Einrichtung einer E-Mail-Signatur in Exchange Server

Integrierte Funktionen

Exchange Server verfügt über einige einfache Management-Optionen für E-Mail-Disclaimer. Sie umfassen das Einfügen eines fixen Disclaimers in Kopf- oder Fußzeile (Exchange 2007), oder einer HTML-Signatur mit Active Directory-Variablen (Exchange 2010, 2013 und 2016). Hinter den nachstehenden Links verbergen sich weitere Informationen zum Set-up von E-Mail-Disclaimern und Signatuen in Exchange Server:

Schwachstellen von Exchange Server

  • Die Signatur kann in Antworten / weitergeleiteten E-Mails nicht direkt unterhalb des Nachrichtentextes angefügt werden. Stattdessen wandert sie jedes Mal ans Ende der Konversation. Antwortet man auf eine E-Mail, ist die Signatur nicht Teil der eigenen Nachricht. Sie erscheint unter der ersten E-Mail in der Konversation und ist somit unsichtbar für den Adressaten.
  • Einbettung von Grafik wird nicht unterstützt - Ihr Firmenlogo wird erst sichtbar, wenn der Adressat auf 'Bilder downloaden' klickt.
  • Signaturen werden im Ordner Gesendete Elemente nicht angezeigt. Die Signatur bleibt unsichtbar für den Absender.

Diese Einschränkungen lassen sich nur mit einer Drittanbieteranwendung wie CodeTwo Exchange Rules umgehen.

Optionen in Exchange Server, verglichen mit CodeTwo Exchange Rules

Funktion Exchange Server CodeTwo Exchange Rules

E-Mail-Signatur unterhalb der letzten Nachricht in Antworten / Weiterleitungen

Exchange Server kann einzelne E-Mails in einer Konversation nicht trennen. Deshalb wandert die Signatur nach ganz unten, und zwar bei jeder neuen Antwort / Weiterleitung. CodeTwo Exchange Rules baut auf einem Algorithmus auf, der einzelne E-Mails erkennt und die Signatur direkt daruntersetzt.

1

E-Mail-Signatur wird am Ende der Konversation hinzugefügt.

2

E-Mail-Signatur wird direkt unterhalb der letzten Nachricht angefügt.

Automatische Ausblendung leerer Zeilen in Signaturen

Signaturzeilen mit Active Directory-Variablen, welche nicht ergänzt werden können, hinterlassen unschöne Lücken.

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Die Signatur wird ohne Mobilfunknummer angezeigt.

4

Die Zeile mit der Mobilfunknummer wurde automatisch ausgeblendet.

Signaturen sichtbar unter Gesendete Elemente

Endanwender sehen Ihre E-Mail-Signatur nicht und wissen daher nicht, ob diese korrekt bzw. ob sie überhaupt angefügt wird. Das führt zu Verwirrung und Irritation.

Die gesendete E-Mail erscheint mitsamt der Fußzeile im Ordner Gesendete Elemente. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass sie korrekt dargestellt wird. Im Zweifelsfall kann auch nachgewiesen werden, sie alle Pflichtangaben enthalten hat.

Signaturen mit eingebetteten Bildern, Logos und Fotos

Exchange Server 2010 und 2013 lassen Sie nur Web-gehostete Grafik einbinden. Es ist nicht gut für das Business, weil solche Web-gehostete Bilder standardmäßig durch E-Mail-Clients geblockt werden. Sie sind außerdem anfällig gegen Netzwerkprobleme aufseiten des Empfängers oder des Hosts.

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Bilder werden durch E-Mail-Clients blockiert, oder sie werden wegen Netzwerkproblemen nicht angezeigt.

6

Alle Bilder werden korrekt dargestellt.
 

Signaturverwaltung delegierbar an nichttechnisches Personal

E-Mail-Signaturen können nur mit Unterstützung vonseiten des Administrators verwaltet werden (Verschwendung von Zeit und Ressourcen), oder es ist ein direkter administrativer Zugang zu dem Server erforderlich (Sicherheitsrisiken).

Fernzugriffsmodul und anpassbare Zugriffsberechtigung ermöglichen Delegierung einiger Verwaltungsaufgaben an das Marketing-Team, ohne dass die Sicherheit der gesamten IT-Infrastruktur beeinträchtigt wird.

Grafischer Editor für E-Mail-Signaturen

Die native Lösung in Exchange Server baut auf nacktem Code auf. Sie müssen also Ahnung von HTML haben und die Namen von Active Directory-Attributen kennen. Und dass man den Test mehrfach wiederholen muss, versteht sich von selbst.

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HTML-Codefenster in Exchange 2013.

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Grafischer HTML-Editor in CodeTwo Exchange Rules.

Unterstützung für alle Web-, Desktop- und mobile E-Mail-Clients (z.B. Outlook, OWA, iPhone/iPad, Android etc.)
Konfigurations-Wizard für Signaturregeln
Personalisierung durch dynamisch geladene Anwenderdaten

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(nur Exchange 2010 und 2013)

Editierbarer HTML-Quellcode von E-Mail-Signaturen

/
(nur Exchange 2010 and 2013)

 

So funktioniert CodeTwo Exchange Rules:

Ein User sendet eine E-Mail von seinem Computer / Mobilgerät aus.
CodeTwo Exchange Rules fügt in die E-Mail seine personalisierte Signatur ein.
Der Adressat sieht die Signatur direkt unterhalb des Nachrichtentextes.

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