E-Mail-Signaturen
für Exchange Server

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange Server erstellen

E-Mail-Signaturen in Exchange mit Nachrichtenflussregeln (Transportregeln) verwalten

In Microsoft Exchange Server können Sie E-Mail-Signaturen für die gesamte Organisation erstellen und verwalten. Mit Nachrichtenflussregeln fügen Sie E-Mail-Signaturen, -Haftungsausschlüsse und andere Informationen hinzu, die:

in jeder ein- und ausgehenden Nachricht erscheinen oder nur für ausgewählte E-Mails / Benutzer gelten,

am oberen oder unteren Rand einer E-Mail erscheinen,

personalisierte Angaben enthalten (wie Name, Berufsbezeichnung, Telefonnummer usw.),

in E-Mails gesendet von allen Web-, Mobil- oder eigenständigen E-Mail-Clients erscheinen (wie Outlook, OWA, iPhone / iPad, Android usw.).

Die Nachrichtenflussregeln erlauben Ihnen auch, weitere Optionen für E-Mail-Signaturen einzustellen (jedoch mit einigen Einschränkungen).

Zentrale E-Mail-Signaturen in Exchange mit Nachrichtenflussregeln einfügen

Um eine personalisierte E-Mail-Signatur für eine beliebige Benutzergruppe in lokalem Exchange bereitzustellen, müssen Sie:

1. Eine E-Mail-Signaturvorlage mit Active Directory-Platzhaltern als HTML-Datei vorbereiten. Dazu nutzen Sie einen beliebigen HTML-Editor oder diesen kostenlosen Signaturgenerator für Exchange Server.
2. Eine Nachrichtenflussregel (Transportregel) in Exchange erstellen, die diese Vorlage verwendet.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Vorgang finden Sie unter diesen Links:

• E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange Server Subscription Edition (SE)
• E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange 2019 erstellen
• E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange 2016 erstellen

Einschränkungen der nativen Nachrichtenfluss-/Transportregeln in Exchange

E-Mail-Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation. Exchange Server kann einzelne E-Mails in einem E-Mail-Thread nicht unterscheiden. Dies bedeutet, dass bei jeder Antwort oder Weiterleitung die E-Mail-Signatur nicht direkt unter der neuesten Nachricht, sondern am Ende der gesamten Konversation landet.

Leere Zeilen in Signaturen, wenn einige Active Directory-Daten fehlen. Dies passiert, wenn die AD-Variablen in Ihrer E-Mail-Signatur nicht mit Absenderdaten ausgefüllt werden können (da bestimmte Werte in AD fehlen).

Exchange-Benutzer sehen ihre E-Mail-Signaturen nicht. Signaturen, die Sie in Nachrichtenflussregeln erstellen, werden serverseitig eingefügt (d. h. nachdem Sie die E-Mail geschickt haben). So haben Benutzer keine Möglichkeit zu überprüfen, ob sie korrekt angezeigt werden. Dies führt zu Verwirrung und manchmal sogar zu Rechtsstreitigkeiten.

In Exchange Server fügen Sie E-Mail-Signaturen nur Bilder ein, die online gehostet sind. Standardmäßig werden solche Bilder von E-Mail-Clients blockiert und können zudem durch Netzwerkprobleme auf Seiten des Empfängers oder des Hosting-Servers beeinträchtigt werden.

E-Mail-Signaturen können nur mit Hilfe eines Systemadministrators erstellt und geändert werden, was eine große Zeitverschwendung ist. Alternativ muss man Administratorrechte auf dem Server haben (was wiederum ein Sicherheits- und Datenschutzrisiko darstellen kann).

Keine vordefinierte Signaturvorlagen. Das Eingabefeld für Signaturen in Exchange Server akzeptiert nur Rohcode. Wenn Sie es also nutzen möchten, brauchen Sie gute HTML-Kenntnisse zu haben und sich in Active Directory-Attributnamen auszukennen. Ganz zu schweigen davon, dass Ihnen kaum Zeit bleibt, um Ihre Signaturvorlagen gründlich zu testen…

Diese und andere Einschränkungen überwinden Sie aber mit einer Drittanbieter-Software wie CodeTwo Email Signatures On-prem.

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