Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Vereinheitlichen Sie E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen

Versucht man einen unternehmensweiten Standard für E-Mail-Signaturen umzusetzen, stolpert man schnell über zwei Probleme: Von der Änderung betroffen sind mehrere Dutzend bzw. Hundert User. Und, es werden unterschiedliche E-Mail-Clients (Outlook, OWA, iPhone/iPad, Android etc) eingesetzt. Einige User werden ihre Signatur richtig hinterlegt haben, während aber andere Kollegen wichtige Angaben weglassen (z.B. Kontaktangaben). Vielleicht sind dann noch Layouts im Umlauf, die völlig aus dem Corporate Indentity-Rahmen fallen, oder welche ohne Disclaimer? Vielleicht rebelliert der eine oder andere Mitarbeiter gänzlich gegen die Signaturpflicht?

Der einzige Ausweg aus dem Schlamassel ist, eine Person oder eine Abteilung damit zu betrauen, alle Signaturen zentral zu verwalten. Wie erreicht man das? Also, es kommt auf das eingesetzte E-Mail-System an.

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Probleme und Risiken

Von dem User selbst zusammengeschusterte E-Mail-Signatur:

  • Inhaltliche Willkür und Wildwuchs in Geschäfts-E-Mails
  • Aufwändige und zeitraubende Anpassung von Layout und Inhalt
  • Inkonsistentes Design von E-Mail-Signaturen (schädlich für die Corporate Identity)
  • Geschäfts-E-Mails ohne Pflichangaben
  • Fehlende / fehlerhafte Angaben in der Signatur
  • Unpersönlicher Charakter der Korrespondenz mit Kunden
  • E-Mails ohne Marketing-Inhalt
  • Verschwendetes Geschäftspotenzial...

Lösung

Zentral verwaltete E-Mail-Signaturen:

  • Zentral steuerbare E-Mail-Signaturen, Disclaimer und Werbebanner in Geschäfts-E-Mails
  • Unternehmensweite Standards für E-Mail-Signaturen
  • Schnelle Anpassung von Signaturdesign und -Inhalt
  • Übereinstimmung mit gesetzlichen Richtlinien für Geschäfts-E-Mails
  • Einfaches Management von Identity und Branding in E-Mails
  • Customer Relationship Building, z.B. durch Einbindung von Absenderfoto oder Social Media Icon in die Signatur
  • E-Mails mit Werbebanner etc. als Corporate Marketing Channel.
  • Professionelles Layout für die gesamte Geschäftskorrespondenz
 

Unterstützt meine E-Mail-Plattform zentral verwaltete Signaturen?

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Unternehmen ihre elektronische Korrespondenz auf On-Premise-Plattformen wie Microsoft Exchange Server, oder in Cloud-Diensten wie Microsoft Office 365 und Google Apps hosten. Diese verfügen über einige integrierte Funktionen, mit denen E-Mail-Signaturen zentral entworfen und verwaltet werden können. Zudem bieten Softwareentwickler wie CodeTwo mehrere Tools an, welche den Funktionsumfang verbessern und die Usability steigern.

Erfahren Sie mehr über:

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