No-Reply-Postfach in Microsoft 365 erstellen

UPDATE: Dieser Beitrag wurde am 23. Dezember 2020 aktualisiert.

No-Reply-E-Mail-Adressen sind in vielen Fällen nützlich. Beispielsweise wenn Sie Benachrichtigungen von Transaktionssystemen, Informationen über den Versandfortschritt oder Ähnliches senden möchten. Bei solchen Nachrichten erwarten Sie keine Rückmeldung und sie werden meistens automatisch generiert und gesendet.

Nicht immer können Sie verhindern, dass Benutzer E-Mails an eine No-Reply-Adresse senden. Sie können aber ein Postfach erstellen, das den gesamten eingehenden Datenverkehr blockiert. So müssen Sie ihn nicht überwachen.

No-Reply-Postfach in Microsoft 365 erstellen

Bevor Sie eine solche E-Mail-Adresse erstellen, sollten Sie immer überlegen, wozu sie dienen soll und welche Folgen dies haben wird. Wenn Sie für gute Benutzererfahrung sorgen, können Sie erwägen, Ihr No-Reply-Postfach mit einer automatischen Antwort zu versehen. Es ist eine bewährte Praktik, Ihre Empfänger darüber zu informieren, dass sie ihre Nachricht an die falsche Adresse gesendet haben. Gleichzeitig können Sie ihnen mitteilen, wie sie Sie erreichen.

Wenn Ihr Anwendungsfall überhaupt keine Antworten erfordert, können Sie eine nicht vorhandene E-Mail-Adresse als Antwortadresse verwenden, anstatt sich die Mühe zu machen, ein No-Reply-Postfach einzurichten. Denken Sie nur daran, dass No-Reply-Postfächer dazu führen können, dass Sie wertvolle Leads verlieren und Ihre Kunden die Unterstützung nicht erhalten, die sie benötigen. Aus diesem Grund kann es in einigen Fällen besser sein, ein Postfach einzurichten, das tatsächlich von jemandem in Ihrer Organisation geöffnet und gelesen wird. Zumindest ab und zu.

No-Reply-Adresse mit freigegebenem Postfach erstellen

Sie können eine No-Reply-Adresse mithilfe eines freigegebenen Postfachs in Microsoft 365 erstellen. Diese Art von Postfach braucht nämlich keine Lizenz. Und angesichts der Postfach-Funktion möchten Sie wahrscheinlich keine Lizenz verbrauchen. Um ein freigegebenes Postfach zu erstellen, öffnen Sie das Exchange Admin Center. Dann gehen Sie auf Recipients > Mailboxes und klicken Sie auf die Schaltfläche Add a shared mailbox. Optional können Sie Filter verwenden, um freigegebene Postfächer anzuzeigen, die bereits in Ihrer Organisation erstellt wurden.

Freigegebenes Postfach erstellen

Danach weisen Sie je nach Funktion des Postfachs eine E-Mail-Adresse und einen Anzeigenamen zu. Obwohl die Verwendung einer Adresse wie [email protected] sehr populär ist, kann dies die Benutzererfahrung beeinträchtigen. Eine solche Adresse kann darauf hindeuten, dass Sie nichts von Ihren Empfängern hören möchten. Daher ist es besser, etwas Freundlicheres zu erfinden, wie [email protected], oder auch etwas, das dem Verwendungszweck der Adresse entspricht, wie [email protected]. In diesem Beispiel verwende ich das Newsletter-Motiv, also den Anzeigenamen Company Newsletter. Sie können auch die entsprechende Domäne (wenn Sie mehrere haben) und den Alias auswählen. Wenn ich das Alias-Feld leer lasse, wird sein Wert identisch sein mit dem, was ich in dem Feld Email address geschrieben habe. Klicken Sie auf Create, um die Änderungen zu übernehmen.

Freigegebenes Postfach hinzufügen - Einstellungen

Danach können Sie sofort die Option Add users to this mailbox verwenden. Sie wird es Ihnen ermöglichen, das Suchfeld oder die Benutzerliste in dem sich öffnenden Fenster zu verwenden, um die Benutzer auszuwählen, die Mitglieder dieses Postfachs sein sollen (standardmäßig haben diese Benutzer die „Full Access“- und „Send As“-Berechtigungen für dieses Postfach). Dies ist nützlich, um E-Mails mit der No-Reply-Adresse zu versenden oder wenn Sie eine automatische Antwort mit Outlook einrichten möchten.

Hinzufügen von Benutzern zum freigegebenen Postfach

Wenn Sie Ihr freigegebenes Postfach erstellt haben, empfehle ich Ihnen, einen der folgenden Ansätze zu wählen. Sie können alle E-Mails blockieren oder ein No-Reply-Postfach erstellen, das alle empfangenen Nachrichten löscht und eine automatische Antwort sendet, wenn jemand daran eine E-Mail schickt.

Alle eingehenden E-Mails blockieren

Im ersten Szenario verwende ich das freigegebene Postfach, um eine No-Reply-Adresse zu erstellen, die keine Überwachung erfordert. Sie können sie entweder so einrichten, dass E-Mails gelöscht werden, ohne dass jemand darüber informiert wird, oder sie einen Unzustellbarkeitsbericht (Non-Delivery Report – NDR) versendet.

Um eine Regel zu erstellen, die eingehende E-Mails blockiert, öffnen Sie wieder mal das Exchange Admin Center. Gehen Sie auf Mail flow > Rules. Klicken Sie auf Add und wählen Sie Create a new rule aus der Dropdown-Liste.

Neue Nachrichtenflussregel

Geben Sie der Regel einen Namen, z. B. No-reply blocking. In der Liste Apply this rule if wählen Sie The recipient is aus.

Transportregel konfigurieren

Im eingeblendeten Fenster wählen Sie das zuvor erstellte freigegebene Postfach aus der Liste aus (in meinem Fall ist dies Company Newsletter[email protected]). Klicken Sie auf add und bestätigen Sie mit OK.

Transportregel konfigurieren: Postfach auswählen

Wenn Sie die eingehenden E-Mails spurlos löschen möchten, wählen Sie in der Liste Do the following die Option Delete this message without notifying anyone.

Aktion auswählen

Somit wird jede an [email protected] gesendete E-Mail gelöscht, bevor sie den Posteingang erreicht. Dadurch müssen Sie keinen Mitarbeiter zur Überwachung dieser Adresse beauftragen. Wenn sich jemand dennoch dazu entschließt, eine E-Mail an diese Adresse zu senden, wird er (natürlich) nie eine Antwort von Ihnen erhalten. Er kann jedoch möglicherweise einen Unzustellbarkeitsbericht erhalten, je nachdem, welche Option Sie gewählt haben.

Obwohl Sie dem NDR eine Erklärung hinzufügen können, werden viele Benutzer diese nicht sehen. Unzustellbarkeitsberichte dienen nicht dem Komfort des Endbenutzers – die Nachricht, die Sie anpassen können, ist weder gut sichtbar noch ansprechend. Wenn Sie dies vermeiden möchten, können Sie einen anderen Ansatz wählen.

No-Reply-Postfach mit automatischer Antwort erstellen

Das zweite Szenario hat eine andere Konfiguration. Anstatt alle eingehenden E-Mails sofort zu löschen, wie im obigen Beispiel, erstelle ich hier eine Aufbewahrungsrichtlinie. Sie löscht alle E-Mails aus Ihrem Posteingang nach einem bestimmten Zeitraum: Er kann so kurz wie 1 Tag sein. Wenn Sie möchten, können Sie eine längere Aufbewahrungsfrist für E-Mails einrichten, damit Sie (oder ein anderer Mitarbeiter) die eingehenden E-Mails einsehen können. Dazu richten wir eine automatische Antwort ein, die jeden potenziellen Absender darüber informiert, dass dieses Postfach nicht regelmäßig überwacht wird.

Zuerst öffnen Sie das Microsoft 365 Compliance Center. Gehen Sie auf Policies > Retention und klicken Sie auf New retention policy.

Aufbewahrungsrichtlinie erstellen

Wählen Sie auf der Seite Name aus, wie Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie benennen möchten, z. B. No-reply mailboxes. Auf der Seite Locations wählen Sie Exchange email. Danach klicken Sie auf Edit in der Spalte Included.

Im Suchfeld oder in der Postfachliste wählen Sie Ihr No-Reply-Postfach aus. Bestätigen Sie mit Done.

Postfach auswählen

Klicken Sie auf Next und wählen Sie Retention settings und dann Only delete items when they reach a certain age. Wählen Sie Custom aus der Dropdown-Liste Delete items older than. Nutzen Sie die dafür vorgesehenen Felder, um Artikel zu löschen, die älter als 1 Tag sind. Danach, in dem Dropdown-Menü Delete content based on, gehen Sie auf When items were created.

Aufbewahrungsrichtlinie konfigurieren

Wenn Sie auf Next klicken, wird Ihnen die Zusammenfassungsseite angezeigt. Mit dem Klick auf Submit erstellen Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie. Es kann eine Weile dauern, bis sie wirksam wird.

Automatische Antwort erstellen

Mit der Aufbewahrungsrichtlinie kann ich jetzt eine automatische Antwort für das No-Reply-Postfach einrichten. Dafür gibt es eine Reihe von Methoden. Im Allgemeinen ist die Einrichtung identisch mit der Erstellung einer Abwesenheitsnachricht. In diesem Artikel wird ausführlich erklärt, wie Sie automatische Antworten in Microsoft 365 über das Admin Center oder PowerShell einrichten. Unten finden Sie eine kurze Anleitung dazu, wie Sie dies mit dem Microsoft 365 Admin Center tun.

Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center und gehen Sie zu Groups > Shared mailboxes. Wählen Sie dann Ihr No-Reply-Postfach aus, indem Sie darauf klicken. Klicken Sie im eingeblendeten Bereich, im Abschnitt Automatic replies, auf Edit.

Freigegebenes Postfach bearbeiten

Unter Manage automatic replies wählen Sie die Checkboxen Send automatic replies to senders inside this organization und Send automatic replies to senders outside this organization. Wählen Sie auch das Optionsfeld Send replies to all external senders. Geben Sie den Inhalt der automatischen Antwort in die dafür vorgesehene Felder ein und bestätigen Sie mit Save.

Automatische Antworten erstellen

Denken Sie auch beim Erstellen einer automatischen Antwort an die Benutzererfahrung. In den meisten Fällen reicht eine kurze Antwort wie This email address is not monitored. If you would like to contact us, please write to [email protected] (Diese E-Mail-Adresse wird nicht überwacht. Sie erreichen uns unter [email protected]).

Möglicherweise möchten Sie jedoch auch einige zusätzliche Informationen angeben. Diese können vom Kontext der Nachricht abhängen, auf die der Benutzer zu antworten versucht. Wenn es sich beispielsweise um einen Newsletter handelt, können Sie die Benutzer anweisen, sich mit der Verkaufsabteilung in Verbindung zu setzen oder die Produktseite zu besuchen.

Weitere Artikel:

Verwalten von Outlook-Regeln in Microsoft 365
Nachrichtenverfolgung in Microsoft 365

2 thoughts on “No-Reply-Postfach in Microsoft 365 erstellen


  1. ich habe ein Problem wenn ein Mitglied von ein freigegeben Postfach ein automatisch Antwort einrichtet danach ein Personen senden ein email an die freigegeben Postfach dann er bekomme die automatisch Antwort von die Mitglied

    • Das ist das erwartete Verhalten für Verteilerlisten – wenn eines der Mitglieder eine automatische Antwort eingerichtet hat, senden sie diese an den ursprünglichen Absender zurück. Um eine automatische Antwort von einem freigegebenen Postfach zu senden, müssen Sie die Schritte aus diesem Artikel befolgen. Personen mit Zugriff auf das freigegebene Postfach sollten solche automatischen Antworten nicht senden.

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