Gruppenkalender in Exchange | Synchronisation mit User-Kalendern

Die öffentlichen Ordner in Exchange Server ermöglichen das Erstellen allgemein zugänglicher Elemente in dem Verzeichnisbaum von Outlook, welche dann problemlos von mehreren Usern abgerufen werden können. Obwohl diese Funktion die Gruppenarbeit und deren Effizienz deutlich verbessert, weist sie einige Einschränkungen auf, die sich für viele User als sehr problematisch erweisen können. Es ist beispielsweise nicht möglich, öffentliche Elemente mit privaten Postfächern oder private Ordner untereinander zu synchronisieren, wenn man auf den integrierten Mechanismus von Exchange Server zurückgreift.

Anhand des folgenden Beispiels möchten wir erläutern, wie man einen Exchange-basierten Gruppenkalender erstellt und ihn mittels CodeTwo Exchange Sync mit anderen Exchange-Ordnern in Echtzeit synchronisiert. Die unten geschilderte Anleitung kann in vielen weiteren Fällen eingesetzt werden, z.B. wenn ein öffentlicher Kalender automatisch und direkt von den privaten Postfächern der User aus aktualisiert werden soll, oder andersherum, wenn Einträge in dem zentralen Kalender in private Kalender einzelner User kopiert werden.

Wir beginnen mit der Erstellung eines öffentlichen Kalenders auf Exchange.

Wie ist ein öffentlicher Exchange-Kalender zu erstellen?

Am einfachsten lässt sich der öffentliche Exchange-Kalender mit dem Mail-Client von Microsoft Outlook erstellen:

Klicken Sie den entsprechenden Ordner an (Sektion der öffentlichen Ordner) > Rechter Mausklick > Neuer Ordner…

In dem eingeblendeten Fenster geben Sie den Namen und den Typ des neuen öffentlichen Ordners (Ordner enthält Elemente des Typs:) ein. Da wir einen neuen öffentlichen Kalender erstellen möchten, wählen Sie die Option Kalender aus.

Nun möchten Sie wahrscheinlich wissen, wie es sich mit den Zugriffsrechten auf das neuerstellte Element verhält. Standardmäßig wird der neue Kalender die gleichen Zugriffsrechte haben, wie der Ordner, in dem er angelegt wurde. Dies kann jedoch geändert werden, indem man mit der rechten Maustaste auf den erstellten Ordner klickt und entsprechende Zugriffsrechte für einzelne User oder Active Directory-Gruppen (Berechtigungen-Tab) festlegt. Allgemeine und detaillierte Zugriffsrechte auf die öffentlichen Ordner können ebenfalls mit einem entsprechenden Cmdlet in dem Befehlsprozessor von Exchange geändert werden.

Erfahren Sie mehr über die Zugriffsrechte auf die öffentlichen Ordner auf Exchange 2007
Erfahren Sie mehr über die Zugriffsrechte auf die öffentlichen Ordner auf Exchange 2010

Erstellen eines neuen Synchronisationsmechanismus in CodeTwo Exchange Sync

In unserem Beispiel erstellen wir einen Mechanismus, welcher die Termine aus dem im Vorfeld erstellten öffentlichen Kalender (Verkaufskalender) in die privaten Kalender der Vertriebsmitarbeiter kopiert, so dass sie diese öffentlichen Termine auf ihren mobilen Geräten und in Ihrem E-Mail-Programm einsehen können, unabhängig davon, ob jene das Anzeigen von öffentlichen Ordnern unterstützen oder nicht.

Dieser Synchronisationstyp kann nicht mithilfe der integrierten Funktionen von Exchange Server erstellt werden. Deshalb benutzen wir CodeTwo Exchange Sync, das wir zuvor in unserem Netzwerk installiert haben. Das Programm macht die Anwendung von Synchronisationsmechanismen für Exchange schnell und völlig problemlos.

CodeTwo Exchange Sync kann entweder auf dem Server oder auf einem anderen Computer derselben Domäne installiert werden, welcher an Microsoft Exchange angeschlossen ist. Das User-Konto, auf dem das Programm installiert werden soll, muss zu der Administrator-Domäne gehören.

Beim Ausführen von CodeTwo Exchange Sync werden Sie rasch feststellen, dass sich das Interface, dank seinem logischen Aufbau, problemlos bedienen lässt. Zum Erstellen eines neuen Synchronisationsmechanismus klicken Sie auf „New“ in der Menüleiste. In dem eingeblendeten Fenster geben Sie den Namen des Mechanismus ein und wählen Sie dessen Typ (Drop-down-Menü) aus.

Das Programm lässt Sie zwischen mehreren Synchronisationsmechanismen entscheiden:

Einseitige Synchronisation (Erfahren Sie mehr über die einseitige Synchronisation…)

Eins zu Eins
Eins zu Vielen
Viele zu Einem

Wechselseitige Synchronisation (Erfahren Sie mehr über die wechselseitige Synchronisation…)

Viele zu Vielen (sog. Folder Ring)

In unserem Beispiel stützen wir uns auf die Option „Eins zu Vielen“ (einseitige Synchronisation).

Nachdem Sie die Wahl dieser Option bestätigt haben, wählen sie den Quell- und die Zielordner für Ihren Synchronisationsmechanismus aus. Legen Sie den öffentlichen Kalender als Quelle und die privaten Ordner Ihrer Vertriebsmitarbeiter als Ziel fest.

Das Programm lässt Sie sowohl öffentliche, als auch private Ordner aller User und jedes auf Exchange verfügbaren Typus auswählen.

Nach der Speicherung der Änderungen und dem Neustart von CodeTwo Exchange Sync greifen die von Ihnen definierten Einstellungen ein.

Laufendes Filtern und Modifizieren von Elementen

Die oben geschilderte Konfiguration ist sehr einfach und enthält noch lange nicht alle verfügbaren Funktionen. CodeTwo Exchange Sync ermöglicht Ihnen das Anwenden von Filtern und Modifikatoren, die Sie genau bestimmen lassen, welche Elemente in dem Quellordner synchronisiert werden sollen und wie sie in dem Zielordner angezeigt werden. Dies macht CodeTwo Exchange Sync zu einem sehr vielseitigen Tool, welches an viele unterschiedliche Szenarien und Anforderungen der Gruppenarbeit angepasst werden kann.

Erfahren Sie mehr über die Filter in CodeTwo Exchange Sync
Erfahren Sie mehr über die Modifikatoren in CodeTwo Exchange Sync