CodeTwo Backup for Office 365

Das Hauptziel von CodeTwo Backup for Office 365 sind Back-up und Notfallwiederherstellung von Office 365. Das Back-up kann automatisch in Zyklen ausgeführt werden, während der Endanwender mit seinen Office 365-Daten arbeitet. 

Der Administrator legt Back-up-Jobs an und entscheidet dabei, welche Elemente wann und wo gesichert werden sollen. Sobald das Back-up eingerichtet ist, kann es entweder kontinuierlich oder in bestimmten Zeiträumen ausgeführt werden, definiert mit dem programmeigenen Scheduler.

Beim Start des Back-up-Jobs wird eine vollständige Kopie der ausgewählten Office 365-Postfächer, Öffentlichen Ordner oder SharePoint- / OneDrive for Business-Daten erstellt. Danach startet das Programm einen weiteren Back-up-Zyklus und scannt die Office 365-Daten auf der Suche nach neuen Elementen und Änderungen. Wird ein neues oder ein geändertes Element gefunden, wird es auf der Festplatte (neben der ursprünglichen Version) gespeichert. So funktioniert kontinuierliches inkrementelles Back-up.

CodeTwo Backup for Office 365 verwendet für die Sicherung Ihren eigenen Speicher. Der Speicher wird für jeden neuen Back-up-Job definiert. Der Administrator kann also selbst entscheiden, wo die Kopie abgelegt wird.

Die gesicherten Office 365-Elemente werden versionsweise gespeichert. Der Administrator kann die Kopien durchsuchen und das benötigte Element in die ursprüngliche oder neue Lokation laden. Das Modell der granularen Wiederherstellung lässt den Admin ganze Postfächer, SharePoint-Websites, Bibliotheken, ausgewählte Ordner und einzelne Elemente wiederherstellen.

Mehr über die Erstellung von Back-up-Jobs in CodeTwo Backup for Office 365

CodeTwo Backup for Office 365 hilft ebenfalls, rechtlichen Auflagen wie der eDiscovery u. Ä. nachzukommen. Das Gesetz vieler Länder erfordert, dass elektronische Daten, welche für Untersuchungszwecke oder als Beweise von Relevanz sein könnten, aufbewahrt werden müssen. Daten aus Office 365-Postfächern sind hier keine Ausnahme. Die Datenaufbewahrungsrichtlinie von Office 365 dürfte sich für manch einen Juritsten als mangelhaft erweisen, denn archiviert wird hier nur kurzfristig.

CodeTwo Backup for Office 365 ermöglicht lokale Speicherung der Daten aus Office 365, und zwar so lange wie nötig. Das Modell garantiert, dass wichtige Daten nicht gelöscht werden, solange Sie nicht anders entscheiden. CodeTwo Backup for Office 365 schickt die gesicherten Daten in den Legal Hold, von wo sie wiederhergestellt werden können. Dabei wird bewusst auf Cloudspeicher verzichtet, was in mehreren Ländern gesetzlich vorgeschrieben ist.

Die Archivierung von Daten aus inaktiven Office 365-Postfächern kann Probleme bereiten, solange Sie keinen Office 365-Enterprise Plan verwenden. Die Businesspläne von Office 365 bieten einfach keine entsprechende Option.

Mit CodeTwo Backup for Office 365 kopieren Sie problemlos das komplette Postfach eines inaktiven Users auf Ihre Festplatte und behalten es so lange wie Sie möchten. Auf diese Weise wird eine Lizenz frei, die neu vergeben werden kann. Das gesicherte Userpostfach kann problemlos über die CodeTwo Backup for Office 365-Konsole durchsucht werden. Es lässt sich auch jederzeit wiederherstellen.

Exchange Online hat bestimmte Speicherlimits. Einige User werden möglicherweise die zulässige Speicherobergrenze ihres Office 365-Accounts erreichen. Ohne CodeTwo Backup for Office 365 an Bord kann das Problem nur behoben werden, indem man mehrere Elemente löscht. Daraus folgt, dass manch eine wichtige Information verlorengeht, was in Zukunft rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen dürfte.

Mit CodeTwo Backup for Office 365 kopieren Sie ältere Elemente aus dem Postfach auf eine lokale Festplatte. Sie können dann aus dem Postfach gelöscht werden, ohne unwiderruflich verlorenzugehen. Die Kopie kann jederzeit wieder in Office 365 geladen werden.

Eine der wichtigsten Fragen, die man bei der Planung einer Office 365-Backupstrategie stellen soll, lautet: Wo werden die gesicherten Daten gespeichert? Es gibt einige wichtige Voraussetzungen für einen geeigneten Speicher. Er soll beispielsweise rund um die Uhr in Betrieb sein, sofortigen Zugriff bieten und angemessenen Speicherplatz gewährleisten. Dazu muss er vor einem Stromausfall geschützt werden und bestimmte Sicherheitsstandards erfüllen. Aber was tun, wenn Sie über keine solche Maschine verfügen?

Da CodeTwo Backup for Office 365 sowohl auf physischen als auch auf virtuellen Maschinen erfolgreich läuft, können Sie auch die Dienste von Cloud-Computing-Plattformen wie Microsoft Azure nutzen, anstatt die gesicherten Daten nur lokal zu speichern. So können Sie beispielsweise CodeTwo Backup for Office 365 auf einer virtuellen Azure-Maschine bereitstellen und einen Datenspeicher auf einer dedizierten Azure Managed Disk erstellen. Dadurch können Sie Ihren Sicherungsprozess verwalten und jederzeit von praktisch jedem Ort aus auf Ihre Daten zugreifen. Der Zugriff auf die verwaltete Festplatte kann anhand der rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC) verwaltet werden. Wenn nicht verwendet, kann die Festplatte von der virtuellen Maschine getrennt werden oder bei Bedarf erneut mit einer anderen Ressourcengruppe verbunden werden. Darüber hinaus kommen solche virtuellen Maschinen mit integrierten Sicherheitsfunktionen sowie mit 24-Stunden-Überwachungs- und Wartungsdiensten.

Microsoft Teams-Daten sind in verschiedenen Office 365-Diensten zu finden. Beispielsweise befinden sich freigegebene Dokumente und Dateien auf SharePoint-Teamwebsites oder OneDrive-Websites, wobei die Microsoft Teams-Benutzer selbst bilden einen Teil von Exchange Online. Wenn Sie also Microsoft Teams in Ihrer Office 365-Organisation als Tool für die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter verwenden, können Sie die kritischen Daten mit CodeTwo Backup for Office 365 sichern. Darüber hinaus kann das Programm im Falle, dass die über Microsoft Teams freigegebenen Daten zufällig gelöscht oder beschädigt werden, deren Wiederherstellung wesentlich beschleunigen.

Um sicherzustellen, dass CodeTwo Backup for Office 365 Sicherungskopien der Daten erstellt, die auch in Ihrem Microsoft Teams-Arbeitsbereich verwendet werden, müssen Sie sowohl SharePoint- als auch Exchange-Sicherungsjobs erstellen und die zu sichernden Daten auswählen. Wenn Sie beispielsweise ein gesamtes Team wiederherstellen möchten, sichern Sie die SharePoint-Teamwebsite, mit der das Team verbunden ist. Zum Sichern der über Microsoft Teams freigegebenen Dokumente, überprüfen Sie zuerst auf welchen SharePoint-Teamwebsites oder persönlichen OneDrive for Business-Websites diese Dokumente gespeichert sind und fügen Sie diese Websites dann zu Ihrem Backup-Job hinzu. Darüber hinaus, wenn Sie Office 365-Benutzerpostfächer sichern, können Sie auch Offline-Kopien von Kalenderelementen (z. B. geplante Teambesprechungen) sowie Voicemail-Nachrichten (aus Teams-Anrufen) erstellen.

Bei der Wiederherstellung kann es aufgrund der Architektur von Microsoft Teams und des Speicherorts der Daten erforderlich sein, die Daten manuell wieder zu den Kanälen oder Registerkarten Ihrer Teams hinzuzufügen.