Einrichten eines Autoresponders in Microsoft Exchange Server

Exchange Server-Administratoren werden häufig vor die Aufgabe gestellt, auf dem Server einen Autoresponder zu hinterlegen, ohne dass der Endanwenderrechner dafür konfiguriert werden muss. Es gibt Active Directory-Gruppen und User, die an einigen Tagen oder zu einer bestimmten Zeit nicht verfügbar sind. In diesem Fall bedarf es einer automatischen Antwort, welche den Absender informiert, dass seine Nachricht nicht sofort bearbeitet werden kann. In den meisten Fällen ist es jedoch unmöglich, die Abwesenheitsnotiz auf jedem Endanwender-PC einzeln einzustellen. Zwar bietet Exchange Server keinen eigentlichen Mechanismus für Autoresponder, dennoch gibt es einige Möglichkeiten, wie man auf dem Server eine Auto-Reply einrichten kann.

Autoresponder in Exchange 2019, 2016, 2013 und 2010

Die im Exchange Admin Center verfügbaren Optionen sind nicht so einfach, wenn Sie eine automatische Antwort für ein Postfach einrichten müssen. In Exchange 2010 lautet die Option, die als automatische Antwort dienen kann, Send rejection message to sender with enhanced status code und in Exchange 2013/2016/2019 lautet die Aktion Reject the message and include explanation (Exchange Admin Center > mail flow > rules). Durch diese Aktionen werden Unzustellbarkeitsberichte mit dem von Ihnen gewählten Erklärungstext an die ursprünglichen Absender gesendet.

Wenn Sie diese Aktion für das Postfach eines Empfängers einrichten, wird die ursprüngliche Nachricht nicht an den ursprünglichen Empfänger zugestellt.

Einrichten einer automatischer Antwort über PowerShell

Im Fall von Exchange Server 2019, 2016, 2013 und 2010 können Sie mithilfe des folgenden PowerShell-Cmdlets automatische Antworten für bestimmte Postfächer einrichten.

Set-MailboxAutoReplyConfiguration

Eine automatische Antwortnachricht kann sowohl für interne als auch für externe E-Mails konfiguriert werden. Die Befehlszeile würde folgendermaßen aussehen:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "Here put a message text you want for internal auto replies." -ExternalMessage "Here put a message text you want for external auto replies."

In diesem Fall werden alle an dieses Postfach gesendeten Nachrichten erfolgreich zugestellt.

Nativer Autoresponder in Exchange Server 2007

Exchange Server 2007 verfügt über keine eigentliche Autoresponder-Funktion. Es gibt zwar einige Mechanismen, die den Zweck erfüllen, als Autoresponder waren sie jedoch nicht gedacht.

Im Grunde genommen gibt es zwei Dinge, die Sie im Hub Transport (Exchange Management Console > Organization Configuration > Hub Transport > New Transport Rule) tun können, um in Exchange Server eine Art Autoresponder einzurichten:

1. Die Aktion Bounce Message für kurze Abwesenheitsnotizen verwenden (New Transport Rule > Actions).

oder

2. E-Mails an einen bestimmten User oder an eine Active Directory-Gruppe per Weiterleitungsregel an eine andere Adresse (New Transport Rule > Actions) mit konfiguriertem Outlook-Autoresponder (Out of the Office Assistant) schicken.

Zwar erfüllen beide Optionen ihren Zweck, Sie sind jedoch nicht gefeit von einigen Problemen.

Die erste Option ist nur bedingt brauchbar, weil die Bounce Message maximal 79 Zeichen lang werden darf. Sie müssen sich also sehr kurz fassen. Zudem bekommt der Absender die Nachricht als Teil eines längeren Delivery Error Report angezeigt, der nicht wirklich einer Abwesenheitsnotiz ähnelt.

Die andere Option erweist sich als praktikabel, die automatische Antwort wird jedoch von einer fixen E-Mail-Adresse (z. B. [email protected]) gesendet. Demzufolge bekommt der Absender einer Nachricht, welche beispielsweise an John gerichtet war, die Abwesenheitsnotiz nicht von Johns Adresse, sondern von der Adresse mit konfigurierter OOF. Man könnte das so hinnehmen, es ist jedoch nicht die Art von Autoresponder, die wir uns vorstellen.

Autoresponder von CodeTwo Exchange Rules Pro für Exchange Server

Wenn Sie automatische Antworten auf der Serverseite genau nach Ihren Wünschen und nahezu ohne Einschränkungen konfigurieren möchten, müssen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Exchange Rules Pro verwenden, welches Funktionen bietet, die im Fall von nativen Nachrichtenflussregeln fehlen.

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein leistungsstarker Manager für E-Mails, der die Arbeit von Exchange Server-Administratoren vereinfacht. Man kann mit seiner Hilfe serverseitige Regeln anlegen, die solche Aufgaben abdecken, wie z. B. E-Mail-Umleitung, -Weiterleitung, Kontrolle vertraulicher Inhalte, Komprimierung von Anhängen, E-Mail-Signaturen und Disclaimer u. v. m. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie mit dem Programm auf einfache und intuitive Weise auch serverseitig Autoresponder erstellen können.

Erstellung einer serverseitigen automatischen Antwort in Exchange mittels CodeTwo Exchange Rules Pro

Zum Erstellen einer Autoresponder-Regel in CodeTwo Exchange Rules Pro muss in dem linken Bereich des Programmhauptfensters eine neue Regel angelegt werden. Klicken Sie auf Add und benennen Sie die Regel (z. B. „Autoresponder”).

Als Nächstes definieren Sie, nach welchen Konditionen Ihre automatische Antwort gesendet werden soll. Gehen Sie dazu zum Tab Conditions. CodeTwo Exchange Rules Pro bietet Ihnen in diesem Bereich viele Möglichkeiten.

Nach Festlegung der Konditionen gehen Sie zum Tab Actions. Unser Ziel ist, eine Autoresponder-Regel zu erstellen, daher ist die Wahl ziemlich eindeutig. In dem Tab Actions klicken Sie auf den Button Add und gehen Sie auf Auto respond.

Sie können nun ein Template für Ihre automatische Antwort entwerfen. CodeTwo Exchange Rules Pro bietet eine breite Auswahl an Optionen und ermöglicht Erstellung von Templates in HTML oder/und Plain Text, mit dynamischen Active Directory-Platzhaltern, automatischen Anhängen etc. Diese Optionen sorgen dafür, dass der Absender eine professionell aussehende Antwort mit allen erforderlichen Angaben zugestellt bekommt.

Und das ist alles. Speichern Sie Ihre Änderungen, damit die Regel aktiviert wird. Ihre automatische Antwort wird gemäß Kriterien gesendet, die Sie im vorigen Schritt festgelegt haben. Darüber hinaus können Sie die Ausnahmen Ihrer Autoresponder-Regel bearbeiten oder eine Zeitstempeloption hinzufügen – es liegt ganz bei Ihnen.

Looping-Schutz in CodeTwo Exchange Rules Pro

Es gibt noch etwas zu erwähnen. Sobald Sie sich für den Autoresponder entscheiden, laufen Sie die Gefahr, dass die Person auf der anderen Seite ebenfalls eine automatische Antwort gesetzt hat. In diesem Fall verursacht eine automatische Nachricht an diese Person, dass automatische Antworten zwischen beiden E-Mail-Konten hin und her in einer Endlosschleife geschickt werden.

Dieses Szenario wurde von den CodeTwo-Programmierern berücksichtigt. Deshalb verfügt CodeTwo Exchange Rules Pro über einen Looping-Schutz. Der Administrator kann die maximale Anzahl von automatischen Antworten festlegen, welche innerhalb eines bestimmten Zeitraumes gesendet werden dürfen.

Erwägen Sie die Verwendung dieser Option beim Einsatz von Autorespondern, da Nachrichtenschleifen die Posteingänge der Benutzer blockieren und den E-Mail-Fluss auf Ihrem Server beeinträchtigen können.

Die Testversion von CodeTwo Exchange Rules Pro finden Sie auf dieser Website.

Empfohlene Links

CodeTwo Exchange Rules Pro vs. Exchange Hub Transportregeln
The Exchange Team Blog: Configure Automatic Replies for a user in Exchange 2010
CodeTwo Out of Office Manager: zentrale Verwaltung von OOF-Nachrichten