Welche Informationen sollte eine E-Mail-Signatur enthalten? Üblicherweise gehören dazu Ihr vollständiger Name, Ihre Position in der Organisation und Ihre Kontaktangaben. In der Regel bestehen die letzten aus Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der Unternehmenswebsite. Aber es gibt viel mehr, was Sie Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen können (und sogar sollten).
In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen krassen Trick zeigen, mit dem Sie Ihrer Signatur eine weitere Kontaktform hinzufügen, die heutzutage sehr populär ist. Erfahren Sie, wie Sie einen Link hinzufügen, der einen direkten Teams-Videoanruf mit Ihnen initiiert.
Warum einen direkten Teams-Anruflink einfügen?
Ein Link in Ihrer E-Mail-Signatur, über den Ihre Empfänger Sie direkt via Teams anrufen können, kann sehr hilfreich sein. Nutzt Ihre Organisation Microsoft Teams, können Sie den Link für Ihre interne Kommunikation verwenden. Nehmen wir an, jemand bekommt eine E-Mail von Ihnen und will sie kurz besprechen. Ein Teams-Gespräch erledigt die Sache schneller als ein langer E-Mail-Austausch. Und der Anruflink ist bereits in Ihrer Signatur da.
Ähnlich können Sie einen Teams-Link zu E-Mails hinzufügen, die an Ihre Kunden gesendet werden. Wenn Sie üblicherweise über Teams mit ihnen kommunizieren, dann haben Ihre Empfänger den Teams-Link parat, falls sie fragen zu Ihrem neuen Angebot haben. Sie müssen nicht mehr durch die Kontaktliste durchstöbern, um mit Ihnen eine Videokonferenz zu starten.
Teams-Link in einer Outlook-E-Mail-Signatur
Das Hinzufügen eines Teams-Anruflinks zu einer E-Mail-Signatur ist eine einfache Aufgabe. Sie können dies in jedem E-Mail-Client einrichten, der HTML-Nachrichten unterstützt. Öffnen Sie dazu Ihren E-Mail-Client (z. B. Outlook) und bearbeiten Sie Ihre Signatur, indem Sie ihr einen Teams-Anruflink hinzufügen. Alternativ erstellen Sie eine neue Signatur mit diesem Link, wie unten dargestellt. Damit diese Lösung funktioniert, muss der Empfänger Ihrer Nachricht ein Teams-Benutzer sein und die Teams-App installiert haben. Sonst löst der Link nichts aus.
Zunächst öffnen Sie eine neue Nachricht, klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Signature (Signatur) und wählen Sie Signatures (Signaturen) aus der Dropdown-Liste aus. Wählen Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) eine vorhandene Signatur aus und bearbeiten Sie sie. Alternativ können Sie eine neue Signatur erstellen, indem Sie auf New (Neu) klicken und sie benennen. Anschließend klicken Sie dort, wo der direkte Teams-Anruflink erscheinen soll, und benutzen Sie den Button Insert hyperlink (Link einfügen).
Im Fenster Insert Hyperlink (Link einfügen) geben Sie den anzuzeigenden Text (z. B. „Call me directly on Microsoft Teams“ und die Adresse: https://teams.microsoft.com/l/call/0/0?users={E-mail}&withVideo=true ein. Ersetzen Sie dabei {E-mail} durch Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse, die Sie für die Anmeldung bei Microsoft Teams verwenden. Anschließend bestätigen Sie mit OK.
Wenn Sie mit der Arbeit an Ihrer E-Mail-Signatur fertig sind, speichern Sie sie und schließen Sie das Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier), indem Sie auf OK klicken. Ihre Signatur enthält jetzt einen direkten Link, über den andere Teams-Benutzer Sie anrufen können.
Teams-Links in organisationsweiten E-Mail-Signaturen
Sicher ist ein direkter Teams-Anruflink in Ihrer E-Mail-Signatur eine großartige Funktion, aber Sie können noch mehr tun. Mit einem Tool zur E-Mail-Signaturverwaltung können Sie solche Links zu E-Mail-Signaturen aller Benutzer in Ihrer Organisation hinzufügen. Im Weiteren erfahren Sie, wie dies in Microsoft 365 und Exchange Server gemacht wird.
Microsoft 365
Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, können Sie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden, um direkte Teams-Anruflinks zu E-Mail-Signaturen einzufügen.
Melden Sie sich zunächst bei app.codetwo.com. Wählen Sie eine Signaturregel aus, die Sie bearbeiten möchten (wie im folgenden Beispiel dargestellt), oder erstellen Sie eine neue Regel und definieren Sie deren Bedingungen und Ausnahmen. Gehen Sie anschließend zum Schritt Design und klicken Sie auf Edit signature, um den Signaturvorlagen-Editor zu öffnen.
Wenn Ihre Signatur im Editor geladen ist, platzieren Sie den Cursor dort, wo sich der neue Link befinden soll. Dann klicken Sie im Ribbon auf die Schaltfläche Meeting link.
Das Fenster Insert meeting link wird geöffnet. Wählen Sie Microsoft Teams direct call aus dem Menü Type. Geben Sie dann den Linktext (wie z. B. Call me on Teams) in das Textfeld unten ein – sonst wird nur das Bild verlinkt. Sie können auch Ihr eigenes Symbol verwenden oder das Bild entfernen und nur den Text lassen. Anschließend klicken Sie auf OK, um zu bestätigen und das Fenster zu schließen.
Klicken Sie auf Publish & Close, um den Signatureditor zu schließen und die an der Signaturregel vorgenommenen Änderungen zu speichern.
Wenn eine E-Mail gesendet wird, wird der Platzhalter {E-Mail} durch die E-Mail-Adresse des Absenders ersetzt, die auch für Teams-Anrufe verwendet wird.
Weitere Informationen zum Erstellen von Regeln in CodeTwo Email Signatures 365 finden Sie in diesem Video:
On-Prem Exchange Server
Wenn Sie den lokalen Exchange Server einsetzen, können Sie auch einen direkten Teams-Link zu E-Mail-Signaturen für Benutzer in Ihrer Organisation hinzufügen. Dies tun Sie am besten mit den Produkten aus der CodeTwo Exchange Rules-Familie.
Zunächst starten Sie das Programm. Wählen Sie eine Signaturregel aus, die sie bearbeiten möchten (wie im folgenden Beispiel), oder erstellen Sie eine neue. Danach gehen Sie zum Tab Actions und wählen Sie die Aktion aus, die eine Signatur hinzufügt, z. B. Insert signature. Klicken Sie dann auf Edit, um die ausgewählte Signaturvorlage im Editor zu öffnen.
Im Signatureditor setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Teams-Link platzieren möchten, und klicken Sie im Ribbon auf Insert link.
Wenn das Fenster Insert link geöffnet wird, geben sie den Text ein, der angezeigt werden soll, und die URL-Adresse https://teams.microsoft.com/l/call/0/0?users={E-mail}&withVideo=true. Bestätigen Sie mit OK.
Kehren Sie zu dem Editor zurück, speichern Sie die Änderungen mit einem Mausklick auf Save und schließen Sie den Editor. Anschließend klicken Sie auf Submit changes und beenden Sie das Programm.
Sie können jetzt die neue Signaturregel anwenden. Wenn eine Nachricht gesendet wird, wird der Platzhalter {E-Mail} durch die E-Mail-Adresse des Benutzers ersetzt, und über den resultierenden Link kann ein Microsoft Teams-Anruf gestartet werden.
Zusätzliche Vorteile
Die Lösungen von CodeTwo, d. h. CodeTwo Email Signatures 365 und die Produkte aus der CodeTwo Exchange Rules-Familie, bieten auch zusätzliche nützliche Funktionen. Sie können zum Beispiel Ihre E-Mail-Signaturen so einrichten, dass der Teams-Anruflink nur zu E-Mails hinzugefügt wird, die von bestimmten Benutzergruppen stammen. Es ist auch möglich, den Link nur in Signaturen anzuzeigen, die zu internen oder externen E-Mails hinzugefügt werden. Je nach Ihrem Bedarf. Und all dies zentral, ohne Teilnahme der Benutzer. Prüfen Sie es selbst!
Weitere Artikel:
Möchten Sie mehr über die Verwendung von E-Mail-Signaturen zusammen mit Teams erfahren? Dann schauen Sie sich die folgenden Artikel an:
CodeTwo Email Signatures 365 ist die weltweit erste und einzige Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, die vollständig Microsoft 365-zertifiziert ist (die gesamte Infrastruktur wurde von Microsoft überprüft und Penetrationstests unterzogen). Es handelt sich um einen Azure-basierten Cloud-Dienst, der in Zusammenarbeit mit Microsoft entwickelt wurde und alle Geräte und E-Mail-Apps unterstützt. Unser Tool wurde von Microsoft ausgezeichnet und hat die höchsten Bewertungen der Benutzerzufriedenheit. Mit der ISO/IEC 27001- und 27018-Zertifizierung von CodeTwo und unserem eigenen vierlagigen Sicherheitssystem ist es die sicherste Signaturlösung auf dem Markt. Sehen Sie sich ein kurzes Produktvideo an
CodeTwo liefert Lösungen für die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung, Datensicherung und Migration für Microsoft 365 & Exchange Server. Sie werden seit 2007 entwickelt und von über 120 000 Organisationen weltweit verwendet, darunter Facebook, Samsung und UNICEF.
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