Einrichtung einer E-Mail-Signatur in Exchange Server
Integrierte Funktionen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine personalisierte E-Mail-Signatur für einer beliebigen Benutzergruppe in Exchange 2019/2016/2013/2010 bereitzustellen:
- Erstellen Sie eine HTML-E-Mail-Signaturvorlage mit Active Directory-Platzhaltern (z. B. mithilfe unseres Signaturgenerators für Exchange Server)
- Konfigurieren Sie eine Exchange-Transportrolle mithilfe der Vorlage, indem Sie der Anleitung folgen, die Ihrer Exchange-Edition entspricht:
- E-Mail-Signaturen in Exchange Server 2010
- E-Mail-Signaturen in Exchange Server 2013
- E-Mail-Signaturen in Exchange Server 2016
- E-Mail-Signaturen in Exchange Server 2019
Hinweis: Wenn Sie Exchange 2007 ausführen, verwenden Sie diese Anleitung
Schwachstellen von Exchange Server (was kann man mit Boardmitteln nicht erreichen)
- Die Signatur kann in Antworten / weitergeleiteten E-Mails nicht direkt unterhalb des Nachrichtentextes angefügt werden. Stattdessen wandert sie jedes Mal ans Ende der Konversation. Antwortet man auf eine E-Mail, ist die Signatur nicht Teil der eigenen Nachricht. Sie erscheint unter der ersten E-Mail in der Konversation und ist somit unsichtbar für den Adressaten.
- Einbettung von Grafik wird nicht unterstützt – Ihr Firmenlogo wird erst sichtbar, wenn der Adressat auf 'Bilder downloaden' klickt.
- Signaturen werden im Ordner Gesendete Elemente nicht angezeigt. Die Signatur bleibt unsichtbar für den Absender.
Diese Einschränkungen lassen sich nur mit einer Drittanbieteranwendung wie CodeTwo Exchange Rules umgehen.
Optionen in Exchange Server, verglichen mit CodeTwo Exchange Rules
E-Mail-Signatur unterhalb der letzten Nachricht in Antworten/Weiterleitungen
Exchange Server kann einzelne E-Mails in einer Konversation nicht trennen. Deshalb wandert die Signatur nach ganz unten, und zwar bei jeder neuen Antwort / Weiterleitung. CodeTwo Exchange Rules baut auf einem Algorithmus auf, der einzelne E-Mails erkennt und die Signatur direkt daruntersetzt.
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
E-Mail-Signatur wird am Ende der Konversation hinzugefügt.
E-Mail-Signatur wird direkt unterhalb der letzten Nachricht angefügt.
Automatische Ausblendung leerer Zeilen in Signaturen
Signaturzeilen mit Active Directory-Variablen, welche nicht ergänzt werden können, hinterlassen unschöne Lücken.
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Die Signatur wird ohne Mobilfunknummer angezeigt.
Die Zeile mit der Mobilfunknummer wurde automatisch ausgeblendet.
Signaturen sichtbar unter Gesendete Elemente
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Endanwender sehen Ihre E-Mail-Signatur nicht und wissen daher nicht, ob diese korrekt bzw. ob sie überhaupt angefügt wird. Das führt zu Verwirrung und Irritation.
Die gesendete E-Mail erscheint mitsamt der Fußzeile im Ordner Gesendete Elemente. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass sie korrekt dargestellt wird. Im Zweifelsfall kann auch nachgewiesen werden, sie alle Pflichtangaben enthalten hat.
Signaturen mit eingebetteten Bildern, Logos und Fotos
Exchange Server 2010 und 2013 lassen Sie nur Web-gehostete Grafik einbinden. Es ist nicht gut für das Business, weil solche Web-gehostete Bilder standardmäßig durch E-Mail-Clients geblockt werden. Sie sind außerdem anfällig gegen Netzwerkprobleme aufseiten des Empfängers oder des Hosts.
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Bilder werden durch E-Mail-Clients blockiert, oder sie werden wegen Netzwerkproblemen nicht angezeigt.
Alle Bilder werden korrekt dargestellt.
Signaturverwaltung delegierbar an nichttechnisches Personal
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
E-Mail-Signaturen können nur mit Unterstützung vonseiten des Administrators verwaltet werden (Verschwendung von Zeit und Ressourcen), oder es ist ein direkter administrativer Zugang zu dem Server erforderlich (Sicherheitsrisiken).
Fernzugriffsmodul und anpassbare Zugriffsberechtigung ermöglichen Delegierung einiger Verwaltungsaufgaben an das Marketing-Team, ohne dass die Sicherheit der gesamten IT-Infrastruktur beeinträchtigt wird.
Grafischer Editor für E-Mail-Signaturen
Die native Lösung in Exchange Server baut auf nacktem Code auf. Sie müssen also Ahnung von HTML haben und die Namen von Active Directory-Attributen kennen. Und dass man den Test mehrfach wiederholen muss, versteht sich von selbst.
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
HTML-Codefenster in Exchange 2013/2016/2019.
Grafischer HTML-Editor in CodeTwo Exchange Rules.
Unterstützung für alle Web-, Desktop- und mobile E-Mail-Clients (z.B. Outlook, OWA, iPhone/iPad, Android etc.)
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Konfigurations-Wizard für Signaturregeln
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
Personalisierung durch dynamisch geladene Anwenderdaten
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
/*
(*Exchange 2007)
Editierbarer HTML-Quellcode von E-Mail-Signaturen
Exchange Server
CodeTwo Exchange Rules
/*
(*Exchange 2007)
So funktioniert CodeTwo Exchange Rules:
Ein Benutzer sendet eine E-Mail von seinem Computer/Mobilgerät aus.
CodeTwo Exchange Rules fügt in die E-Mail seine personalisierte Signatur ein.
Der Empfänger sieht die Signatur direkt unterhalb des Nachrichtentextes.
Sind Sie bereit für zentral verwaltete E-Mail-Signaturen in Exchange?
