CodeTwo FolderSync Addin ist eine Erweiterung für Outlook zur Synchronisation der Inhalte diverser Ordnerpaare. Die Synchronisation erfolgt immer zwischen zwei bestimmten Ordnern und der User hat die Möglichkeit, mehrere solche Ordnerpaare zu definieren.

Mit Hilfe von CodeTwo FolderSync Addin und ActiveSync kann man Daten in den öffentlichen Ordnern von CodeTwo Public Folders oder Microsoft Exchange Server mit mobilen Geräten (Smartphone, Blackberry) synchronisieren.

Falls Sie in Ihrer Organisation Exchange Server einsetzen und dessen Ordner automatisch synchronisieren möchten, bei gleichzeitiger Beibehaltung der Kontrolle über die Synchronisationsregeln, dann laden Sie die Trial-Version von CodeTwo Exchange Sync herunter. Die Anwendung synchronisiert Daten zwischen den ausgewählten Ordnern in Echtzeit, ohne dass das Eingreifen der User nötig wird. Sämtliche Änderungen in einem Ordner des vordefinierten Ordnerpaares werden laufend in dem jeweils anderen Ordner dieses Paares reflektiert.

 

Arbeit mit dem Programm

Nach der Installation integriert sich CodeTwo FolderSync Addin in Ihr Outlook und fügt einen neuen Button zu der Menüleiste und einen neuen Tab zu den Optionen desselben hinzu.

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Ein Klick auf den Button in der Menüleiste startet die Synchronisation. Die Optionen des Programms geben dem Benutzer die Wahl über die zu synchronisierenden Ordner.

Zum Festlegen der zu synchronisierenden Ordnerpaare in Outlook 2007 und in älteren Versionen gehen Sie auf ExtrasOptionen und wählen Sie dort den CodeTwo FolderSync Addin-Tab aus; in Outlook 2010 gehen Sie auf Datei und klicken Sie dort auf den Programm-Tab.

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Nach dem Klick auf den Add-Button wird ein neues Fenster angezeigt, in dem der Benutzer die beiden zu synchronisierenden Ordner auswählen kann. Beachten Sie, dass es sich hier um eine wechselseitige Synchronisation handelt. Die Daten werden von Ordner 1 nach Ordner 2 und andersherum transferiert.

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Nach der Festlegung der Ordnerpaare klicken Sie auf den Programm-Button auf der Symbolleiste, um die Synchronisation zu starten. Es wird ein Info-Fenster mit Synchronisationsdetails anzeigt. Die Synchronisation können Sie jederzeit mit einem Klick auf den Button auf der Symbolleiste abbrechen und wieder fortsetzen.

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Während der Synchronisation vergleicht das Programm nicht die Inhalte der Elemente, sondern speichert die IDs der bereits synchronisierten Elemente ab. Deshalb wird bei der Erstsynchronisation in jedem Ordner des Ordnerpaares die Summe der Inhalte erstellt. Alle Elemente aus dem ersten Ordner werden in den zweiten und alle Elemente aus dem zweiten Ordner werden in den ersten übertragen. Falls vor der Synchronisation beide Ordner die gleichen Elemente enthalten, führt die Synchronisation zum Entstehen der Duplikate, die manuell gelöscht werden müssen.

Vor oder direkt nach der ersten Synchronisation sollten alle Duplikate gelöscht werden. Wenn beispielsweise die aktuelle Kontaktedatenbank im öffentlichen Ordner von CodeTwo Public Folders mit dem privaten Ordner eines Users synchronisieren werden soll, sollten zunächst all diejenigen Kontakte aus dem persönlichen Ordner dieses Users gelöscht werden, die sich auch in dem öffentlichen Ordner befinden. Andernfalls werden sie in den öffentlichen Ordner kopiert! Ähnliches gilt für den Fall, wenn nach der Synchronisation eines Ordnerpaares in beiden dazugehörigen Ordnern ein identisches Element erstellt wird, z.B. ein Kontakt namens "Hans Schmidt". Weil das Programm die Inhalte der Elemente nicht analysiert, wird der Kontakt bei der nächsten Synchronisation aus dem ersten Ordner in den zweiten und aus dem zweiten Ordner in den ersten übertragen. Demzufolge entsteht ein Duplikat.

Falls nach der Synchronisation eines Ordnerpaares in beiden Ordnern dasselbe Element geändert wird, wird bei der nächsten Synchronisation die Version des Elementes gespeichert, die zuletzt modifiziert wurde.

 

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