E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

E-Mail-Signaturverwaltung in Microsoft 365 (Office 365) / Exchange Online

Company-wide email signatures in Microsoft 365/Office 365

Native E-Mail-Signaturfunktionen

Microsoft 365 (Exchange Online) bietet zwar Administratoren die Möglichkeit, unternehmensweite E-Mail-Signaturen zu erstellen und zu verwalten, aber nur in begrenztem Umfang:

Signatures at the bottom of conversationSignaturen können nur ganz unten in einem E-Mail-Thread eingefügt werden, was bei jeder neuen Antwort / Weiterleitung zu einem wachsenden Signaturstapel am Ende dieser E-Mail-Konversation führt;
White spaces in signaturesLeerzeichen in Signaturen (die entstehen, wenn keine Benutzer-Attributen aus Active Directory-Feldern Ihrer Organisation abgerufen werden) können nicht sofort entfernt werden;
Images not embedded

Bilder können nicht in E-Mail-Signaturen eingebettet werden (Empfänger erhalten sie als Anhänge);

Admin-managed signaturesE-Mail-Signaturen können nicht von Microsoft 365-Benutzern ohne Administratorrechte verwaltet werden;
No signature preview

Benutzer können die Signaturvorschau vor dem E-Mail-Versand in ihrem E-Mail-Client nicht ansehen und zwischen verschiedenen Signaturvorlagen nicht auswählen.

Wie erstellt man eine E-Mail-Signatur in Microsoft 365 & Office 365?

Das Erstellen einer E-Mail-Signatur mithilfe der Boardmittel von Microsoft 365 erfordert zwei grundlegende Schritte:

  1. Die Vorbereitung des Quellcodes Ihrer Signatur (Sie können unseren Signatur-Generator für Exchange Online verwenden).
  2. Die Erstellung der E-Mail-Signatur gemäß dieser Anweisung.

Brauchen Sie erweiterte Optionen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen?

Die oben genannten Einschränkungen können mithilfe von Tools wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 behoben werden. Im folgenden Übersicht-Video und darunter erfahren Sie mehr über das Produkt sowie über seine Vorteile gegenüber den systemeigenen Signaturverwaltung-Optionen in Microsoft 365.

CodeTwo Email Signatures for Office 365 - How it works

Kurzer Vergleich zwischen Microsoft 365-Boardmitteln und CodeTwo Email Signatures for Office 365

E-Mail-Signaturen direkt unter der neuesten Antwort- / Weiterleitungsnachricht
Microsoft 365 ist nicht in der Lage, einzelne E-Mails in einer längeren E-Mail-Konversation zu identifizieren. Wenn also ein Benutzer die E-Mail beantwortet oder weiterleitet, wird die Signatur am Ende des E-Mail-Gesprächs eingefügt. CodeTwo Email Signatures for Office 365 setzt die Signatur immer direkt unter die neueste E-Mail.
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365

Email signatures are inserted at the very bottom of the email chain

E-Mail-Signaturen werden ganz unten in der E-Mail-Konversation eingefügt.

Email signatures are added right under the latest email.

E-Mail-Signaturen werden direkt unter der letzten E-Mail hinzugefügt.

E-Mail-Signaturen mit Seitenbannern
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365

Email signatures added with no side banners.

Email signatures added with side banners.


Bequeme Auswahl der Active Directory-Platzhalter
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365

Gajd Picker

Convenient placeholder picker in CodeTwo's editor.


Automatische Entfernung der Leerzeichen in Signaturen
Wenn einige Felder in Active Directory leer sind, zeigt Ihre Signatur anstelle bestimmter Werte Leerzeichen an. Somit sieht sie bestenfalls unangenehm und Sie selbst geraten in eine peinliche Lage.
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365

White spaces in email signature.

Der Wert mobilePhone in Active Directory ist leer, was zu Leerzeichen in der Signatur führt.

White spaces in email signature are removed.

Die ganze Zeile, wo die Handynummer erscheinen soll, wurde entfernt.

Die Signatur wird beim Erstellen einer E-Mail-Nachricht angezeigt
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365


100% GUI-basierter Signature Template Editor
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365

Gajd GUI-Editor

In Microsoft 365 müssen Sie Ihre E-Mail-Signatur mit reinem HTML-Code und ohne Formatierungswerkzeuge erstellen.

CodeTwo Signature Template Editor - no HTML scripting required.

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist mit einem WYSIWYG Signature Template Editor ausgestattet.
Logos und Fotos eingebettet in Signaturen
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365

Images in signature are not displayed by default in Outlook and OWA.

Bilder, die aus einer Internetquelle eingefügt sind, werden standardmäßig in Outlook oder OWA nicht angezeigt.

Images in signature added by CodeTwo are displayed properly in Outlook and OWA.

Bilder und Fotos sind direkt in dem E-Mail-Inhalt eingebettet und so werden immer korrekt angezeigt.
E-Mail-Signaturen direkt in Outlook und OWA eingefügt
Durch die Verwendung zentral verwalteter clientseitiger Signaturen erhalten Benutzer mehr Kontrolle über ihre E-Mail-Signaturen.
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365


Unterstützung für alle E-Mail-Clients und Mobilgeräte
Microsoft 365- / Office 365-Signaturen
CodeTwo Email Signatures for Office 365


 

Wie funktioniert CodeTwo Email Signatures for Office 365?

Wenn das Programm im serverseitigen Modus arbeitet (Standardeinstellung), richtet es Outbound- und Inbound-Konnektoren ein, die alle E-Mails gesendet von Ihrem Microsoft 365-Tenant an CodeTwo Email Azure Service leiten, der auf Microsoft Azure gehostet wird. Wenn Sie eine Nachricht von irgendeinem Gerät oder Client aus schicken, erhält CodeTwo Email Azure Service diese und stempelt sie unter bestimmten Bedingungen mit der Signatur. Sobald die E-Mail verarbeitet wurde, wird sie an den Microsoft 365-Tenant zurückgesendet und daraufhin an die ursprünglichen Empfänger zugestellt (keine E-Mail verlässt das Microsoft Datacenter zu irgendeinem Zeitpunkt). Alle Empfänger erhalten Ihre E-Mails mit einer professionellen Signatur.

Esig O365 - How it works - server side

Arbeitet das Programm im clientseitigen Modus, sehen Benutzer E-Mail-Signaturen beim Erstellen einer Nachricht direkt in Outlook und OWA. Dank eines dedizierten Web-Add-Ins für Outlook (welterstes Webb-Add-In für E-Mail-Signaturen, zusammen mit Microsoft entwickelt), das automatisch mit unseren Diensten synchronisiert wird, sind die Signaturen immer auf dem neuesten Stand. E-Mail-Signaturen werden automatisch zu neuen Nachrichten oder Antworten / Weiterleitungen hinzugefügt (gemäß den Regeln, die Administratoren in der Signaturverwaltung-App definiert haben) oder manuell direkt beim E-Mail-Schreiben in Outlook ausgewählt.

Esig O365 - How it works - client side

Der Combo-Modus setzt die Vorteile des clientseitigen und des serverseitigen Modus zusammen.

Erfahren Sie mehr von der Funktionsweise von CodeTwo Email Signatures for Office 365

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