DSGVO-Informationszentrum
von CodeTwo

DSGVO-Informationszentrum von CodeTwo

Am 25. Mai 2018 trat die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union in Kraft. Um Ihre Fragen zum Thema DSGVO zu beantworten, haben wir dieses Informationszentrum eingerichtet, wo Sie alle Informationen zu CodeTwo und DSGVO finden.

Datenschutz und Sicherheit Ihrer persönlichen Daten

In CodeTwo kümmern wir uns intensiv um den Datenschutz und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind wir stets an diese Grundsätze gebunden:

  • wir sammeln nicht mehr Informationen als nötig;
  • wir verwenden Ihre Daten nicht für andere als die in der Datenschutzerklärung angegebenen Zwecke;
  • wir speichern Ihre Daten nicht, wenn sie nicht mehr benötigt werden;
  • wir geben Ihre Daten nicht in anderen als den in der Datenschutzerklärung angegebenen Fällen weiter.

Wir sind auch bestrebt, unseren Kunden Lösungen zu bieten, die die Einhaltung der DSGVO erleichtern.

Wie erreichte CodeTwo die DSGVO-Konformität?

CodeTwo hat eng mit externen Beratern zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass die Tätigkeiten und Prozesse in der Firma mit den Anforderungen der DSGVO konform sind. Zu diesem Zweck hat CodeTwo folgende Maßnahmen ergriffen:

1.	Definieren des Organisationskontextes

1. Definieren des Organisationskontextes

CodeTwo hat den Kontext, in dem es tätig ist, sorgfältig analysiert und relevante Einheiten sowie deren Rollen im Lebenszyklus personenbezogener Daten identifiziert.

2.	Interne Kontrollen

2. Interne Kontrollen

CodeTwo hat Prozesse und Kontrollen eingeführt, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Entscheidungen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten und auf das Informationssicherheitssystem ohne vorherige Analyse und notwendige interne Einwilligung getroffen werden können.

3.	Interne Verfahren

3. Interne Verfahren

CodeTwo hat eine umfangreiche Reihe von Verfahren definiert, die das System zur Verarbeitung personenbezogener Daten und das Informationssicherheitssystem beschreiben, einschließlich der Verfahren zur Ausübung der Rechte der betroffenen Personen.

4.	Data Security Officer und Compliance

4. Data Security Officer und Compliance

CodeTwo hat einen Data Security Officer benannt - eine Person, die für die Aufrechterhaltung des Systems für die Sicherheit persönlicher Daten und für die Einhaltung der Vorschriften zuständig ist.

5.	Aufbewahrungsfristen und Umfang der verarbeiteten Daten

5. Aufbewahrungsfristen und Umfang der verarbeiteten Daten

Wir haben Datenaufbewahrungsfristen eingeführt und dokumentiert und unsere Prozesse im Hinblick auf den Umfang der gesammelten personenbezogenen Daten überprüft, um sicherzustellen, dass das Prinzip der Datenminimierung erfüllt wird.

6.	Dritte

6. Dritte

Wir haben Verträge mit Dritten aktualisiert, um sicherzustellen, dass alle Verträge die von der DSGVO erforderten Datenschutzbestimmungen enthalten. Dazu haben wir ein Überprüfungsverfahren eingeführt, um zu gewährleisten, dass Unternehmen, die die Sicherheit personenbezogener Daten nicht garantieren, nicht zu unseren Geschäftspartnern werden können.

7.	Internationale Datenübertragungen

7. Internationale Datenübertragungen

CodeTwo hat Verträge mit Dritten außerhalb des EWR überprüft und einschlägige Übertragungsmechanismen aktualisiert, um sicherzustellen, dass internationale Datenübertragungen der DSGVO entsprechen und dass diese Dritten ein angemessenes Schutzniveau von personenbezogenen Daten gewährleisten.

8.	Dokumentation von Dienstleistungen

8. Dokumentation von Dienstleistungen

Wir haben eine neue, aktualisierte Datenschutzerklärung sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vertrieb und Dienstleistungen eingeführt, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der DSGVO angemessen entsprechen.

9.	Training und Erkenntnis

9. Training und Erkenntnis

Wir haben Trainingsmaterialien zur DSGVO und zur Datensicherheit vorbereitet, die für alle Mitglieder des CodeTwo-Personals ständig verfügbar sind. Niemand kann die Arbeit bei CodeTwo beginnen, ohne zu den entsprechenden DSGVO-Bestimmungen geschult zu werden. Alle Mitglieder des CodeTwo-Personals werden regelmäßig geschult.

Ständige Verbesserungen und Kontrolle

Wir sind uns dessen völlig bewusst, dass die Einhaltung der DSGVO ein fortlaufender Prozess ist. Daher haben wir uns verpflichtet, einmal im Jahr eine externe Überprüfung unserer DSGVO-Einhaltung durchführen zu lassen. Wenn Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwenden, haben Sie Anspruch auf eine Zusammenfassung unseres Auditberichtes unter den Bedingungen, die in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vertrieb und Dienstleistungen beschrieben sind.

Wir haben auch unsere neue und firmeneigene Software-Entwicklungsmethodologie eingesetzt, um sicherzustellen, dass die Grundsätze zum Schutz personenbezogener Daten im Design unserer Produkte codiert sind.

Wie können die Produkte von CodeTwo Ihrer Firma bei der Einhaltung von DSGVO helfen?

Unsere Produkte sind mit Funktionen ausgestattet, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, DSGVO-konform zu sein. Für weitere Details besuchen Sie bitte diese Artikel:

 

  1. Exchange-Server konform mit DSGVO – das Löschen sensibler Inhalte
  2. Disclaimer konform mit DSGVO auf Ihrem Exchange-Server
  3. DSGVO-Konformität und Office-365-Backup (auf Englisch)
  4. Bleiben Sie DSGVO-konform dank erweiterter E-Mail-Weiterleitung
  5. Bleiben Sie DSGVO-konform dank des intelligenten Abmeldemechanismus

 

Häufigste Fragen zum Thema CodeTwo und der DSGVO-Einhaltung

Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur CodeTwo-Compliance und zu anderen DSGVO-bezogenen Themen:

  1. Welches Dokument beschreibt die Regeln, nach denen CodeTwo personenbezogene Daten verarbeitet?

    Um mehr darüber zu erfahren, welche Daten wir sammeln, zu welchem Zweck die Datenerhebung erfolgt und wie Sie Ihre Rechte ausüben können, besuchen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung.

  2. Muss ich eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit CodeTwo unterzeichnen?

    Nur bei der Verwendung von CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist es erforderlich, dass Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit uns unterzeichnen. Alle unsere Programme (außer CodeTwo Email Signatures for Office 365) müssen in Ihrer eigenen Umgebung installiert werden und werden nicht in der Cloud gehostet.

  3. Wie unterzeichne ich die Datenverarbeitungsvereinbarung mit CodeTwo?

    Wenn Sie sich für die Verwendung von CodeTwo Email Signatures for Office 365 entscheiden, unterzeichnen Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit uns, indem Sie bestätigen, dass Sie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vertrieb und Dienstleistungen gelesen und verstanden haben. Sie werden gefragt, dies während des Lizenzkaufprozesses zu tun. Danach erhalten Sie eine vorzeichnete Kopie unserer Bedingungen zusammen mit Ihrer Auftragsbestätigung an die E-Mail-Adresse, die Sie im Bestellformular angegeben haben.

  4. Kann ich eine separate Datenverarbeitungsvereinbarung mit CodeTwo unterzeichnen?

    Wenn Sie eine separate Datenverarbeitungsvereinbarung mit uns bezüglich Ihrer Verwendung von CodeTwo Email Signatures for Office 365 unterzeichnen möchten, kontaktieren Sie uns.

  5. Kann ich eine zusätzliche Geheimhaltungsvereinbarung mit CodeTwo unterzeichnen?

    Bei nicht standardmäßigen Vertragsanfragen kontaktieren Sie uns.

  6. Welche Art von Maßnahmen hat CodeTwo ergriffen, um die Sicherheit der CodeTwo anvertrauten personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Verwendung von CodeTwo Email Signatures for Office 365 zu gewährleisten?

    Informationen zu den von uns implementierten Sicherheitsmaßnahmen finden Sie in der Zusammenfassung der von CodeTwo umgesetzten Sicherheitsmaßnahmen – Anhang 1 zu unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vertrieb und Dienstleistungen.

  7. Ich möchte meine in der DSGVO vorgesehenen Rechte ausüben. Wie mache ich das?

    Wenn Sie eines Ihrer in der DSGVO vorgesehenen Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns. Wir werden auf Ihre Anfrage in Übereinstimmung mit unserer Datenschutzerklärung antworten.

  8. Haben Sie in CodeTwo eine für den Datenschutz zuständige Person benannt?

    Ja. Wir haben einen Data Security Officer ernannt, der für die Koordination, Überwachung und Verbesserung unseres Programms zur Sicherheits- und Datenschutz-Compliance verantwortlich ist und über dieses Formular kontaktiert werden kann.

Kontakt

Wenn Sie Fragen hinsichtlich der DSGVO-Konformität von CodeTwo haben oder mehr darüber wissen möchten, wie wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten, setzen Sie sich mit uns in Verbindung.