E-Mail-Signaturen
für Exchange Server

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange Server erstellen

Company-wide email signatures on Exchange Server

E-Mail-Signaturen in Exchange mit Nachrichtenflussregeln (Transportregeln) verwalten

In Microsoft Exchange Server können Sie E-Mail-Signaturen für die gesamte Organisation erstellen und verwalten. Mit Nachrichtenflussregeln fügen Sie E-Mail-Signaturen, -Haftungsausschlüsse und andere Informationen hinzu, die:

Native Exchange email signatures 01in jeder ein- und ausgehenden Nachricht erscheinen oder nur für ausgewählte E-Mails / Benutzer gelten,
Native Exchange email signatures 02am oberen oder unteren Rand einer E-Mail erscheinen,
Native Exchange email signatures 03personalisierte Angaben enthalten (wie Name, Berufsbezeichnung, Telefonnummer usw.),
Native Exchange email signatures 04in E-Mails gesendet von allen Web-, Mobil- oder eigenständigen E-Mail-Clients erscheinen (wie Outlook, OWA, iPhone / iPad, Android usw.).

Die Nachrichtenflussregeln erlauben Ihnen auch, weitere Optionen für E-Mail-Signaturen einzustellen (jedoch mit einiger Einschränkungen).

Zentrale E-Mail-Signaturen in Exchange mit Nachrichtenflussregeln einfügen

Um eine personalisierte E-Mail-Signatur für einer beliebigen Benutzergruppe in lokalem Exchange 2019 oder 2016 bereitzustellen, müssen Sie:

  1. Eine E-Mail-Signaturvorlage mit Active Directory-Platzhalten als HTML-Datei vorbereiten. Dazu nutzen Sie einen beliebigen HTML-Editor oder diesen kostenlosen Signaturgenerator für Exchange Server.
  2. Eine Nachrichtenflussregel (Transportregel) in Exchange erstellen, die diese Vorlage verwendet.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Vorgang finden Sie unter diesen Links:

Einschränkungen der nativen Nachrichtenfluss- / Transportregeln in Exchange

Email signatures added at the bottom of conversationE-Mail-Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation. Exchange Server kann separate E-Mails in einem E-Mail-Thread nicht erkennen. Dies bedeutet, dass mit jeder Antwort oder Weiterleitung die E-Mail-Signatur am Ende der Konversation landet. Ganz unten den bisherigen E-Mails.
Empty lines are left in signaturesLeere Zeilen in Signaturen, wenn einige Active Directory-Daten fehlen. Dies passiert, wenn die AD-Variablen in Ihrer E-Mail-Signatur nicht mit Absenderdaten ausgefüllt werden können (da bestimmte Werte in AD fehlen).
Exchanger Server users don't see their signaturesExchange-Benutzer sehen ihre E-Mail-Signaturen nicht. Signaturen, die Sie in Nachrichtenflussregeln erstellen, werden serverseitig eingefügt (d. h. nachdem Sie die E-Mail geschickt haben). So haben Benutzer keine Möglichkeit zu überprüfen, ob sie korrekt angezeigt werden. Dies führt zu Verwirrung und manchmal sogar zu Rechtsstreitigkeiten.
Only web-hosted images in email signaturesIn Exchange Server fügen Sie E-Mail-Signaturen nur Bilder ein, die online gehostet sind. Standardmäßig werden solche Bilder von E-Mail-Clients blockiert und können Netzwerkproblemen auf Empfängerseite oder Hostseite erfahren.
Administrator's assistance requiredE-Mail-Signaturen können nur mit Hilfe eines Systemadministrators erstellt und geändert werden, was eine große Zeitverschwendung ist. Alternativ muss man Administratorrechte auf dem Server haben (was wiederum ein Sicherheits- und Datenschutzrisiko darstellen kann).
No signature template editor availableKeine vordefinierte Signaturvorlagen. Das Eingabefeld für Signaturen in Exchange Server akzeptiert nur Rohcode. Wenn Sie es also nutzen möchten, brauchen Sie gute HTML-Kenntnisse zu haben und sich in Active Directory-Attributnamen auszukennen. Geschweige denn viel Zeit, um Ihre Signaturvorlagen ordentlich zu testen…

Diese und andere Einschränkungen überwinden Sie aber mit einer Drittanbieter-Software wie CodeTwo Exchange Rules.

CodeTwo Exchange Rules: E-Mail-Signatursoftware perfekt für Exchange Server geeignet

Sie können dedizierte Tools verwenden, um E-Mail-Signaturen in Ihrer Exchange Server-Organisation zu verwalten. So beispielsweise optimieren Sie die Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation mit CodeTwo Exchange Rules:

E-Mail-Signaturen direkt unter letzten Antworten und Weiterleitungen

E-Mail-Signaturen direkt unter letzten Antworten und Weiterleitungen

CodeTwo Exchange Rules nutzt einen eindeutigen Algorithmus. Er erkennt, wann eine neue Nachricht (einschließlich Antworten und Weiterleitungen) zu einer Konversation hinzugefügt wird, um die Signatur direkt unter dieser E-Mail einzufügen.

Unnötige Signaturzeilen automatisch ausblenden

Unnötige Signaturzeilen automatisch ausblenden

CodeTwo Exchange Rules löscht automatisch Signaturzeilen mit fehlenden AD-Daten.

E-Mail-Signaturen in gesendeten Objekten

E-Mail-Signaturen in gesendeten Objekten

E-Mail-Signaturen, die CodeTwo Exchange Rules einfügt, werden in den gesendeten Objekten des Benutzerpostfaches angezeigt. So sehen Benutzer sofort, ob ihre E-Mail-Signatur korrekt eingefügt wurde. E-Mails mit Signaturen können auch für Rechtsstreitigkeiten archiviert werden.

Eingebettete (Inline-) Grafiken, Logos und Fotos in E-Mail-Signaturen

Eingebettete (Inline-) Grafiken, Logos und Fotos in E-Mail-Signaturen

CodeTwo Exchange Rules fügt Ihren Signaturen Bilder hinzu, die immer korrekt angezeigt werden. Ihre Empfänger sehen Sie sofort in der erhaltenen Nachricht (sie müssen keine Anhänge herunterladen).

E-Mail-Signaturverwaltung an Nicht-IT-Personal delegieren

E-Mail-Signaturverwaltung an Nicht-IT-Personal delegieren

Das Remote-Signaturverwaltungsmodul von CodeTwo Exchange Rules verfügt über benutzerdefinierte Zugriffsrechte. Dadurch kann Ihr Marketing-Team die E-Mail-Signaturen verwalten, ohne die Sicherheit zu verletzen oder Ressourcen zu vergeuden.

Integrierter WYSIWYG-Editor für Signaturvorlagen

Integrierter WYSIWYG-Editor für Signaturvorlagen

CodeTwo Exchange Rules kommt mit einem benutzerfreundlichen WYSIWYG-Signatureditor mit zahlreichen Optionen zum Aufpeppen Ihrer Signaturen. Der Editor kann eine HTML-E-Mail-Signatur automatisch in das RTF- oder Nur-Text-Format konvertieren (nützlich für Mobilgeräte und E-Mail-Clients, die HTML nicht unterstützen) und enthält eine umfangreiche Bibliothek professioneller E-Mail-Signaturvorlagen.

Erweiterte Funktionen zum E-Mail-Fluss

Erweiterte Funktionen zum E-Mail-Fluss

Die Pro-Version von CodeTwo Exchange Rules bietet zusätzliche Funktionen zur E-Mail-Fluss-Kontrolle, wie zentral verwaltete Abwesenheitsnotizen (automatische Antworten), erweiterte Kontrolle der E-Mail-Anhänge, Entfernung vertraulicher Inhalte, einen Abmeldemechanismus und vieles mehr.

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Zentrale E-Mail-Signaturen und erweiterte E-Mail-Fluss-Funktionen