Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen

Abwesenheitsnotizen sind eine Art automatischer Antworten, die Sie Ihren Empfängern schicken, wenn Sie beschäftigt oder außer Haus sind. Sie lassen sich einfach in Outlook einstellen und informieren andere darüber, dass Sie zum Beispiel gerade im Jahresurlaub sind. Idealerweise teilt so eine Nachricht ihnen mit, wie sie Sie erreichen können. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Desktop-Outlook, Outlook im Web und… in Microsoft Teams einstellen. Das stimmt, eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Teams ist ebenso möglich. Im Weiteren erfahren Sie, wie das geht.

• Wie funktionieren Abwesenheitsnotizen?
• Abwesenheitsnotizen in Desktop-Outlook einstellen
• Abwesenheitsnotiz in Outlook 365 (Outlook im Web) einfügen
• Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams einstellen
• Abwesenheitsnotiz für eine andere Person einstellen
• Bilder und Formatierung in Abwesenheitsnotizen

Hinweis: Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz als Benutzer einstellen. Wenn Sie ein Administrator sind, wechseln Sie zu diesem Blogpost.

Wie funktionieren Abwesenheitsnotizen?

Zu Beginn ein paar Worte zur Funktionsweise von Abwesenheitsnotizen.

Obwohl Sie Ihre Abwesenheit direkt in einem E-Mail-Client einrichten, werden sie auf dem E-Mail-Server gespeichert und verarbeitet. Dies sorgt dafür, dass, wenn Sie nicht im Büro sind und Ihr Outlook ausgeschaltet ist (was oft der Fall ist), werden die Abwesenheitsnotizen trotzdem geschickt.

Dies bedeutet auch, dass wenn Sie eine solche Notiz in Outlook einstellen möchten, muss es mit dem Office 365 (Microsoft 365) oder Exchange Server (für Arbeit- oder Schulkonten) verbunden sein. Und wenn Sie Outlook mit einem IMAP-Konto nutzen (Gmail, Yahoo und so weiter), ist es gar nicht möglich, eine automatische Antwort in Outlook einzustellen.

Vergessen Sie dabei nicht, dass jede Abwesenheitsnotiz nur einmal an jeden Absender gesendet wird. Dies verhindert E-Mail-Schleifen aber bedeutet auch, dass wenn sie weitere E-Mails an Sie schicken, bekommen sie keine automatische Antworten mehr.

Da die Einstellungen auf dem Server gespeichert werden, können Sie Ihre Outlook-Abwesenheitsnotizen aus mehreren Stellen einstellen: Desktop-Outlook, Outlook im Web, Outlook für Mac, mobile Outlook-App oder sogar Microsoft Teams.

Schließlich bietet Ihnen der Abwesenheitsstatus mehr als nur automatische Antworten in E-Mails. Diese Einstellungen werden an Microsoft Teams weitergeleitet. Sie ändern Ihre Verfügbarkeit auf Außer Haus und nutzen die Outlook-Abwesenheitsnotiz als Ihre Status-Nachricht. Der Abwesenheitsstatus triggert auch MailTips in Outlook.

Abwesenheitsnotizen in Desktop-Outlook einstellen

Um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einzustellen, folgen Sie diese einfachen Schritte:

1. Im Outlook-Hauptmenü auf File klicken.

2. Auf Info > Automatic Replies gehen.

3. Im eingeblendeten Fenster können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz erstellen. Um sie einzuschalten, klicken Sie auf Send automatic replies. In meisten Fällen werden sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesendet. Sie bestimmen ihn unter Only send during this time range.

4. Standardmäßig werden automatische Antworten innerhalb Ihrer Organisation versendet. Sie können sie aber auch für externe Kommunikation einstellen. Um dies zu tun, wechseln Sie zu Outside My Organization und klicken Sie auf Auto-reply to people outside my organization. Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz für externe Absender erstellen, können Sie entscheiden, ob sie an alle oder nur an Ihre Kontakte gesendet werden soll. Hier können Sie zwei verschiedene Versionen vorbereiten: Eine formelle Notiz für externe Empfänger und eine lockere für Ihre Arbeitskollegen*innen.
   Expertentipp: Irgendwann an diesem Punkt kommt es sehr häufig zu einer Schreibblockade. Deshalb kann es eine Weile dauern, bis Sie auf den richtigen Text kommen. Um dies zu vereinfachen, schauen Sie sich diese Beispiele für Abwesenheitsnotizen an.

5. Outlook erlaubt Ihnen auch, Regeln für eingehende Nachrichten einzustellen: Gehen Sie auf Rules im Fenster Automatic Replies, um sie zu konfigurieren.
6. Auf Add Rule klicken und das Fenster zur Regelerstellung öffnen:

7. Sie können diese Regeln ähnlich wie die standardmäßigen Posteingangsregeln in Outlook nutzen. Sie fehlen jedoch einige Bedingungen, haben keine Ausnahmen und eine begrenzte Anzahl von Aktionen. Es ist aber beispielsweise möglich, alle eingehende Nachrichten an Ihren Vertreter weiterzuleiten, oder auch sie verschiedenen Ordner zuordnen, sodass Sie nach der Rückkehr Ihr Posteingang besser verwalten können. Über die Schaltfläche Advanced erreichen Sie erweiterte Einstellungen für die Regel-Bedingungen.

8. Mit den erweiterten Einstellungen können Sie zum Beispiel die E-Mail-Größe, das Eingangsdatum (wenn es anders als Ihr Abwesenheitszeitraum sein soll) oder die Nachricht-Priorität bestimmen.

Vergessen Sie nicht, dass Sie auf OK im Fenster Automatic Replies klicken müssen, um die Abwesenheitsnotiz einzuschalten.

Diese Methode gilt für jede Version von Desktop-Outlook: 2010, 2013, 2016, 2019 oder Office 365 Outlook (eine Microsoft 365-App).

Abwesenheitsnotiz in Outlook 365 (Outlook im Web) einfügen

In Outlook im Web (OWA) fügen Sie eine automatische Antwort mi zwei einfachen Schritten:

1. Im Hauptfenster auf das Zahnradsymbol (⚙) und dann auf View all Outlook settings klicken. Oder, wenn Sie bei Ihrem Microsoft 365-Konto eingeloggt sind, nutzen Sie diesen Link. Es soll auch funktionieren.

2. Unter Mail > Automatic replies erreichen Sie die Einstellungen für automatische Antworten. Gleich wie beim Desktop-Outlook, können Sie den Zeitraum bestimmen und verschiedene Antworten für externe und interne Kommunikation einstellen. Es gibt aber einen Unterschied: Sie können keine Posteingangsregeln für Ihre Abwesenheitsnotiz festlegen. Stattdessen stehen in dem Office 365-Kalender drei nützliche Optionen zu Ihrer Verfügung:
   • Block my calendar for this period (Meinen Kalender für diesen Zeitraum sperren). Diese Option erstellt ein Abwesenheits-Ereignis in Ihrem Kalender. So zeigt der Terminplanungs-Assistent von Outlook, dass Sie für Besprechungen nicht verfügbar sind. Diese Information ist sehr hilfreich für die Organisatoren. Sie können auch ein Titel für das Ereignis angeben.
   • Automatically decline new invitations for events that occur during this period (Neue Einladungen für den Abwesenheits-Zeitraum automatisch ablehnen). Wenn jemand Ihnen eine Einladung für den Zeitraum Ihrer Abwesenheit sendet, wird diese automatisch abgelehnt.
   • Decline and cancel my meetings during this period (Meine Besprechungen während dieser Zeit ablehnen und löschen). Dies ist die am komplizierteste Option. Wenn angeklickt, gibt sie eine Liste aller Besprechungen aus Ihrem Kalender zurück, die für Ihre Abwesenheits-Zeitraum geplant sind. Sie können alle oder nur ausgewählte Ereignisse ablehnen oder widerrufen (abhängig davon, ob Sie ein Teilnehmer oder ein Organisator sind). Dies geht viel schneller als eine manuelle Handhabung dieser Aufgabe.

Auch hier, wenn das Ausdenken von dem Antwort-Text Ihnen schwer fällt, können Sie sich diese Beispiele ansehen.

Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams einstellen

Wenn Sie den Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams einstellen, wird auch eine automatische E-Mail-Antwort erstellt, gleich wie die in Outlook. Und so geht es:

1. Zu Teams-Einstellungen gehen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte neben dem Profilbild und wählen Sie Settings aus.

2. Im Tab General scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Schedule unter der Kopfzeile Out of Office:

3. Im eingeblendeten Fenster können Sie die automatischen Antworten einschalten, verschiedene Nachrichten für interne und externe Kommunikation erstellen und den Abwesenheits-Zeitraum bestimmen. Um die Planungsoption zu öffnen, gehen Sie auf Send replies only during a time period.

Abwesenheitsnotiz für eine andere Person einstellen

Automatische Antworten sind die grundlegen Tools, die die Produktivität am Arbeitsplatz verbessern. Wenn gut gestaltet, sind sie für Ihre Empfänger sehr nützlich: So wissen sie, wann Sie zurückkehren und an wen sie sich für Hilfe wenden können. Wenn aber diese Informationen nicht enthalten sind oder wenn jemand vergisst, seine Abwesenheitsnotiz einzustellen, bleiben manche wichtigen E-Mails ohne Antwort und einige Aufgaben halten die Termine nicht ein. Es kann Ärger geben und Ihre Rücker wird nicht angenehm.

Zum Glück gibt es eine Lösung dafür. Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 (Office 365) nutzt, können Sie mit einigen Berechtigungen und Kenntnissen Abwesenheitsnotizen für andere Benutzer einstellen. Mehr darüber in diesem Beitrag.

Bilder und Formatierung in Abwesenheitsnotizen

Schließlich ist es nicht wichtig, mit welcher App Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einstellen. Wenn Sie dies schon in einer App getan haben, müssen Sie dies nicht in einer anderen machen. Vorausgesetzt diese Apps sind mit demselben E-Mail-Konto verbunden. Alle hier beschriebenen Methoden betrachten die gleiche Funktionalität. Es gelten aber einige Einschränkungen, die der vorhandene Editor eines jeden Einsatzes auf die Formatierung automatischer Antworten auferlegt. In jeder der beschriebenen Apps können Sie Folgendes tun:

• Desktop-Outlook: Schriftart, -größe und -farbe auswählen, grundlegende Schrifteffekte nutzen (fett, kursiv, unterstrichen), Listen erstellen und Einzug ändern. Bilder und Hyperlinks sind hier unmöglich.
• Outlook im Web bietet fast die gleichen Optionen, die Sie bei der Erstellung einer persönlichen E-Mail-Signatur haben. Es gibt zwar keine Möglichkeit, ein Bild einzufügen, aber Sie können stattdessen ein gehostetes Bild nutzen.
• Microsoft Teams erlaub nur Text-Nachrichten.

Wenn Sie schon daran gewöhnt sind, dass jede Ihre Nachricht eine E-Mail-Signatur enthält, habe ich schlechte Nachrichten: Abwesenheitsnotizen enthalten keine Outlook- oder OWA-Signaturen. Dies bedeutet kein Branding und keine Kontaktdetails in Ihrer automatischen Antwort. Es ist eine gute Idee, dies zu wissen, wenn Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einstellen.