Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen

[Update]: Dieser Beitrag wurde zuletzt am 10. Mai 2024 aktualisiert, um die aktuellen Möglichkeiten in Bezug auf Abwesenheitsnotizen in Outlook zu berücksichtigen.

Abwesenheitsnotizen sind eine Art automatischer Antworten, die Sie Ihren Empfängern schicken, wenn Sie außer Haus oder beschäftigt sind. Sie lassen sich einfach in Outlook einstellen und informieren andere darüber, dass Sie zum Beispiel gerade im Urlaub sind. Idealerweise teilt so eine Nachricht ihnen mit, wie und wann sie Sie erreichen können. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Desktop-Outlook, Outlook im Web und… in Microsoft Teams einstellen können. Das stimmt, eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Teams ist ebenso möglich. Im Weiteren erfahren Sie, wie das geht.

• Wie funktionieren Abwesenheitsnotizen?
• Abwesenheitsnotizen in Desktop-Outlook einstellen
• Abwesenheitsnotiz in Outlook 365 (Outlook im Web) einfügen
• Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams einstellen
• Abwesenheitsnotiz für eine andere Person einstellen
• Bilder und Formatierung in Abwesenheitsnotizen

Hinweis: Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz als Benutzer einstellen. Wenn Sie ein Administrator sind, wechseln Sie zu diesem Blogpost.

Sehen Sie sich unseren vollständigen Leitfaden zu automatischen Antworten in Microsoft 365 an

Wie funktionieren Abwesenheitsnotizen?

Zu Beginn ein paar Worte zur Funktionsweise von Abwesenheitsnotizen.

Obwohl Sie Ihre Abwesenheit direkt in einem E-Mail-Client einrichten, werden diese Einstellungen auf dem E-Mail-Server gespeichert und verarbeitet. Dadurch werden Ihre automatischen Antworten an diejenigen gesendet, die Ihnen E-Mails senden, wenn Sie abwesend sind und Ihr Outlook ausgeschaltet ist (ein durchaus zu erwartendes Szenario).

Dies bedeutet auch, dass wenn Sie eine solche Notiz in Outlook einstellen möchten, muss es mit dem Microsoft 365 (Office 365) oder Exchange Server (Geschäfts- oder Schulkonto) verbunden sein. Wenn Sie Outlook mit einem IMAP-Konto nutzen (Gmail, Yahoo und so weiter), ist es gar nicht möglich, eine automatische Antwort in Outlook einzustellen.

Beachten Sie außerdem, dass eine Abwesenheitsnachricht während eines bestimmten Abwesenheitszeitraums nur einmal an jeden Absender gesendet wird. Dies verhindert E-Mail-Schleifen aber bedeutet auch, dass jemand, der Ihnen während Ihres Langzeiturlaubs zum zweiten, dritten oder hundertsten Mal eine E-Mail sendet, nur eine Abwesenheitsnotiz erhält – nachdem er zum ersten Mal versucht hat, Sie zu erreichen.

Da die Einstellungen auf dem Server gespeichert werden, können Sie Ihre Outlook-Abwesenheitsnotizen an mehreren Stellen einrichten. Dabei kann es sich um Desktop-Outlook, Outlook im Web, Outlook für Mac, mobile Outlook-Apps oder sogar Microsoft Teams handeln.

Schließlich bietet Ihnen der Abwesenheitsstatus mehr als nur automatische Antworten in E-Mails. Diese Einstellungen werden an Microsoft Teams weitergeleitet. Sie ändern Ihre Verfügbarkeit auf Außer Haus und nutzen die Outlook-Abwesenheitsnotiz als Ihre Status-Nachricht. Der Abwesenheitsstatus löst auch MailTips in Outlook aus. Erfahren Sie, was ein MailTip ist

Abwesenheitsnotizen in Desktop-Outlook einstellen

Um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einzustellen, folgen Sie diese einfachen Schritte:

1. Klicken Sie im Outlook-Menüband auf File (Datei).

2. Gehen Sie als Nächstes zu Info > Automatic Replies (Automatische Antworten).

3. Im eingeblendeten Fenster können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz erstellen. Um sie einzuschalten, klicken Sie auf Send automatic replies (Automatische Antworten senden). In meisten Fällen werden sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesendet. Sie bestimmen diesen Zeitraum unter Only send during this time range (Nur in diesem Zeitraum senden).

4. Standardmäßig werden automatische Antworten innerhalb Ihrer Organisation versendet. Sie können sie aber auch für externe Kommunikation einstellen. Um dies zu tun, gehen Sie zum Tab Outside My Organization und klicken Sie auf Auto-reply to people outside my organization. Beim Erstellen einer Abwesenheitsnotiz für externe Absender können Sie entscheiden, ob sie an alle oder nur an Ihre Kontakte gesendet werden soll. Durch die Unterscheidung zwischen internen und externen Abwesenheitsnachrichten können Sie eine formelle Version für Personen außerhalb Ihrer Organisation und eine lockere Version für Ihre internen Kontakte einrichten.
   Expertentipp: Ungefähr an diesem Punkt kommt es sehr häufig zu einer Schreibblockade. Deshalb kann es eine Weile dauern, bis Sie auf den richtigen Text kommen. Um dies zu vereinfachen, schauen Sie sich diese Beispiele für Abwesenheitsnotizen an.

5. Outlook erlaubt Ihnen auch, Regeln für eingehende Nachrichten einzustellen. Gehen Sie im Fenster Automatic Replies auf Rules, um sie zu konfigurieren.
6. Anschließend klicken Sie auf Add Rule, um das Fenster zur Regelerstellung zu öffnen:

7. Sie können diese Regeln ähnlich wie die standardmäßigen Posteingangsregeln in Outlook nutzen. Sie bieten jedoch nicht so viele Bedingungen, haben keine konfigurierbaren Ausnahmen und verfügen über eine begrenzte Anzahl von Aktionen. Es ist aber beispielsweise möglich, alle eingehenden Nachrichten an Ihren Vertreter weiterzuleiten, oder auch sie verschiedenen Ordnern zuzuordnen, sodass Sie nach der Rückkehr Ihr Posteingang besser verwalten können. Über die Schaltfläche Advanced erreichen Sie erweiterte Einstellungen für die Regel-Bedingungen.

8. Mit den erweiterten Einstellungen können Sie zum Beispiel die E-Mail-Größe, das Eingangsdatum (wenn es anders als Ihr Abwesenheitszeitraum sein soll) oder die Nachricht-Priorität bestimmen.

Vergessen Sie nicht, dass Sie im Fenster Automatic Replies auf OK klicken müssen, damit Ihre Einstellungen übernommen werden.

Dieses Verfahren gilt für jede Version von Desktop-Outlook, unabhängig davon, ob es sich um Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 oder Office 365 Outlook (Microsoft 365-App) handelt.

Abwesenheitsnotiz in Outlook 365 (Outlook im Web) einfügen

In Outlook im Web (OWA) fügen Sie eine automatische Antwort mi zwei einfachen Schritten:

1. Klicken Sie im Hauptfenster auf das Zahnradsymbol (⚙) und dann auf View all Outlook settings. Alternativ, wenn Sie in Ihr Microsoft 365-Konto eingeloggt sind, nutzen Sie diesen Link. Dies soll ebenfalls funktionieren.

2. Unter Mail > Automatic replies erreichen Sie die Einstellungen für automatische Antworten. Gleich wie beim Desktop-Outlook, können Sie den Zeitraum bestimmen und verschiedene Antworten für externe und interne Kommunikation einstellen. Es gibt aber einen Unterschied: Sie können keine Posteingangsregeln für Ihre Abwesenheitsnotiz festlegen. Stattdessen stehen Ihnen drei nützliche Optionen zu Verfügung, die in Ihrem Office 365-Kalender Wunder bewirken können:
   • Block my calendar for this period (Meinen Kalender für diesen Zeitraum blocken). Diese Option erstellt ein Abwesenheitsereignis in Ihrem Kalender. Auf diese Weise wird der Terminplanungs-Assistent von Outlook anzeigen, dass Sie für Besprechungen nicht verfügbar sind. Dies wird Organisatoren dabei helfen, Besprechungen effizient zu planen. Sie können auch ein Titel für das Ereignis angeben.
   • Automatically decline new invitations for events that occur during this period (Neue Einladungen zu Ereignissen während dieses Zeitraums automatisch ablehnen). Wenn jemand Ihnen eine Einladung während des Zeitraums Ihrer Abwesenheit sendet, wird diese automatisch abgelehnt.
   • Decline and cancel my meetings during this period (Meine Besprechungen während dieses Zeitraums ablehnen und absagen). Dies ist die komplexe Option. Wenn angeklickt, gibt sie eine Liste aller Besprechungen aus Ihrem Kalender zurück, die für Ihren Abwesenheitszeitraum geplant sind. Sie können alle oder nur ausgewählte Ereignisse ablehnen oder absagen (abhängig davon, ob Sie ein Teilnehmer oder ein Organisator sind). Dies ist eine viel schnellere Option, als Ihren Kalender zu durchsuchen und alles manuell abzulehnen.

Auch hier gilt: wenn das Ausdenken Ihrer perfekten Abwesenheitsnachricht Ihnen schwer fällt, können Sie sich diese Beispiele ansehen.

Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams einstellen

Wenn Sie den Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams einstellen, wird auch eine automatische E-Mail-Antwort erstellt, gleich wie die in Outlook. Und so geht es:

1. Gehen Sie zu Teams-Einstellungen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte neben Ihrem Profilbild und wählen Sie Settings aus.

2. Im Tab General scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Schedule unter der Kopfzeile Out of Office:

3. Im eingeblendeten Fenster können Sie die automatischen Antworten einschalten, verschiedene Nachrichten für interne und externe Kommunikation erstellen und den Abwesenheitszeitraum bestimmen. Um auf die Planungsoption zuzugreifen, klicken Sie auf Send replies only during a time period.

Abwesenheitsnotiz für eine andere Person einstellen

Abwesenheitsnotizen gehören zu den grundlegenden Tools, die die Produktivität am Arbeitsplatz steigern. Wenn gut gestaltet, sind sie für Ihre Empfänger sehr nützlich: so teilen Sie den Empfängern mit, wann sie mit Ihrer Antwort rechnen können oder an wen sie sich um Hilfe wenden können. Wenn aber diese Informationen nicht enthalten sind oder wenn jemand vergisst, seine Abwesenheitsnotiz einzustellen, bleiben manche wichtigen E-Mails ohne Antwort und einige Aufgaben werden nicht rechtzeitig erledigt. In solchem Fall kann es Ärger geben und Sie werden wahrscheinlich keine angenehme Zeit nach Ihrer Rückkehr haben.

Zum Glück gibt es eine Lösung dafür. Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 (Office 365) verwendet, können Sie mit den richtigen Berechtigungen und entsprechenden Kenntnissen Abwesenheitsnotizen für andere Benutzer einstellen. Mehr darüber in diesem Beitrag.

Bilder und Formatierung in Abwesenheitsnotizen

Letztendlich spielt es keine Rolle, mit welcher App Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einstellen. Wenn Sie dies schon in einer App getan haben, müssen Sie es nicht in der anderen machen – vorausgesetzt diese Apps sind mit demselben E-Mail-Konto verbunden. Mit allen hier beschriebenen Methoden können Sie die gleiche Funktionalität nutzen. Es gelten aber einige Einschränkungen, die der von Ihnen gewählte Editor auf die Formatierung automatischer Antworten auferlegt. In jeder der beschriebenen Apps können Sie Folgendes tun:

• In Desktop-Outlook können Sie die Schriftart, -größe und -farbe auswählen, grundlegende Schrifteffekte anwenden (fett, kursiv, unterstrichen), Listen erstellen und Einzug ändern. Bilder oder Hyperlinks sind hier unmöglich.
• In Outlook im Web können Sie fast denselben Editor nutzen, der Ihnen bei der Erstellung einer persönlichen E-Mail-Signatur zur Verfügung steht. Es gibt zwar keine Möglichkeit, ein Bild hinzuzufügen, Sie können jedoch stattdessen ein gehostetes Bild einfügen.
• In Microsoft Teams können Sie ausschließlich eine reine Nur-Text-Nachricht anwenden.

Wenn Sie schon daran gewöhnt sind, in jeder Nachricht eine entsprechend formatierte E-Mail-Signatur zu haben, könnte es Sie überraschen, dass Abwesenheitsnotizen keine Signatur enthalten – egal, ob Sie Outlook oder Outlook im Web verwenden. Dies bedeutet kein Branding und keine Kontaktdetails in Ihrer automatischen Antwort. Bedenken Sie dies beim Verfassen Ihrer Abwesenheitsnotiz.

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