenken, eine Form des Einflusses auf eine externe Einrichtung darstellen. Wenn wir solche Geschenke oder Gadgets an eine bestimmte Person verschenken, stellen wir zunächst sicher, dass dies unter den gegebenen Umständen den Gesetzen des jeweiligen Landes entspricht.

Wir geben keine Streuartikel oder Gadgets im Wert von über 45 EUR an Personen, die öffentliche Funktionen ausüben. In Bezug auf solche Personen verlangen wir, dass es vor allem informative Marketingmaterialien sind, wie Broschüren, Faltblätter, Ordner sowie Büromaterialien mit dem CodeTwo-Logo, z. B. Stifte, Kalender, Notizbücher, T-Shirts usw.

Der Aufbau langfristiger Beziehungen auf der Grundlage gegenseitigen Vertrauens mit Geschäftspartnern ist für die Geschäftsphilosophie von CodeTwo von grundlegender Bedeutung.

CodeTwo ist aufrichtig bemüht, seine Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen, indem es mit anderen Unternehmen hinsichtlich der Qualität der angebotenen Dienstleistungen im Wettbewerb steht und setzt diese gemäß den von uns eingehaltenen ethischen Grundsätzen um.

Die Handlungen von Personen, die CodeTwo vertreten, können in keiner Weise auf korrupte Praktiken beruhen, sei es im Austausch für ein günstiges Ergebnis, für die Auftragsabwicklung, für den Kauf unserer Dienstleistungen oder für andere unethische Handlungen. Die Mitarbeiter sollen ihre Vorgesetzten unverzüglich über alle nicht arbeitsbezogenen Kontakte mit Geschäftspartnern informieren, die sich auf die Geschäftsbeziehungen auswirken und einen Interessenkonflikt darstellen können.

In unseren Beziehungen zu Geschäftspartnern verschenken wir keine Geschenke, die unklar machen würden, was unsere Absichten sind.

Wir gehen davon aus, dass die Geschäftspartner, die mit CodeTwo zusammenarbeiten, im Rahmen jeglicher Form der Zusammenarbeit dieselben oder höhere Standards anwenden.

Vor der Gründung einer Geschäftspartnerschaft zwischen CodeTwo und Geschäftspartnern können geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um:

1. sicherzustellen, dass die Vertreter beider Einrichtungen die Grundsätze des Anti-Korruptions-Kodex von CodeTwo verstehen und einhalten,
2. die Glaubwürdigkeit der Personen, die diese Einrichtungen vertreten, zu beurteilen,
3. in Verträge geeignete Klauseln in Bezug auf die Einhaltung der Anti-Korruptions-Standards von CodeTwo und die Einhaltung des Gesetzes einzufügen.

Spenden

Unsere Aktivitäten im Zusammenhang mit Spenden (finanzieller oder Sachspenden) zugunsten externer Einrichtungen werden gemäß den in CodeTwo geltenden internen CSR-Grundsätzen durchgeführt.

Keine Form der Spende darf mit unethischen Aktivitäten zusammenhängen. Wir erwarten auch von Empfängern oder gesponserten Einrichtungen, dass sie erklären, dass die von uns bereitgestellten Mittel nicht für rechtswidrige Zwecke verwendet werden.

Arbeitnehmerbeziehungen

Die Beziehungen von CodeTwo zu Mitarbeitern basieren auf folgenden Grundsätzen:

1. gegenseitiger Respekt und gegenseitiges Vertrauen,
2. Zusammenarbeit bei der Verfolgung gemeinsam vereinbarter und festgelegter Ziele,
3. faire und zuverlässige Leistungsbewertung,
4. effiziente Arbeitsleistung.

CodeTwo stellt Mitarbeiter ein, fördert und belohnt sie unter Berücksichtigung der für einen bestimmten Job erforderlichen Qualifikationen, der Motivation der Mitarbeiter zur Entwicklung ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen sowie der tatsächlichen Arbeitsergebnisse.

Wenn wir die oben genannten Entscheidungen treffen, akzeptieren wir in keiner Form Verhaltensweisen, die darauf hindeuten würden, dass diese Entscheidungen im Austausch für finanzielle oder persönliche Vorteile oder andere im Anti-Korruptions-Kodex beschriebene illegale Aktivitäten getroffen wurden, zum Beispiel:

• die Förderung eines Mitarbeiters im Austausch für ein Versprechen des finanziellen Gewinns,
• die Belohnung eines Mitarbeiters oder die Zahlung eines Bonus, wobei die Entscheidung von der Rückgabe eines Teils dieser Belohnung oder dieses Bonus an einen Vorgesetzten abhängig ist, der diese Entscheidung getroffen hat.

Öffentliche Auftragsvergabe

Bei der Zusammenarbeit mit Einrichtungen, die dem Vergaberecht unterliegen, richten wir uns immer nach dem Recht, das sowohl für beide Einrichtungen (als Auftraggeber) als auch für CodeTwo (als Auftragnehmer) gilt und das in dem Land wirksam ist, wo das Vergabeverfahren erfolgt.

Im Rahmen von Ausschreibungsverfahren kommunizieren wir klar und transparent gemäß den Regeln für die Kontaktaufnahme mit Ausschreibungs-Teilnehmern, die in einem bestimmten Land gelten.

Unter keinen Umständen bieten wir den Vertretern eines öffentlichen Auftraggebers materielle oder persönliche Vorteile, einschließlich Geschenken oder Gadgets, die für CodeTwo werben, beispielsweise bei Sitzungen im Zusammenhang mit einem bestimmten Angebot. Diese Regeln sind universell und gelten für CodeTwo und Geschäftspartner in Polen und in allen Ländern der Welt.

In Kenntnis des Ausschreibungsverfahrens schließen wir keine Sponsoring-Vereinbarungen mit einem öffentlichen Auftraggeber ab und spenden nicht zugunsten dieses öffentlichen Auftraggebers. Wir stellen keine weiteren Beziehungen her, die das Ergebnis der Ausschreibung in ungerechtfertigter Weise beeinflussen könnten.

Korruption stellt eine verbotene Handlung dar, die erheblichen sozialen Schaden verursacht. In einer Situation, in der wir sicher sind, dass ein schwerwiegender Verstoß gegen den Anti-Korruptions-Kodex vorliegt, werden wir daher gezwungen sein, die entsprechenden rechtlichen Schritte einzuleiten.

Korruption ist nach polnischem Recht verboten. Die Begehung einer Korruptionshandlung kann daher ein Strafverfahren gegen die Person einleiten, die die Korruption begangen hat.

Der Verstoß gegen die in diesem Kodex festgelegten Grundsätze stellt einen groben Verstoß gegen die Bedingungen für die Zusammenarbeit mit CodeTwo dar und führt immer zur fristlosen Kündigung des Vertrags zwischen den Parteien.