No-Reply-Postfach in Microsoft 365 erstellen

No-Reply-E-Mail-Adressen sind in vielen Fällen nützlich. Beispielsweise wenn Sie Benachrichtigungen von Transaktionssystemen, Informationen über den Versandfortschritt oder Ähnliches senden möchten. Bei solchen Nachrichten erwarten Sie keine Rückmeldung und sie werden meistens automatisch generiert und gesendet.

Nicht immer können Sie verhindern, dass Benutzer E-Mails an eine No-Reply-Adresse senden. Sie können aber ein Postfach erstellen, das den gesamten eingehenden Datenverkehr blockiert. So müssen Sie ihn nicht überwachen.

No-Reply-Postfach in Microsoft 365 erstellen

Bevor Sie eine solche E-Mail-Adresse erstellen, sollten Sie immer überlegen, wozu sie dienen soll und welche Folgen dies haben wird. Wenn Sie für gute Benutzererfahrung sorgen, können Sie erwägen, Ihr No-Reply-Postfach mit einer automatischen Antwort zu versehen. Es ist eine bewährte Praktik, Ihre Empfänger darüber zu informieren, dass sie ihre Nachricht an die falsche Adresse gesendet haben. Gleichzeitig können Sie ihnen mitteilen, wie sie Sie erreichen.

So können Sie in den automatischen Nachrichten auch eine andere E-Mail-Adresse angeben. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wertvollen Leads verlieren und Ihre Kunden die Unterstützung erhalten, die sie benötigen. In einigen Fällen kann es jedoch besser sein, ein Postfach einzurichten, das tatsächlich von jemandem in Ihrer Organisation geöffnet und gelesen wird. Zumindest ab und zu.

No-Reply-Adresse mit freigegebener Postfach erstellen

Sie können eine No-Reply-Adresse mithilfe eines freigegebenen Postfach in Microsoft 365 erstellen. Diese Art von Postfach braucht nämlich keine Lizenz. Und angesichts der Postfach-Funktion möchten Sie wahrscheinlich keine Lizenz verbrauchen. Um ein freigegebenes Postfach zu erstellen, öffnen Sie das Exchange Admin Center. Dann gehen Sie auf recipients > shared und klicken Sie auf die Schaltfläche Add.

Freigegebenes Postfach in Exchange Admin Center erstellen

Danach weisen Sie je nach Funktion des Postfachs eine E-Mail-Adresse und einen Anzeigenamen zu. Obwohl die Verwendung einer Adresse wie no-reply@example.com sehr populär ist, kann dies die Benutzererfahrung beeinträchtigen. Eine solche Adresse kann darauf hindeuten, dass Sie nichts von Ihren Empfängern hören möchten. Daher ist es besser, etwas Freundlicheres zu erfinden, wie hello@example.com, oder auch etwas, das dem Verwendungszweck der Adresse entspricht, wie newsletter@example.com. In diesem Beispiel verwende ich das Newsletter-Thema, also auch den Anzeigenamen Company Newsletter.

Benutzer benennen

Klicken Sie anschließend im Abschnitt Users auf die Schaltfläche Add. Im Suchfeld oder in der Benutzerliste des eingeblendeten Fensters wählen Sie den Benutzer aus, der Mitglied dieses Postfachs sein soll (standardmäßig hat dieser Benutzer die „Access“- und „Send As“-Berechtigungen für dieses Postfach). Dies ist nützlich, um E-Mails mit der No-Reply-Adresse zu versenden oder wenn Sie eine automatische Antwort mit Outlook einrichten möchten. Klicken Sie auf add und bestätigen Sie mit OK. Dann auf Save, um das freigegebene Postfach zu erstellen.

Benutzer auswählen

Wenn Sie Ihr freigegebenes Postfach erstellt haben, empfehle ich Ihnen, einen der folgenden Ansätze zu wählen. Sie können alle E-Mails blockieren oder ein No-Reply-Postfach erstellen, das alle empfangenen Nachrichten löscht und eine automatische Antwort sendet, wenn jemand daran eine E-Mail schickt.

Alle eingehenden E-Mails blockieren

Im ersten Szenario verwende ich das freigegebene Postfach, um eine No-Reply-Adresse zu erstellen, die keine Überwachung erfordert. Daher werde ich alle eingehenden E-Mails blockieren.

Um dies zu tun, lege ich eine Transportregel fest, die alle an dieses Postfach gesendeten E-Mails löscht. Um eine solche Regel zu erstellen, öffnen Sie wieder mal das Exchange Admin Center. Gehen Sie auf mail flow > rules. Klicken Sie auf Add und wählen Sie Create new rule aus der Dropdown-Liste.

Tranportregel erstellen

Geben Sie die Regel einen Namen, z. B. No-reply blocking. In der Liste Apply this rule if wählen Sie The recipient is aus.

Transportregel konfigurieren

Im eingeblendeten Fenster wählen Sie das zuvor erstellte freigegebene Postfach aus der Liste aus (in meinem Fall ist dies Company Newsletternewsletter@beispiel.de). Klicken Sie auf add und bestätigen Sie mit OK.

Transportregel konfigurieren: Postfach auswählen

In der Liste Do the following wählen Sie Delete this message without notifying anyone. Klicken Sie auf Save, um die Transportregel zu erstellen.

Aktion auswählen

Somit wird jede an newsletter@examlpe.com gesendete E-Mail gelöscht, bevor sie den Posteingang erreicht. Dadurch müssen Sie keinen Mitarbeiter zur Überwachung dieser Adresse beauftragen. Wenn sich jemand dennoch dazu entschließt, eine E-Mail an diese Adresse zu senden, wird er (natürlich) nie eine Antwort von Ihnen erhalten. Dabei aber auch keine Unzustellbarkeitsmeldung, da die E-Mail tatsächlich an Sie zugestellt, aber sofort nach Eingang gelöscht wird.

Dies könnte genau das sein, was Sie benötigen. Es bedeutet aber auch, dass die Absender keine Information darüber bekommen, dass dies nicht die richtige Adresse zur Kontaktaufnahme mit Ihrer Organisation ist. Wenn Sie dies vermeiden möchten, können Sie einen anderen Ansatz wählen.

No-Reply-Postfach mit automatischer Antwort erstellen

Das zweite Szenario hat eine andere Konfiguration. Anstatt alle eingehenden E-Mails sofort zu löschen, wie im obigen Beispiel, erstelle ich hier eine Aufbewahrungsrichtlinie. Sie löscht alle E-Mails aus Ihrem Posteingang nach einem bestimmten Zeitraum: Er kann so kurz wie 1 Tag sein. Wenn Sie möchten, können Sie eine längere Aufbewahrungsfrist für E-Mails einrichten, damit Sie (oder ein anderer Mitarbeiter) die eingehende E-Mail einsehen können. Dazu richten wir eine automatische Antwort ein, die jeden potenziellen Absender darüber informiert, dass dieses Postfach nicht regelmäßig überwacht wird.

Zuerst öffnen Sie das Microsoft 365 Compliance Center. Gehen Sie auf Policies > Retention und klicken Sie auf New retention policy.

Aufbewahrungsrichtlinie erstellen

Wählen Sie auf der Seite Name aus, wie Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie benennen möchten, z. B. No-reply mailboxes. Auf der Seite Locations wählen Sie Exchange email. Danach klicken Sie auf Edit in der Spalte Included.

Im Suchfeld oder in der Postfachliste wählen Sie Ihre No-Reply-Postfach aus. Bestätigen Sie mit Done.

Postfach auswählen

Klicken Sie auf Next und wählen Sie Retention settings und dann Only delete items when they reach a certain age. Wählen Sie Custom aus der Dropdown-Liste Delete items older than. Nutzen Sie die dafür vorgesehenen Felder, um Artikel zu löschen, die älter als 1 Tag sind. Danach, in der Dropdown-Menü Delete content based on, gehen Sie auf When items were created.

Aufbewahrungsrichtlinie konfigurieren

Wenn Sie auf Next klicken, wird Ihnen die Zusammenfassung-Seite angezeigt. Mit dem Klick auf Submit erstellen Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie. Es kann eine Weile dauern, bis sie wirksam wird.

Automatische Antwort erstellen

Mit der Aufbewahrungsrichtlinie kann ich jetzt eine automatische Antwort für das No-Reply-Postfach einrichten. Dafür gibt es eine Reihe von Methoden. Im Allgemeinen ist die Einrichtung identisch mit der Erstellung einer Abwesenheitsnachricht.

Eine einfache und effektive Methode zum Erstellen einer automatischen Antwort besteht darin, das Microsoft 365 Admin Center zu öffnen und zu Groups > Shared mailboxes zu wechseln. Wählen Sie dann Ihre No-Reply-Postfach aus, indem Sie darauf klicken. Klicken Sie im eingeblendeten Bereich, im Abschnitt Automatic replies, auf Edit.

Freigegebenes Postfach bearbeiten

Unter Manage automatic replies wählen Sie die Checkboxen Send automatic replies to senders inside this organization und Send automatic replies to senders inside this organization. Checken Sie auch Send replies to all external senders ein. Geben Sie den Inhalt der automatischen Antwort in die dafür vorgesehene Felder ein und bestätigen Sie mit Save.

Automatische Antworten erstellen

Denken Sie auch hier beim Erstellen einer automatischen Antwort an die Benutzererfahrung. In den meisten Fällen reicht eine kurze Antwort wie This email address is not monitored. If you would like to contact us, please write to example@example.com (Diese E-Mail-Adresse wird von niemandem gelesen. Sie erreichen uns unter example@example.com).

Möglicherweise möchten Sie jedoch auch einige zusätzliche Informationen angeben. Diese können vom Kontext der Nachricht abhängen, auf die der Benutzer antworten möchtet. Wenn es sich beispielsweise um einen Newsletter handelt, können Sie die Benutzer anweisen, sich mit der Verkaufsabteilung in Verbindung zu setzen oder die Produktseite zu besuchen.

Es gibt auch andere Methoden, automatische Antworten zu erstellen. Ich habe sie in einem früheren Artikel ausführlich besprochen: Abwesenheitsnotizen in Office 365 einstellen. Wenn Sie außerdem erweiterte Funktionen benötigen, lesen Sie den Artikel über die Verwaltung der Outlook-Regeln von Benutzern mit PowerShell. Er kann ebenfalls nützlich sein.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*