Neue Funktion: dynamische Signaturen für Outlook basierend auf Absendern und Empfängern

Mit dem neuesten Update des CodeTwo Add-ins werden Outlook-Signaturen dynamisch! Sie können sich jetzt automatisch je nach E-Mail-Absender und -Empfänger ändern. Beispielsweise kann sich die Signatur automatisch aktualisieren, wenn Sie:

• im Von-Feld ein freigegebenes Postfach oder eine Alias-Adresse auswählen,
• unterschiedliche (z. B. interne oder externe) Empfänger in die Felder An oder Cc hinzufügen.

So sieht diese Funktion im Einsatz aus:

Dies funktioniert in allen modernen Versionen von Outlook – einschließlich Mac, Outlook im Web und den mobilen Apps. Und die Einrichtung dauert nur eine Minute.

Aktivieren dynamischer Signaturen basierend auf Empfängern

Melden Sie sich in der Signatures-App an und öffnen Sie eine beliebige (clientseitige) Outlook-Signaturregel zur Bearbeitung. Dort werden Sie den neuen Schritt Recipients sehen – ähnlich wie bei den Einstellungen für (serverseitige) Cloud-Signaturregeln. Verwenden Sie die Schaltflächen Add, um Bedingungen (obere Liste) oder Ausnahmen (untere Liste) für Ihre Regel festzulegen:

Anschließend können Sie festlegen, ob diese Regel angewendet (und eine E-Mail-Signatur hinzugefügt) werden soll für E-Mails an:

• alle E-Mail-Empfänger,
• interne oder externe Empfänger,
• bestimmte Gruppenmitglieder oder E-Mail-Adressen.

Aktivieren dynamischer Signaturen basierend auf Absendern

Standardmäßig erhalten Sie stets Ihre eigene E-Mail-Signatur – selbst wenn Sie im Von-Feld einen anderen Benutzer, ein freigegebenes Postfach oder eine Alias-Adresse auswählen.

Wenn das CodeTwo Outlook Add-In jedoch so konfiguriert ist, dass die Signatur an die Absenderadresse im Von-Feld angepasst wird, aktualisiert sich die Signatur automatisch, sobald Sie den Absender ändern:

Aktivieren Sie dazu die Funktion Change CodeTwo Outlook signatures to match the email address in the From field (CodeTwo Outlook-Signaturen an die E-Mail-Adresse im Von-Feld anpassen), wie im folgenden Video oder im Handbuch dargestellt.

Weitere Informationen zur Konfiguration dynamischer Outlook-Signaturen finden Sie in diesem Artikel.

Neue Funktion: Outlook Add-In Cache

Die neueste Version des CodeTwo Outlook Add-Ins speichert Signaturen im Cache, sodass sie noch schneller eingefügt werden können. Der Cache wird alle 15 Minuten aktualisiert, damit stets die neuesten Signaturen verwendet werden.

Wichtig: aufgrund des Caches werden die in der Signatures-App vorgenommenen Änderungen an (clientseitigen) Outlook-Regeln innerhalb von 15 Minuten in Outlook übernommen. Wenn Ihnen das zu lange dauert, können Endbenutzer den Cache manuell aktualisieren, indem sie eine Signatur über den Add-In-Bereich einfügen. Erfahren Sie mehr

Viel Spaß mit den neuen Funktionen – und bleiben Sie dran, weitere Updates sind bereits in Arbeit!

FAQ

1. Ich verwende mehrere Domänen in meinem Microsoft 365-Tenant. Wird CodeTwo die zwischen diesen Domänen gesendeten E-Mails als intern behandeln?
Ja. Wenn Sie beispielsweise Domänen wie @CompanyA.com und @CompanyB.com zu Ihrem Tenant hinzugefügt und eine Signaturregel für interne Empfänger eingerichtet haben, erhalten die zwischen diesen Domänen ausgetauschten E-Mails die interne Signatur.

2. Kann ich meine persönliche Signatur verwenden, wenn ich E-Mails aus einem freigegebenen Postfach sende?
Ja. In diesem Fall stellen Sie sicher, dass die Add-In-Einstellung Change CodeTwo Outlook signatures to match the email address in the From field (weiter oben im Artikel erwähnt) deaktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

3. Welche Signatur wird in Outlook eingefügt, wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger gesendet wird?
Das CodeTwo Add-In überprüft die Empfänger anhand Ihrer (clientseitigen) Outlook-Signaturregeln und fügt die Signatur aus der ersten Regel ein, deren Bedingungen erfüllt sind. Das bedeutet: alle Empfänger erhalten dieselbe Signatur.

Beachten Sie, dass die Bedingung Internal recipients only (Nur interne Empfänger) nur dann greift, wenn alle E-Mail-Empfänger intern sind. Wenn Ihre E-Mail sowohl interne als auch externe Empfänger enthält, wird die externe Signatur für alle Empfänger verwendet. Weitere Informationen und Beispiele finden Sie hier