E-Mail-Signaturen
für Exchange Server

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange Server erstellen

Company-wide email signatures on Exchange Server

E-Mail-Signaturen in Exchange mit Nachrichtenflussregeln (Transportregeln) verwalten

In Microsoft Exchange Server können Sie E-Mail-Signaturen für die gesamte Organisation erstellen und verwalten. Mit Nachrichtenflussregeln fügen Sie E-Mail-Signaturen, -Haftungsausschlüsse und andere Informationen hinzu, die:

Native Exchange email signatures 01in jeder ein- und ausgehenden Nachricht erscheinen oder nur für ausgewählte E-Mails / Benutzer gelten,
Native Exchange email signatures 02am oberen oder unteren Rand einer E-Mail erscheinen,
Native Exchange email signatures 03personalisierte Angaben enthalten (wie Name, Berufsbezeichnung, Telefonnummer usw.),
Native Exchange email signatures 04in E-Mails gesendet von allen Web-, Mobil- oder eigenständigen E-Mail-Clients erscheinen (wie Outlook, OWA, iPhone / iPad, Android usw.).

Die Nachrichtenflussregeln erlauben Ihnen auch, weitere Optionen für E-Mail-Signaturen einzustellen (jedoch mit einigen Einschränkungen).

Zentrale E-Mail-Signaturen in Exchange mit Nachrichtenflussregeln einfügen

Um eine personalisierte E-Mail-Signatur für eine beliebige Benutzergruppe in lokalem Exchange 2019 oder 2016 bereitzustellen, müssen Sie:

  1. Eine E-Mail-Signaturvorlage mit Active Directory-Platzhaltern als HTML-Datei vorbereiten. Dazu nutzen Sie einen beliebigen HTML-Editor oder diesen kostenlosen Signaturgenerator für Exchange Server.
  2. Eine Nachrichtenflussregel (Transportregel) in Exchange erstellen, die diese Vorlage verwendet.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Vorgang finden Sie unter diesen Links:

Einschränkungen der nativen Nachrichtenfluss-/Transportregeln in Exchange

Email signatures added at the bottom of conversationE-Mail-Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation. Exchange Server kann einzelne E-Mails in einem E-Mail-Thread nicht unterscheiden. Dies bedeutet, dass bei jeder Antwort oder Weiterleitung die E-Mail-Signatur nicht direkt unter der neuesten Nachricht, sondern am Ende der gesamten Konversation landet.
Empty lines are left in signaturesLeere Zeilen in Signaturen, wenn einige Active Directory-Daten fehlen. Dies passiert, wenn die AD-Variablen in Ihrer E-Mail-Signatur nicht mit Absenderdaten ausgefüllt werden können (da bestimmte Werte in AD fehlen).
Exchanger Server users don't see their signaturesExchange-Benutzer sehen ihre E-Mail-Signaturen nicht. Signaturen, die Sie in Nachrichtenflussregeln erstellen, werden serverseitig eingefügt (d. h. nachdem Sie die E-Mail geschickt haben). So haben Benutzer keine Möglichkeit zu überprüfen, ob sie korrekt angezeigt werden. Dies führt zu Verwirrung und manchmal sogar zu Rechtsstreitigkeiten.
Only web-hosted images in email signaturesIn Exchange Server fügen Sie E-Mail-Signaturen nur Bilder ein, die online gehostet sind. Standardmäßig werden solche Bilder von E-Mail-Clients blockiert und können zudem durch Netzwerkprobleme auf Seiten des Empfängers oder des Hosting-Servers beeinträchtigt werden.
Administrator's assistance requiredE-Mail-Signaturen können nur mit Hilfe eines Systemadministrators erstellt und geändert werden, was eine große Zeitverschwendung ist. Alternativ muss man Administratorrechte auf dem Server haben (was wiederum ein Sicherheits- und Datenschutzrisiko darstellen kann).
No signature template editor availableKeine vordefinierte Signaturvorlagen. Das Eingabefeld für Signaturen in Exchange Server akzeptiert nur Rohcode. Wenn Sie es also nutzen möchten, brauchen Sie gute HTML-Kenntnisse zu haben und sich in Active Directory-Attributnamen auszukennen. Ganz zu schweigen davon, dass Ihnen kaum Zeit bleibt, um Ihre Signaturvorlagen gründlich zu testen…

Diese und andere Einschränkungen überwinden Sie aber mit einer Drittanbieter-Software wie CodeTwo Exchange Rules Pro.

CodeTwo Exchange Rules Pro: E-Mail-Signatursoftware perfekt für Exchange Server geeignet

Sie können dedizierte Tools verwenden, um E-Mail-Signaturen in Ihrer Exchange Server-Organisation zu verwalten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie unsere ausgezeichnete Lösung CodeTwo Exchange Rules Pro Ihnen dabei helfen kann, die unternehmensweite Verwaltung von E-Mail-Signaturen zu optimieren.

E-Mail-Signaturen direkt unter letzten Antworten und Weiterleitungen

E-Mail-Signaturen direkt unter letzten Antworten und Weiterleitungen

CodeTwo Exchange Rules Pro nutzt einen eindeutigen Algorithmus. Er erkennt, wann eine neue Nachricht (einschließlich Antworten und Weiterleitungen) zu einer Konversation hinzugefügt wird, um die Signatur direkt unter dieser E-Mail einzufügen.

Unnötige Signaturzeilen automatisch ausblenden

Unnötige Signaturzeilen automatisch ausblenden

CodeTwo Exchange Rules Pro löscht automatisch Signaturzeilen mit fehlenden AD-Daten.

E-Mail-Signaturen in Gesendeten Elementen

E-Mail-Signaturen in Gesendeten Elementen

E-Mail-Signaturen, die CodeTwo Exchange Rules Pro einfügt, werden in den Gesendeten Elementen des Benutzerpostfaches angezeigt. So sehen Benutzer sofort, ob ihre E-Mail-Signatur korrekt eingefügt wurde. E-Mails mit Signaturen können auch für Rechtsstreitigkeiten archiviert werden.

Eingebettete (Inline-) Grafiken, Logos und Fotos in E-Mail-Signaturen

Eingebettete (Inline-) Grafiken, Logos und Fotos in E-Mail-Signaturen

CodeTwo Exchange Rules Pro fügt Ihren Signaturen Bilder hinzu, die immer korrekt angezeigt werden. Ihre Empfänger sehen Sie sofort in der erhaltenen Nachricht (sie müssen keine Anhänge herunterladen).

E-Mail-Signaturverwaltung an Nicht-IT-Personal delegieren

E-Mail-Signaturverwaltung an Nicht-IT-Personal delegieren

Das Remote-Signaturverwaltungsmodul von CodeTwo Exchange Rules Pro verfügt über benutzerdefinierte Zugriffsrechte. Dadurch kann Ihr Marketing-Team die E-Mail-Signaturen verwalten, ohne die Sicherheit zu verletzen oder Ressourcen zu vergeuden.

Integrierter WYSIWYG-Editor für Signaturvorlagen

Integrierter WYSIWYG-Editor für Signaturvorlagen

CodeTwo Exchange Rules Pro kommt mit einem benutzerfreundlichen WYSIWYG-Signatureditor mit zahlreichen Optionen zum Aufpeppen Ihrer Signaturen. Der Editor kann eine HTML-E-Mail-Signatur automatisch in das RTF- oder Nur-Text-Format konvertieren (nützlich für Mobilgeräte und E-Mail-Clients, die HTML nicht unterstützen) und enthält eine umfangreiche Bibliothek professioneller E-Mail-Signaturvorlagen.

Erweiterte Funktionen zum E-Mail-Fluss

Erweiterte Funktionen zum E-Mail-Fluss

CodeTwo Exchange Rules Pro bietet zusätzliche Funktionen zur E-Mail-Fluss-Kontrolle, wie zentral verwaltete Abwesenheitsnotizen (automatische Antworten), erweiterte Kontrolle der E-Mail-Anhänge, Entfernung vertraulicher Inhalte, einen Abmeldemechanismus und vieles mehr.

Suchen Sie nach einer Software zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Exchange?

 
CodeTwo Exchange Rules Pro kostenlos testen

Zentrale E-Mail-Signaturen und erweiterte E-Mail-Fluss-Funktionen

Unsere Kunden: