Disclaimer konform mit DSGVO auf Ihrem Exchange-Server

Zum Glück bietet Ihnen der lokale Exchange Server viele Möglichkeiten, einer vollständigen DSGVO-Konformität näher zu kommen. Eine der Funktionen, die Sie dabei helfen kann, ist das Hinzufügen von DSGVO-konformen Disclaimern zu Ihren E-Mails.

Disclaimer: Sie erreichen die Einhaltung der DSGVO jedoch nicht, indem Sie einfach einen Haftungsausschluss für Ihre E-Mails verwenden. Eine durchdachte Verwendung von E-Mail-Disclaimern kann aber dazu beitragen, dass Sie mit der DSGVO konform bleiben. So können Sie beispielsweise einen DSGVO-orientierten E-Mail-Disclaimer gestalten:

• Fügen Sie einen Abmeldelink ein. Gemäß der DSGVO müssen Sie Ihren Nutzern eine einfache Möglichkeit bieten, die Einwilligung für den Empfang von kommerziellen E-Mails zu widerrufen. Dies können Sie erreichen, indem Sie jedem E-Mail einen Disclaimer mit einem Link zur Abbestellung Ihres Newsletters einfügen. Erfahren Sie, wie Sie einen intelligenten Abmeldemechanismus auf Ihrem Exchange Server konfigurieren können.
• Informieren Sie Ihre Benutzer, dass Sie mit der DSGVO konform sind. Die Einführung der DSGVO ist eine gute Gelegenheit, bei Ihren Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen. Leute vertrauen eher einer Marke, die stolz auf die Einhaltung der DSGVO ist und klare Datenschutzerklärung vorlegt. Durch E-Mail-Signaturen und Disclaimer können Sie Ihren Kunden zeigen, dass Sie sich um die Sicherheit und den Schutz der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten kümmern.
• Verarbeitung von Informationen. Die DSGVO führt Informationspflicht ein. Einfach gesagt, müssen Sie die Personen, mit denen Sie sich in Verbindung setzen, darüber informieren, dass Sie ihre persönlichen Daten verarbeiten und wie diese Verarbeitung erfolgt. Ein Link zu den Verarbeitungsinformationen Ihres Unternehmens erleichtert es Ihren Kunden, mehr über die von Ihnen gewährleistete Sicherheit persönlicher Daten zu erfahren.

Eine weitere gute Idee wäre es auch, ein auffälliges DSGVO-Konformitätskennzeichen in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen und es mit Ihrer Webseite bestimmt für Informationen zur DSGVO-Konformität Ihrer Firma oder für Ihre Datenschutzerklärung zu verknüpfen.

Einrichten automatischer E-Mail-Disclaimer auf Exchange Server

Exchange Server bietet Ihnen eine native Methode zum Einfügen von Disclaimern in E-Mails. Weitere Informationen zum Einrichten von E-Mail-Disclaimern auf Exchange Server finden Sie in dieser Anleitung.

Obwohl Exchange Server es Ihnen erlaubt, automatische E-Mail-Disclaimer und -Signaturen in Ihre Nachrichten einzufügen, hat er aber einige Einschränkungen. Um nur einige zu nennen:

• Die Delegation der Signatur- /Disclaimer-Verwaltung ist nicht möglich. Dies bedeutet, dass Sie beispielswiese Ihrem Rechtsteam keine Möglichkeit geben können, E-Mail-Disclaimer zu erstellen, ohne ihnen administrativen Zugriff auf den Exchange Server Ihres Unternehmens zu gewähren.
• Signaturen/Disclaimer sind im Ordner „Gesendete Objekte“ nicht zu sehen. Obwohl serverseitige E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse eine größere Chance haben, an ausgehende E-Mails angehängt zu werden, gibt es keine native Methode, sie in gesendeten Objekten anzuzeigen. Aus diesem Grund ist es schwierig sicherzustellen, dass der DSGVO-konforme Disclaimer erfolgreich angehängt wurde.
• Disclaimer und Signaturen werden am Ende der Konversation angezeigt. Es gibt keine Möglichkeit, E-Mail-Signaturen und Disclaimer direkt unter Antworten oder weitergeleitete Nachrichten einzufügen. Deswegen kann das Finden von den Abmeldelink sowie allen Informationen, die Sie durch den Haftungsausschluss übermitteln möchten, erheblich schwieriger sein.

Um diese nativen Einschränkungen zu umgehen und zusätzliche E-Mail-Verarbeitungsfunktionen freizugeben, können Sie CodeTwo Exchange Rules Pro verwenden.

CodeTwo Exchange Rules Pro ist eine Software zur Verwaltung von E-Mail-Fluss und -Signaturen, die von Tausenden Exchange-Server-Administratoren vertraut wurde. Das Programm ermöglicht Ihnen, professionelle E-Mail-Signaturen und Disclaimer auf Serverebene zu Ihren E-Mails hinzufügen und verfügt über erweiterte Funktionen der nativen E-Mail-Fluss-Regeln von Exchange Server.