E-Mail-Marketing konform mit DSGVO

Weil die DSGVO die Art und Weise ändert, wie man personenbezogene Daten behandeln muss, wird dadurch auch das E-Mail-Marketing betroffen sein. Sie müssen jetzt beispielweise nicht nur die Einwilligung Ihrer Abonnenten erhalten, um an sie kommerzielle E-Mails schicken zu können, sondern auch entsprechende Mittel bereitstellen, die die Abmeldung von Ihren Mailinglisten ermöglichen. Der letzte lässt sich leicht erreichen, indem Sie den Abmeldemechanismus von CodeTwo Exchange Rules Pro zum Einsatz bringen.

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Neben der Funktion der zentralen Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und der Einrichtung organisationsweiter E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse in einer Exchange-Umgebung ist CodeTwo Exchange Rules Pro auch ein hervorragendes Tool, das für Marketingzwecke verwendet werden kann. Zusätzlich ist es mit einem Abmeldemechanismus ausgestattet, mit dem Sie in jeder E-Mail einen Abmeldelink einfügen können. Nachdem der Empfänger auf diesen Link geklickt hat, wird seine E-Mail-Adresse einer Blackliste hinzugefügt, auf deren Basis das Programm entweder alle ausgehenden Nachrichten blockieren kann oder nur solche, die sich auf eine bestimmte Kampagne beziehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie einfach es ist, den Abmeldemechanismus in CodeTwo Exchange Rules Pro einzurichten. Diese Funktion wird Ihnen sicherlich dabei helfen, einige der DSGVO-Anforderungen sowie andere gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Einfügen von Abmeldelinks in E-Mails

Nehmen wir an, Sie haben die Absicht, Marketing-E-Mails an Ihre bestehenden oder potenziellen Kunden zu senden. Um mit der DSGVO konform zu bleiben, müssen Sie ihnen auch die Möglichkeit geben, den Empfang dieser Nachrichten abzulehnen.

Mit CodeTwo Exchange Rules Pro kann dies ganz einfach mithilfe des integrierten Abmeldemechanismus (engl. unsubscribe mechanism) erreicht werden.

Diese Funktion erstellt zwei Regeln im Programm, die sich darauf auswirken, wie E-Mails von Ihrem Exchange-Server betrachtet werden. Die erste Regel fügt einen Disclaimer mit einem Abmeldelink in jede ausgehende Nachricht ein. Sie können den Text und andere Inhalte des Disclaimers beliebig bearbeiten, indem Sie den integrierten Signatureditor verwenden.

Jeder Empfänger, der auf diesen Abmeldelink klickt, wird auf die sogenannte Blackliste gesetzt. Und hier kommt die zweite Regel im Einsatz. Sie führt die Block message-Aktion aus, die für alle externen Empfänger gilt, die blackgelistet wurden. Auf diese Weise wird jede an diese Empfänger gesendete Nachricht automatisch vom Programm gesperrt.

Option zur Abmeldung von einer bestimmten Kampagne

Was aber, wenn Sie mehrere E-Mail-Marketingkampagnen für unterschiedliche Zielgruppen führen? Zur Einhaltung der DSGVO-Richtlinien sollen Sie in jeder E-Mail einen Abmeldelink platzieren, mit dem jede an einen bestimmten Empfänger gesendete Nachricht blockiert werden kann. Gleichzeitig möchten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, nur die E-Mails abzulehnen, die im Rahmen einer bestimmten Marketingkampagne geschickt werden.

Dies kann auch einfach in CodeTwo Exchange Rules Pro durchgeführt werden. Das Programm erlaubt es Ihnen, anhand von verschiedenen Bedingungen und Ausnahmen unterschiedliche Signaturen und Haftungsausschlüsse zu E-Mails je nach Bedarf hinzuzufügen. Es ist auch möglich, beliebig viele Sperrlisten zu erstellen. Und indem Sie für jede Kampagne (oder Angebot, Produkt, Dienstleistung usw.) eine solche Liste erstellen, können Sie das Programm so konfigurieren, dass E-Mails gesendet oder blockiert werden, je nachdem, ob der Empfänger einer von Ihnen bestimmten Blackliste hinzugefügt wurde oder nicht.

Das Einfügen eines Abmeldelinks in Ihren Haftungsausschluss ist sehr einfach. Öffnen Sie einfach den Signatureditor und gehen Sie auf AD attributes > Other > Unsubscribe link. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie Ihre Blackliste aus, tragen Sie den Linktext und den Nachrichtentext ein, der beim Klicken auf den Abmeldelink angezeigt wird. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird der Platzhalter {Unsubscribe link #} in Ihre Signatur eingefügt. Dieser Platzhalter wird beim Senden einer E-Mail durch einen entsprechenden Abmeldelink ersetzt.

Standardmäßig blockiert der Abmeldemechanismus alle ausgehenden Nachrichten, die an die Benutzer aus der Sperrliste gesendet werden. Wenn das Programm nur Nachrichten blockieren soll, die sich auf eine bestimmte Kampagne beziehen, fügen Sie eine neue Regel hinzu und konfigurieren Sie sie mit entsprechenden Bedingungen. Stellen Sie die Regel beispielsweise so ein, dass die Block message-Aktion nur ausgeführt wird, wenn die ausgehende E-Mail bestimmte Wörter im Betreff enthält, die sich auf eine spezifische Kampagne beziehen, und wenn die Empfänger dieser Nachricht einer mit dieser Kampagne verknüpften schwarzen Liste angehören. Sie können auch getrennte Verteilergruppen erstellen und die Regel nur auf die Empfänger anwenden, die zu dieser AD-Gruppe gehören. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt. Und Sie haben Einfluss darauf, die Regeln so einzustellen, dass die E-Mails vom Programm korrekt erkannt werden.

Wie funktioniert das aus Anwendersicht?

Wenn ein E-Mail-Empfänger keine weiteren Nachrichten von Ihnen erhalten möchte, klickt er einfach auf den in der E-Mail eingebetteten Abmeldelink.

Nach dem Klick, wird die folgende Nachricht in seinem Webbrowser angezeigt:

Und das ist es. CodeTwo Exchange Rules Pro kümmert sich um den Rest. Ab jetzt erhält dieser Benutzer keine E-Mails von Ihrer Organisation.