CodeTwo Email Signatures for Office 365

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    • Signaturen sichtbar beim Verfassen einer E-Mail
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Zuverlässigkeit und Sicherheit

CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwendet Cloud-Dienste, um E-Mails zu verarbeiten und Signaturen und Disclaimern einzufügen. Die Software wurde während des gesamten Entwicklungsprozesses gemäß den Anforderungen von ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018 entwickelt und bewertet. Wenn Sie Ihre Signaturen serverseitig hinzufügen, wird Ihr Office 365-Mailfluss auch über den CodeTwo Email Azure Service geleitet, der auf de sicheren Microsoft Azure-Servern gehostet wird. Sie sind somit sicher, dass sowohl Ihre E-Mails als auch Ihre Login-Daten geschützt bleiben und weder auf einem Server gespeichert noch von irgendjemandem gelesen werden.

Im Folgenden finden Sie heraus, wie unsere E-Mail-Verarbeitungsinfrastruktur entwickelt wurde, um die höchsten Sicherheits- und Zuverlässigkeitsstandards der Geschäftskommunikation zu erfüllen.

Email Signatures Office 365 Sicherheit

Zuverlässigkeit und Sicherheit mobile

ISO/IEC 27001 & 27018

Das in CodeTwo implementierte Informationssicherheit-Managementsystem (ISMS) ist nach ISO/IEC 27001- und ISO/IEC 27018 zertifiziert. Dies zeigt, dass wir die besten Industriestandards und -praktiken in Bezug auf den Schutz von Informationen und die Sicherheit personenbezogener Daten einhalten. Beim Entwickeln und Verbessern von CodeTwo Email Signatures for Office 365, greifen wir auch stark auf das ISMS zurück. Dies veranlasst uns dazu, alle Sicherheitsmaßnahmen bereits in der Entwurfsphase der Software-Entwicklung zu berücksichtigen und diese standardmäßig für Sie verfügbar zu machen. In Anbetracht dessen wird unser ISMS regelmäßig sowohl intern als auch von externen Auditoren auf die Einhaltung beider Informationssicherheitsstandards überprüft.

Hier erfahren Sie mehr über diese Standards, wie wir sie einhalten und welche Vorteile sich aus dem ISO-zertifizierten ISMS für Sie ergeben

CodeTwo ist DSGVO-, CCPA- und PCI-konform

Wir sind DSGVO-, CCPA- und PCI-konform und werden regelmäßig auditiert. Alle physischen Datenschutzmaßnahmen zusammen mit strengen Sicherheitsrichtlinien sorgen dafür, dass die von CodeTwo verarbeiteten personenbezogenen Daten jederzeit geschützt sind.

Erfahren Sie mehr auf unserer Webseite für Sicherheit & Konformität

Angetrieben von Microsoft Azure

CodeTwo-Dienste befinden sich auf Microsoft Azure-Servern, die die höchsten Sicherheits- und SLA-Standards gewährleisten. Wenn Sie Ihren Office 365-Tenant bei CodeTwo Email Signatures for Office 365 registrieren, werden Sie aufgefordert, eine der acht Geolokationen der CodeTwo-Dienste auszuwählen. Dort werden auch die Programmeinstellungen und einige Ihrer Azure AD-Daten gespeichert. Um serverseitige Signaturen zu erhalten, laufen Ihre Office 365-E-Mails über den CodeTwo Email Azure Service, der sich auch in Microsoft Azure befindet. Dies garantiert, dass Ihre E-Mails während des Vorgangs niemals die Microsoft-Rechenzentren verlassen.

OAuth 2.0. Protokoll zur Sicherstellung Ihrer Login-Daten

CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwendet das OAuth 2.0-Protokoll für die Benutzerautorisierung. Deswegen braucht unsere Software an keiner Stelle, die Login-Daten der Benutzer zu sammeln oder zu speichern, und Sie sind sicher, dass wir Ihre Daten nicht lesen oder nutzen. Der Zugang zur Einstellungen eines Office 365-Tenants wird durch den Sicherheitstokens gewährt, die von Office 365-API erstellt werden, und vollständig von dem systemeigenen Office 365-Mechanismus gesteuert.

Unterstützung für die Multi-Faktor-Authentifizierung

CodeTwo Email Signatures for Office 365 erfüllt die Sicherheitsstandards von Microsoft. Auch zur Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Wenn die MFA in der Office 365-Organisation aktiviert ist, stellt sie eine zusätzliche Schutzebene bei der Anmeldung zum Office 365-Konto sicher. Während Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365 mit Ihrem Tenant verbinden, es ist nicht erforderlich, die Multi-Faktor-Authentifizierung in Ihrem Administratorkonto zu deaktivieren, da die Software die MFA unterstützt.

TLS Verschlüsselung und Authentifizierung

Jede Komponente, die an dem Verarbeiten von E-Mail-Fluss beteiligt ist, wird mit TLS authentifiziert. Das TLS-Zertifikat wird bei der Registrierung des Tenants individuell generiert und sorgt für einen ununterbrochenen und sicheren E-Mail-Fluss. Jedes Mal, wenn eine Nachricht Ihren Office 365-Tenant verlässt, um durch den CodeTwo Email Azure Service verarbeitet zu werden, wird sie von Exchange Online Protection (EOP) gefiltert und überprüft, ob sie aus einem autorisierten Server stammt. Dasselbe kommt vor, wenn die verarbeiteten E-Mails zum originalen Tenant zurückkehren. Dank diesem Verfahren sind Sie sicher, dass die Nachrichten sich innerhalb von einem geschützten und verifizierten Fluss bewegen und an keiner Stelle dem Risiko von Hackangriffen ausgesetzt sind.

Keine externen Endpunkte

Eins der Schlüsselaspekte unserer Cloud-Infrastruktur besteht darin, dass sie nur vom geschlossenen, geschützten, internalen Netzwerk der Azure-Server zugänglich ist. Wir machen keine öffentlichen Endpunkte für irgendwelche externe Dienste auf. Wir verwenden auch keine Web-Dienste oder öffentliche API-Aufrufe. Jegliche Kommunikation passiert „hinter verschlossenen Türen“ und ist vom Außen nicht zugreifbar. Das wird sowohl durch Programmierungslösungen von CodeTwo als auch durch systemeigene Funktionen von Azure und Office 365, wie das vorher erwähnte EOP, sichergestellt.

Geolokation Ihrer Wahl (DSGVO- und CCPA-konform)

Während der Tenant-Registrierung haben Sie acht Geolokationen zur Auswahl. Dies hilft Ihnen dabei, DSGVO- und CCPA-konform zu bleiben, da Sie Bescheid wissen, wo genau Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden. Sie entscheiden selbst, in welcher Geolokation Ihre E-Mails über den CodeTwo Email Azure Service geleitet werden: Nord Europa, West Europa, Nord Zentral US, West US, UK Süd, Germany West Central, Australien Ost oder Kanada Ost (mehr Standorte bald verfügbar). Wenn Sie die Geolokation Germany West Central auswählen, werden Ihre Daten ausschließlich innerhalb Deutschlands verarbeitet. Somit unterstützt die Software Sie bei der Einhaltung der in Deutschland geltenden gesetzlichen Compliance-Anforderungen.

Private Speicherung von Ihren Einstellungen

CodeTwo Email Signatures for Office 365 speichert weder Ihre E-Mails noch Ihre Login-Daten. Nur die Einstellungen Ihrer Regeln werden von der Software in Azure Cloud, in der von Ihnen ausgewählten Geolokation, gespeichert. Diese Speicherung ist aber privat und für externe Benutzer und Software vollkommen unzugänglich. So haben Sie die Garantie, dass Ihre Einstellungen geschützt bleiben und nur Sie sie erstellen, ändern oder entfernen können.

Unterstützung für verschlüsselte E-Mails

Sie können E-Mail-Signaturen auch geschützten Nachrichten einfügen. Egal, ob Sie Office 365-Nachrichtenverschlüsselung, Vertraulichkeitsbezeichnungen (erstellt in Azure Information Protection) oder digital signierte E-Mails in Outlook (S/MIME) verwenden. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 fügen Sie clientseitige Signaturen beim E-Mail-Schreiben direkt in Outlook-Desktop-Apps hinzu (und bald auch in Outlook für Mac und OWA – treten Sie in unser Beta-Programm ein). Dies bedeutet, dass die Signatur zusammen mit der von Ihnen gesendeten Nachricht verschlüsselt wird. Eine serverseitig verschlüsselte Office 365-E-Mail erhält hingegen ihre serverseitige Signatur, sofern deren Verschlüsselung nach der Umleitung durch den CodeTwo Emaile Azure Service erfolgt.

Ihre E-Mails werden weder gespeichert noch gelesen

Serverseitige E-Mails erhalten ihre Signaturen, wenn sie über CodeTwo-Dienste fließen. Clientseitige Signaturen werden hingegen direkt in Outlook eingefügt: Es gibt kein zusätzliches Routing. Ungeachtet des Signaturtyps, den Sie anwenden, werden Ihre Nachrichten weder gespeichert noch von jemandem gelesen. Dasselbe gilt auch für Ihre Login-Daten zum Office 365 (siehe Auth 2.0-Protokoll zur Sicherstellung Ihrer Login-Daten).

Integrierte Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit: Sicherheit auf 4 Ebenen

Unsere Dienste sind auf maximale Leistung und Zuverlässigkeit ausgelegt und werden durch ein vierlagiges Sicherheitssystem geschützt, das wir seit Jahren entwickeln. Die HAC-Lastenausgleich-Mechanismen (HA-Cluster), die in jeder Geolokation implementiert sind, können unsere Dienste je nach E-Mail-Verkehr sogar 25-fach in Echtzeit skalieren. Alle Instanzen der Dienste werden kontinuierlich überprüft, automatisch ausgebessert und mit sekundären Lastenausgleich-Diensten gekoppelt, die zur sofortigen Übernahme bereit sind. Diese werden wiederum durch tertiäre Dienste in einer anderen Geolokation desselben Region weiter geschützt. Und dann kommt die vierte Ebene im Einsatz: die Failover-Dienste. Dieser moderne „active-active“-Ansatz gewährleistet maximale Flexibilität, Ausfallsicherheit und hohe Verfügbarkeit.

Unauffällige Verzögerungen

Wir wollten sicher sein, dass unsere Dienste niemals mehr als einige Sekunden Verzögerung bei der E-Mail-Verarbeitung verursachen, und haben unser Ziel erreicht. Der durchschnittliche Zeitverzug, den wir in unseren ausführlichen Tests beobachtet haben, erreichte 6 Sekunden im Vergleich zur sauberen Installation von Office 365 (ohne Drittanbieter-Services). Dies bedeutet, dass Ihre Benutzer die Lieferverzüge der E-Mails kaum bemerken werden, nachdem Sie die Konnektoren eingerichtet haben, und dass die Anwendung keinen negativen Auswirkung auf die allgemeine Arbeitsleistung hat. Und wenn Sie irgendwas an Ihrer Signaturregel ändern oder eine Signaturvorlage aktualisieren, werden diese Änderungen sofort nach deren Speichern in der Manage Signatures App wirksam.

99,99% Betriebszeit

CodeTwo Email Signatures for Office 365 bewährt seit dem Anfang eine hohe Betriebszeitrate von 99,99%. Dies bedeutet, dass unser Dienst den höchsten Laufzeit-Standards von Microsoft Cloud Services entspricht. Darüber hinaus ist er fehlertolerant. Wenn er also ausfällt, leitet seine Ausfallsicherung automatisch die E-Mails über sekundäre Server in Ihrer Geolokation und liefert sie sicher an Zielempfängern (mehr darüber). Darüber hinaus überwachen die CodeTwo-Techniker das Verhalten und die Leistung des Programms rund um die Uhr, sieben Tage in der Woche. Das alles um sicherzustellen, dass CodeTwo Email Signatures for Office 365 ständig in optimalem Betriebszustand ist. Sie können den aktuellen Status von CodeTwo-Diensten an allen Geolokationen auf der dedizierten Statusseite anzeigen.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)

CodeTwo Email Signatures for Office 365 erlaubt Administratoren, ausgewählten Benutzern Zugriffsrechte auf die Manage Signatures App zuzuweisen. So kann beispielsweise Ihr Marketing-Team E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen erstellen und verwalten. Gleichzeitig ist es nicht nötig, ihnen zusätzliche Office 365-Berechtigungen zu verteilen. Dadurch senkt man das Risiko, dass ein Teammitglied seine erhöhten Berechtigungen für die Ausführung von administrativen Aufgaben nutzt.

Postfach-Backup-Lösung

Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Sie nicht nur Ihre Office 365-E-Mail-Signaturen vereinheitlichen, sondern auch ein kostenloses jährliches Abonnement von CodeTwo Backup for Office 365 erhalten. Dank dieser professionellen Backup-Software sichern Sie Ihre Office 365-Daten und stellen sie jederzeit wieder her. Erfahren Sie mehr…