Welche Informationen sollte eine E-Mail-Signatur enthalten? Üblicherweise gehören dazu Ihr vollständiger Name, Ihre Position in der Organisation und Ihre Kontaktangaben. In der Regel bestehen die letzten aus Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der Firmen-Website. Aber es gibt viel mehr, was Sie Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen können (und sogar sollten).
In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen krassen Trick zeigen, mit dem Sie Ihrer Signatur eine weitere Kontaktform hinzufügen, die heutzutage sehr populär ist: Einen direkten Teams-Anrufink.
Warum Teams-Anruflink einfügen?
Ein Link in Ihrer E-Mail-Signatur, über den Ihre Empfänger Sie direkt via Teams anrufen können, kann sehr hilfreich sein. Nutzt Ihre Organisation Microsoft Teams, können Sie den Link für Ihre interne Kommunikation verwenden. Nehmen wir an, jemand bekommt eine E-Mail von Ihnen und will sie kurz besprechen. Ein Teams-Gespräch erledigt die Sache schneller als ein langer E-Mail-Austausch. Und der Anruflink ist bereits in Ihrer Signatur da.
Ähnlich können Sie einen Teams-Link ihrer externen Kommunikation hinzufügen, wenn Sie Teams auch dazu nutzen. Dann wieder mal haben Ihre Empfänger den Teams-Link parat, falls sie fragen zu Ihrem neuen Angebot haben. Sie müssen nicht mehr durch die Kontaktliste durchstöbern, um mit Ihnen eine Konferenz zu starten.
Teams-Link in Outlook-E-Mail-Signatur
Einen Teams-Link Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen, ist eine einfache Aufgabe. Sie funktioniert in jeden E-Mail-Client, der HTML-Nachrichten unterstützt. Öffnen Sie dazu Ihren E-Mail-Client (z. B. Outlook) und bearbeiten Sie Ihre Signatur, indem Sie ihr einen Teams-Link hinzufügen. Alternativ erstellen Sie eine neue Signatur mit diesem Link, wie unten dargestellt. Damit diese Lösung funktioniert, muss der Empfänger Ihrer Nachricht ein Teams-Benutzer sein und die Teams-App installiert haben. Sonst löst der Link nichts aus.
Zunächst öffnen Sie eine neue Nachricht, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Signatur und wählen Sie Signaturen… aus der Dropdown-Liste aus. Wählen Sie im Fenster Signaturen und Briefpapier eine vorhandene Signatur aus und bearbeiten Sie sie. Alternativ können Sie eine neue Signatur erstellen, indem Sie auf Neu klicken und sie benennen.
Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie dort, wo der direkte Teams-Anruflink erscheinen soll. Danach gehen Sie auf den Button Link einfügen.
Im Fenster Link einfügen geben Sie Folgendes ein: den Text (oder den Linknamen), wie ERREICHEN SIE MICH JETZT ÜBER TEAMS!, und die E-Mail-Adresse callto:h.kloss@beispiel.de. Denken Sie daran, diese Beispiel-Adresse h.kloss@beispiel.de mit Ihrer eigentlichen E-Mail-Adresse zu ersetzen, die Sie für Teams nutzen. Anschließend bestätigen Sie mit OK.
Speichern Sie jetzt Ihre E-Mail-Signatur und mit einem Mausklick auf OK schließen Sie das Fenster Signatur und Briefpapier. Ihre Signatur enthält jetzt einen direkten Link, über den andere Teams-Benutzer Sie anrufen können.
Teams-Links in organisationsweiten E-Mail-Signaturen
Sicher ist ein direkter Teams-Anruflink in Ihrer E-Mail-Signatur eine großartige Funktion, aber Sie können noch mehr tun. Mit einem Tool zur E-Mail-Signaturverwaltung können Sie solche Links zu E-Mail-Signaturen aller Benutzer in Ihrer Organisation hinzufügen. Im Weiteren erfahren Sie, wie dies in Microsoft 365 und Exchange Server gemacht wird.
Microsoft 365
Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, können Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwenden, um direkte Teams-Anruflinks zu E-Mail-Signaturen einzufügen.
Starten Sie zunächst unser Programm. Wählen Sie eine Signaturregel aus, die Sie bearbeiten möchten (wie im folgenden Beispiel), oder erstellen Sie eine neue Regel und definieren Sie deren Bedingungen und Ausnahmen. Auf der Registerkarte wechseln Sie zu Design und danach zu Edit signature, um den Signaturvorlagen-Editor zu öffnen.
Wenn Ihre Signatur im Editor da ist, platzieren Sie den Cursor dort, wo sich der neue Link befinden soll. Dann klicken Sie im Ribbon auf die Schaltfläche Insert link.
Das Fenster Insert link wird geöffnet. Geben sie den Text ein, der angezeigt werden soll, und die E-Mail-Adresse callto:{E-Mail}. Bestätigen Sie mit OK.
Jetzt gehen Sie auf Apply & Close, um den Signatureditor zu schließen. Speichern Sie die Änderungen an Ihrer Signaturregel und beenden Sie das Programm.
Wenn eine E-Mail gesendet wird, wird der Platzhalter {E-Mail} durch die E-Mail-Adresse des Absenders ersetzt, die auch zum Starten eines Teams-Anrufs führt.
On-Prem Exchange Server
Wenn Sie den lokalen Exchange Server einsetzen, können Sie auch einen direkten Teams-Link zu E-Mail-Signaturen für Benutzer in Ihrer Organisation hinzufügen. Dies tun Sie am besten mit den Produkten aus der CodeTwo Exchange Rules-Familie.
Zunächst starten Sie das Programm. Wählen Sie eine Signaturregel aus, die sie bearbeiten möchten, oder erstellen Sie eine neue. Danach gehen Sie auf die Registerkarte Actions und markieren Sie das Verhalten, das die Signatur einfügen soll, z. B. Insert signature. Klicken Sie dann auf Edit, um die ausgewählte Signaturvorlage im Editor zu öffnen.
Im Signatureditor setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo Sie den Teams-Link platzieren möchten, und klicken Sie im Ribbon auf Insert hyperlink.
Wenn das Fenster Insert link geöffnet wird, geben sie den Text ein, der angezeigt werden soll, und die E-Mail-Adresse callto:{E-Mail}. Bestätigen Sie mit OK.
Kehren Sie zu dem Editor zurück, speichern Sie die Änderungen mit einem Mausklick auf Save und schließen Sie den Editor. Anschließend klicken Sie auf Submit changes und beenden Sie das Programm.
Sie können jetzt die neue Signaturregel anwenden. Wenn eine Nachricht gesendet wird, wird der Platzhalter {E-Mail} durch die E-Mail-Adresse des Benutzers ersetzt, und über den resultierenden Link kann ein Microsoft Teams-Anruf gestartet werden.
Zusätzliche Vorteile
Die Lösungen von CodeTwo, d. h. CodeTwo Email Signatures for Office 365 und CodeTwo Exchange Rules, bieten zahlreiche nützliche Funktionen. Sie können zum Beispiel Ihre E-Mail-Signaturen so einrichten, dass der Teams-Anruflink nur E-Mails hinzugefügt wird, die von bestimmten Benutzergruppen stammen. Es ist auch möglich, den Link nur in internen oder externen E-Mails einzufügen. Je nach Ihrem Bedarf. Und all dies zentral, ohne Teilnahme der Benutzer. Prüfen Sie es selbst!
Weiterlesen:
Möchten Sie mehr über die Verwendung von E-Mail-Signaturen zusammen mit Teams erfahren? Dann schauen Sie sich die folgenden Artikel an:
