Größe der Umgebung
Kundengeschichte:
CodeTwo + Fahan School
Mit CodeTwo überwand die Fahan School die Einschränkungen von Microsoft 365 bei E-Mail-Signaturen
Die Fahan School ist eine 1935 gegründete unabhängige Schule für Mädchen in Tasmanien, Australien, mit Jahrgangsstufen vom Kindergarten bis zur 12. Klasse. Sie ist für ihre hervorragenden akademischen Leistungen bekannt und bietet vielfältige Programme an, die Führungskompetenzen, Selbstvertrauen und gesellschaftliches Engagement fördern. Für eine Bildungseinrichtung ist professionelle Kommunikation unerlässlich, und E-Mail-Signaturen spielen eine wichtige Rolle bei der Vermittlung eines konsistenten und glaubwürdigen Erscheinungsbilds.
140 Postfächer
2000+ E-Mails
täglich verarbeitet
Mehrere E-Mail-Apps und Geräte
Umgebungstyp
Einschränkungen des E‑Mail-Flusses
Hauptherausforderung
Inkonsistentes E-Mail-Branding, schwierige Verwaltung und native Einschränkungen
Die Fahan School wollte dem Personal das professionelle E-Mail-Branding so einfach wie möglich machen. Deshalb führte sie eine zentralisierte Verwaltung von E-Mail-Signaturen mithilfe der nativen Nachrichtenflussregeln von Microsoft 365 (Exchange Online) ein. Dadurch sollte das Branding in der gesamten Organisation konsistent sein, ohne dass Lehrkräfte und anderes Personal auf mehreren Geräten manuell etwas einrichten mussten. Was zunächst nach einer großartigen Idee klang, hatte jedoch einige Haken:
• Begrenzte Flexibilität
• Inkonsistenz zwischen verschiedenen Geräten
• Schwierige Verwaltung auf Basis von reinem HTML
• Keine Signaturvorschau für das Personal
• Weitere Einschränkungen der Nachrichtenflussregeln
Diese Einschränkungen waren langfristig nicht akzeptabel.
Ein moderner Ansatz für E‑Mail-Signaturen mit CodeTwo
Um all die Probleme zu lösen, die mit der Verwaltung von E-Mail-Signaturen über das Exchange Admin Center und die Nachrichtenflussregeln einhergingen, war ein spezielles Tool erforderlich. Die Fahan School entschied sich für den besten Anbieter für E‑Mail-Signaturen auf dem Markt: CodeTwo.
„Früher wurden unsere E-Mail-Signaturen mithilfe der Nachrichtenflussregeln im Exchange Admin Center (EAC) verwaltet, die auf statischem HTML basierten und begrenzte Flexibilität boten. Mit CodeTwo haben wir nun eine konsistente und professionelle E-Mail-Signatur auf allen Geräten – Desktop, Mobil und Web – die sich mithilfe von Azure AD (Entra ID) automatisch aktualisiert“, sagte Aditya Pukale, ICT Systems & Support Technician an der Fahan School.
„Die Plattform von CodeTwo hat die Verwaltung optimiert, die IKT-Governance gestärkt und das gesamte Nutzererlebnis in unserer Organisation verbessert.“
Aditya Pukale,
ICT Systems & Support Technician, Fahan School
Kundenvorteile
Die Bereitstellung von CodeTwo Email Signatures 365 brachte einige wichtige Änderungen bei der Einrichtung und Funktionsweise von Signaturen mit sich:
• Mehr Flexibilität dank der Synchronisierung mit Entra ID und zusätzlicher, von Benutzern verwalteter Attribute (wie Arbeitszeiten).
• Konsistentes Branding auf allen Geräten.
• Das Marketing benötigt für Änderungen am Design keine Unterstützung der IT mehr. Auch Marketingkampagnen lassen sich einfacher verwalten.
• Einfacher Editor, der keine HTML-Kenntnisse erfordert und professionelle Vorlagen bietet.
• Live-Vorschau der Signatur für Mitarbeiter, während sie E-Mails im Web, auf PCs, Macs oder Mobilgeräten verfassen.
Aditya Pukale fügte außerdem hinzu: „Die Möglichkeit für das Personal, seine Signatur bereits beim Verfassen von E‑Mails in der Vorschau zu sehen, kombiniert mit der Kontrolle des Marketingsteams über Kampagnenbanner, hat die Effizienz und Konsistenz des Brandings deutlich verbessert.“
Wir freuen uns, der Fahan School dabei zu helfen, ein einheitliches E-Mail-Branding sicherzustellen und ihrem IT-Team Zeit zu sparen.
Hauptvorteile der Nutzung von CodeTwo:
Zentralisierte, automatisierte Signaturverwaltung
Sofortige Signaturupdates im gesamten Tenant
Konsistentes Branding für alle Benutzer
Signaturen beim Verfassen von E-Mails sichtbar
Signaturverwaltung an Nicht-IT-Mitarbeiter delegiert
Vollständige Abdeckung aller Geräte und E‑Mail-Apps
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