CodeTwo Email Signatures for Office 365

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    • Signaturen sichtbar beim Verfassen einer E-Mail
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Wie funktioniert das Programm?

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist eine Cloud-basierte Lösung, entwickelt um Administratoren zu helfen, bei der zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern in Office 365 zentral zu verwaltenhelfen. Das Erstellen und Verwalten von Signaturvorlagen erfolgt über die Manage Signatures App, wo  Sie ebenso Regeln einrichten können, anhand denen Benutzer oder Benutzergruppen Zugriff auf individuelle Signaturvorlagen erhalten. Signaturen können auf drei verschiedene Arten hinzugefügt werden, je nach dem ausgewählten Signatur-Modus. Zur Verfügung stehen Ihnen der serverseitige Modus (server-side mode), der clientseitige Modus (client-side mode) und der Combo-Modus (combo mode).

Serverseitiger Modus (server-side mode)

Wenn CodeTwo Email Signatures for Office 365 im serverseitigen Modus (voreingestellt) arbeitet, werden Ihre E-Mails über den CodeTwo Email Azure Service geleitet, der auf Microsoft Azure gehostet wird. Während des Verfahrens bleiben E-Mails stets innerhalb von Microsoft-Datenzentren, was ein zuverlässiges und sicheres Verarbeiten von den E-Mails garantiert. Sobald eine E-Mail mit Signatur versehen wird, wird sie zum Office 365-Tenant zurückgegeben und dann an den Empfänger verschickt. Mit dieser Lösung können Nachrichten, die von beliebigen E-Mail-Clients und Mobilgeräten gesendet werden, E-Mail-Signaturen erhalten.

Um das Verfahren einzuleiten, erstellt das Programm bei der Erstkonfiguration Sende- und Empfangs-Mailflusskonnektoren im Exchange Online um interne und ausgehende E-Mails über CodeTwo-Dienste zu leiten. Aus dem unten angefügten Bild können Sie ersehen, wie das ganze Verfahren abläuft. 

Wie funktioniert das Programm

Weitere Informationen dazu, wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 funktioniert und in die Microsoft-Azure-Technologie integriert ist, finden Sie im folgenden Video und in diesem Artikel im Microsoft-Blog.

Clientseitiger Modus (client-side mode)

Dieser Modus funktioniert mit der Outlook-Desktop-App. CodeTwo Email Signatures for Office 365 lässt sich über ein dediziertes Add-In in Outlook integrieren – CodeTwo Signatures Add-in for Outlook. Auf diese Weise erhalten Benutzer Zugriff auf Signaturvorlagen, die ihnen in der Manage Signatures App freigegeben werden. Signaturen werden dann automatisch zu E-Mails hinzugefügt, während Benutzer sie in Outlook schreiben. Benutzer können bei Bedarf auch andere Signaturvorlagen aus dem Outlook-Signaturmenü auswählen.

Ihre CodeTwo-Signaturen werden regelmäßig mit dem Add-In synchronisiert, sodass alle an den Signaturvorlagen vorgenommenen Änderungen auch an die Outlook-Clients der Benutzer übertragen werden. Dadurch bleibt die Integrität der E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen erhalten.

CodeTwo Email Signatures for Office 365 - client-side mode

Combo-Modus (combo mode)

Im Combo-Modus vereint CodeTwo Email Signatures for Office 365 die Funktionen des serverseitigen und des clientseitigen Modus. Die Art und Weise, wie Signaturen hinzugefügt werden, hängt vom E-Mail-Client ab, der gerade zum Senden einer E-Mail verwendet wird. Wenn eine Nachricht von einer Outlook-Desktop-App gesendet wird, wird ihr eine E-Mail-Signatur beim Verfassen hinzugefügt. Wenn hingegen eine Nachricht von anderen Clients oder Geräten gesendet wird, läuft sie über den CodeTwo Email Azure Service, wo sie eine Signatur erhält.

Acht Geolokationen verfügbar

CodeTwo Email Azure Service, zuständig für das Anhängen der E-Mail-Signaturen, kann auf einer Geolokation Ihrer Wahl situiert werden. Da die Applikation Ihnen erlaubt, die Geolokation zu bestimmen, hilft sie Ihnen ebenfalls DSGVO-konform zu bleiben. Zur Zeit sind acht Azure-Standorte verfügbar: North Europe, West Europe, North Central US, West US, UK South, Germany West Central, Australia East, und Canada East. Die Auswahl der Geolokation Germany West Central unterstützt Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Compliance-Anforderungen, da in diesem Fall alle Ihren Daten ausschließlich innerhalb der Grenzen Deutschlands verarbeitet werden. Jede Geolokation wird ständig von unserem Team überwacht. Sie können den Status unserer Dienste unter status.codetwo.com anzeigen.

Dank 8 Geolokationen bleiben Sie DSGVO-konform

Hybrid-Umgebungen

E-Mail-Signatur-Manager von CodeTwo unterstützen auch Hybrid-Umgebungen mit Office 365. Ausschlaggebend für die Entscheidung zwischen CodeTwo Email Signatures for Office 365 und unserer Desktop-seitigen Software ist die Konfiguration Ihrer Umgebung. Wir beraten Sie gern.

Andere Umgebungen

Sie sind sich nicht sicher, welches Produkt von CodeTwo am besten Ihre Anforderungen erfüllt? Diese vergleichende Übersicht hilft Ihnen bei der Auswahl.