CodeTwo-Signaturen direkt in Outlook eingefügt: Großes Update von CodeTwo Email Signatures for Office 365

Das neueste Update von CodeTwo Email Signatures for Office 365 bietet mehr Flexibilität beim Hinzufügen von Signaturen in Ihrer Organisation. Unsere Software verfügt jetzt über drei verschiedene Arbeitsweisen (Signatur-Modi). Darunter kann ein Benutzer im clientseitigen Modus CodeTwo-Signaturen ansehen, während er seine E-Mail schreibt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die neueste Version der weltweit führenden E-Mail-Signaturlösung für Office 365 optimal nutzen können.

Verwalten Sie das Hinzufügen von Signaturen in Office 365 mit neuen Signatur-Modi

Sie können unseren Cloud-Signaturmanager so konfigurieren, dass er in einem von drei Signatur-Modi arbeitet:

• Der serverseitige Modus (server-side mode) unterstützt alle E-Mail-Clients. Die Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, nachdem diese gesendet werden. Sie können eine Signatur-Vorschau beim Nachrichtenverfassen in Outlook, Outlook im Web (OWA) und Outlook für Mac (ein Web-Add-In ist erforderlich) anzeigen. Außerdem wird Ihre Signatur nach dem Senden der E-Mail in Gesendeten Elementen zu sehen. Haben Sie das Produkt vor diesem Update verwendet? Wenn ja, dann dies ist der Modus, mit dem Sie bislang zu tun hatten.
• Der clientseitige Modus (client-side mode) funktioniert mit Outlook-Desktop-Apps unter Windows. Eine CodeTwo-Signatur wird automatisch hinzugefügt, wenn Sie eine E-Mail verfassen, oder Sie können sie aus dem Dropdown-Menü von Outlook auswählen (je nach den Einstellungen in Ihrer Organisation können mehrere Signaturen für denselben Benutzer zugreifbar sein). Sie können Ihre Signatur vor dem Senden bearbeiten. CodeTwo-Signaturen, die in Outlook vorhanden sind, werden automatisch über ein spezielles Add-In, CodeTwo Signatures Add-in for Outlook, mit unseren Diensten synchronisiert. Das Add-In muss von jedem einzelnen Benutzer installiert werden, der clientseitige Signaturen erhalten soll.
• Der Combo-Modus (combo mode) funktioniert mit allen E-Mail-Clients. Somit kann eine Office 365-Organisation sowohl serverseitige als auch clientseitige Signaturen verwenden. Wenn Sie Outlook verwenden, wird Ihre Signatur beim Schreiben einer Nachricht hinzugefügt. Wenn Sie eine E-Mail über andere E-Mail-Clients (wie etwa mobile E-Mail-Apps) senden, wird Ihre Signatur auf der Serverseite hinzugefügt (nachdem die E-Mail gesendet wurde).

Zu Beginn wählen Sie den Signatur-Modus

Neue Benutzer

Wenn Sie ein neuer Benutzer sind, können Sie den Signatur-Modus auswählen, wenn Sie Ihren Office 365-Tenant im CodeTwo Admin Panel registrieren (weitere Informationen zur Tenant-Registrierung finden Sie im Benutzerhandbuch). Der serverseitige Modus ist standardmäßig ausgewählt, da er alle E-Mail-Clients unterstützt und die Signaturverwaltung Administratoren oder Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten überlässt. Natürlich können Sie an dieser Stelle einen anderen Modus auswählen. Sie können auch später zwischen den Signatur-Modi wechseln. Die integrierten Assistenten helfen Ihnen dabei.

Bestehende Benutzer

Wenn Sie vor diesem Update bereits CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwendet haben, arbeitet die Software weiterhin in demselben serverseitigen Modus. Das Update ändert weder Ihre aktuellen Signatureinstellungen noch die Tenant-Konfiguration. Wenn Sie jedoch die neuen Signatur-Modi ausprobieren möchten, können Sie dies im CodeTwo Admin Panel tun. Klicken Sie dazu auf den Tenant-Namen im Tenants-Tab und öffnen Sie den Abschnitt Signatures modes. Nachdem Sie den Modus geändert haben, führt Sie die Software durch den Konfigurationsprozess durch.

Erstellen der Signaturregeln für Ihren Signatur-Modus

Der von Ihnen ausgewählte Signatur-Modus funktioniert in Ihrem Office 365-Tenant, sofern Sie in der Manage Signatures App entsprechende E-Mail-Signaturregeln erstellen. Mit dem neuesten Update können Sie zwei Arten von Signaturregeln hinzufügen: serverseitige Regeln (zuvor verfügbar) und clientseitige Regeln (eine neue Option). Wenn Sie den Signatur-Modus auf clientseitig oder Combo setzen, müssen Sie clientseitige Signaturregeln für Benutzer erstellen, die Signaturen direkt in Outlook erhalten sollen.

Serverseitige und clientseitige Regeln haben ihre eigenen Bedingungen. Da clientseitige Signaturen direkt in Outlook hinzugefügt werden, haben Benutzer mehr Kontrolle über sie. Aus diesem Grund benötigen clientseitige Signaturregeln in der Manage Signatures App weniger Bedingungen. Grundsätzlich müssen Sie nur Benutzer auswählen, die Signaturen in Outlook erhalten sollen (siehe Senders-Tab). Sie können auch entscheiden, ob eine clientseitige Signatur als Standard für neue E-Mails oder Antworten / Weiterleitungen in Outlook eingesetzt werden soll (siehe Options-Tab). Bei Bedarf kann die Software auch alle von Benutzern erstellten Signaturen in Outlook entfernen, um sicherzustellen, dass nur die in der Manage Signatures App entworfenen Signaturen in Ihrer Organisation verwendet werden.

Clientseitige Signaturen direkt in Outlook eingefügt

Wenn Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365 auf den clientseitigen oder den Combo-Modus gesetzt haben, müssen Sie die in Ihren clientseitigen Signaturregeln bestimmten Benutzer dazu auffordern, dass sie CodeTwo Signatures Add-in for Outlook herunterladen und installieren. Endlich müssen sie sich bei dem Add-In mit ihren Arbeitskonten anmelden. Die Installation ist sehr einfach, aber bei Hilfebedarf steht das Benutzerhandbuch zur Verfügung.

Nach der Installation des Add-Ins werden CodeTwo-Signaturen mit Outlook synchronisiert und stehen wie alle anderen systemeigenen Outlook-Signaturen zur Auswahl. Je nach den Einstellungen der Signaturregeln können clientseitige Signaturen von Outlook automatisch hinzugefügt werden, während ein Benutzer eine E-Mail schreibt, oder auch manuell über das Signatur-Menü in der Outlook-Multifunktionsleiste.

Der Add-In-Bereich kann auf der Hauptregisterkarte von Outlook geöffnet werden, um die verfügbaren Signaturen schnell anzuzeigen. Sie können den Bereich jedoch auch schließen, wenn Sie möchten. Die Signaturen werden weiterhin synchronisiert und hinzugefügt. Weitere Informationen zur Verwendung von CodeTwo Signatures Add-in for Outlook finden Sie im Benutzerhandbuch.

Möchten Sie mehr erfahren?

Wenn Sie mehr über diese spannenden neuen Funktionen erfahren möchten, lesen Sie das Benutzerhandbuch und die häufig gestellten Fragen zu den Signatur-Modi.