E-Mail-Signaturen
für Exchange Server
Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange Server erstellen
E-Mail-Signaturen in Exchange mit Nachrichtenflussregeln (Transportregeln) verwalten
In Microsoft Exchange Server können Sie E-Mail-Signaturen für die gesamte Organisation erstellen und verwalten. Mit Nachrichtenflussregeln fügen Sie E-Mail-Signaturen, -Haftungsausschlüsse und andere Informationen hinzu, die:
 | in jeder ein- und ausgehenden Nachricht erscheinen oder nur für ausgewählte E-Mails / Benutzer gelten, |
 | am oberen oder unteren Rand einer E-Mail erscheinen, |
 | personalisierte Angaben enthalten (wie Name, Berufsbezeichnung, Telefonnummer usw.), |
 | in E-Mails gesendet von allen Web-, Mobil- oder eigenständigen E-Mail-Clients erscheinen (wie Outlook, OWA, iPhone / iPad, Android usw.). |
Die Nachrichtenflussregeln erlauben Ihnen auch, weitere Optionen für E-Mail-Signaturen einzustellen (jedoch mit einiger Einschränkungen).
Zentrale E-Mail-Signaturen in Exchange mit Nachrichtenflussregeln einfügen
Um eine personalisierte E-Mail-Signatur für einer beliebigen Benutzergruppe in lokalem Exchange 2019/2016/2013 bereitzustellen, müssen Sie:
- Eine E-Mail-Signaturvorlage mit Active Directory-Platzhalten als HTML-Datei vorbereiten. Dazu nutzen Sie einen beliebigen HTML-Editor oder diesen kostenlosen Signaturgenerator für Exchange Server.
- Eine Nachrichtenflussregel (Transportregel) in Exchange erstellen, die diese Vorlage verwendet.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Vorgang finden Sie unter diesen Links:
- E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange 2019 erstellen
- E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange 2016 erstellen
- E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Exchange 2013 erstellen
Einschränkungen der nativen Nachrichtenfluss- / Transportregeln in Exchange
 | E-Mail-Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation. Exchange Server kann separate E-Mails in einem E-Mail-Thread nicht erkennen. Dies bedeutet, dass mit jeder Antwort oder Weiterleitung die E-Mail-Signatur am Ende der Konversation landet. Ganz unten den bisherigen E-Mails. |
 | Leere Zeilen in Signaturen, wenn einige Active Directory-Daten fehlen. Dies passiert, wenn die AD-Variablen in Ihrer E-Mail-Signatur nicht mit Absenderdaten ausgefüllt werden können (da bestimmte Werte in AD fehlen). |
 | Exchange-Benutzer sehen ihre E-Mail-Signaturen nicht. Signaturen, die Sie in Nachrichtenflussregeln erstellen, werden serverseitig eingefügt (d. h. nachdem Sie die E-Mail geschickt haben). So haben Benutzer keine Möglichkeit zu überprüfen, ob sie korrekt angezeigt werden. Dies führt zu Verwirrung und manchmal sogar zu Rechtsstreitigkeiten. |
 | In Exchange Server fügen Sie E-Mail-Signaturen nur Bilder ein, die online gehostet sind. Standardmäßig werden solche Bilder von E-Mail-Clients blockiert und können Netzwerkproblemen auf Empfängerseite oder Hostseite erfahren. |
 | E-Mail-Signaturen können nur mit Hilfe eines Systemadministrators erstellt und geändert werden, was eine große Zeitverschwendung ist. Alternativ muss man Administratorrechte auf dem Server haben (was wiederum ein Sicherheits- und Datenschutzrisiko darstellen kann). |
 | Keine vordefinierte Signaturvorlagen. Das Eingabefeld für Signaturen in Exchange Server akzeptiert nur Rohcode. Wenn Sie es also nutzen möchten, brauchen Sie gute HTML-Kenntnisse zu haben und sich in Active Directory-Attributnamen auszukennen. Geschweige denn viel Zeit, um Ihre Signaturvorlagen ordentlich zu testen… |
Diese und andere Einschränkungen überwinden Sie aber mit einer Drittanbieter-Software wie CodeTwo Exchange Rules.
CodeTwo Exchange Rules: E-Mail-Signatursoftware perfekt für Exchange Server geeignet
Sie können dedizierte Tools verwenden, um E-Mail-Signaturen in Ihrer Exchange Server-Organisation zu verwalten. So beispielsweise optimieren Sie die Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation mit CodeTwo Exchange Rules:
E-Mail-Signaturen direkt unter letzten Antworten und Weiterleitungen
CodeTwo Exchange Rules nutzt einen eindeutigen Algorithmus. Er erkennt, wann eine neue Nachricht (einschließlich Antworten und Weiterleitungen) zu einer Konversation hinzugefügt wird, um die Signatur direkt unter dieser E-Mail einzufügen.
Unnötige Signaturzeilen automatisch ausblenden
CodeTwo Exchange Rules löscht automatisch Signaturzeilen mit fehlenden AD-Daten.
E-Mail-Signaturen in gesendeten Objekten
E-Mail-Signaturen, die CodeTwo Exchange Rules einfügt, werden in den gesendeten Objekten des Benutzerpostfaches angezeigt. So sehen Benutzer sofort, ob ihre E-Mail-Signatur korrekt eingefügt wurde. E-Mails mit Signaturen können auch für Rechtsstreitigkeiten archiviert werden.
Eingebettete (Inline-) Grafiken, Logos und Fotos in E-Mail-Signaturen
CodeTwo Exchange Rules fügt Ihren Signaturen Bilder hinzu, die immer korrekt angezeigt werden. Ihre Empfänger sehen Sie sofort in der erhaltenen Nachricht (sie müssen keine Anhänge herunterladen).
E-Mail-Signaturverwaltung an Nicht-IT-Personal delegieren
Das Remote-Signaturverwaltungsmodul von CodeTwo Exchange Rules verfügt über benutzerdefinierte Zugriffsrechte. Dadurch kann Ihr Marketing-Team die E-Mail-Signaturen verwalten, ohne die Sicherheit zu verletzen oder Ressourcen zu vergeuden.
Integrierter WYSIWYG-Editor für Signaturvorlagen
CodeTwo Exchange Rules kommt mit einem benutzerfreundlichen WYSIWYG-Signatureditor mit zahlreichen Optionen zum Aufpeppen Ihrer Signaturen. Der Editor kann eine HTML-E-Mail-Signatur automatisch in das RTF- oder Nur-Text-Format konvertieren (nützlich für Mobilgeräte und E-Mail-Clients, die HTML nicht unterstützen) und enthält eine umfangreiche Bibliothek professioneller E-Mail-Signaturvorlagen.
Erweiterte Funktionen zum E-Mail-Fluss
Die Pro-Version von CodeTwo Exchange Rules bietet zusätzliche Funktionen zur E-Mail-Fluss-Kontrolle, wie zentral verwaltete Abwesenheitsnotizen (automatische Antworten), erweiterte Kontrolle der E-Mail-Anhänge, Entfernung vertraulicher Inhalte, einen Abmeldemechanismus und vieles mehr.
Suchen Sie nach einer Software zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Exchange?
Zentrale E-Mail-Signaturen
Zentrale E-Mail-Signaturen und erweiterte E-Mail-Fluss-Funktionen
