E-Mails in Office 365 – Back-up auf eigenem Lokalspeicher

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, auf einem Lokallaufwerk eine Kopie aller wichtigen E-Mails aus Office 365 zu erstellen? Vielleicht haben Sie sich damit befasst, wie man die E-Mails an einem sicheren Ort ablegen und bei Bedarf unkompliziert wiederherstellen kann? Jeder, für den die Aufbewahrungsrichtlinie für elektronischen Datenverkehr ein Begriff ist, der wichtige Daten in mehreren Back-ups sichern möchte oder sich einfach von inaktiven Office 365-Accounts trennen möchte, kennt die Herausforderung.

Datensicherheit?

Theoretisch sollte man sich mit dem Thema Datensicherheit nicht weiter aufhalten müssen: Dank Replikation zwischen mehreren Datenzentren ist der Zugriff auf Ihre Daten jederzeit möglich, selbst im Fall eines Absturzes. Geht ein Datenzentrum vom Netz, springt ein anderes Zentrum ein und sorgt für Kontinuität der Dienste.
Leider verfügt Office 365 über keine integrierte Lösung für granulares Back-up und Wiederherstellung von Daten. Zwar verspricht Microsoft eine beinahe 100% Uptime, dennoch verlassen sich viele Administratoren lieber auf eigene Brick-level-Kopien.

Was tun bei bereits gelöschten Elementen?

Und, wie verhält es sich mit wichtigen E-Mails, die versehentlich gelöscht werden? Wie schnell muss man da reagieren? Die Antwort lautet: Je eher das vermisste Element wiederhergestellt wird, umso besser. Microsoft bietet zwei Optionen, um gelöschte Elemente wiederherzustellen: Deleted Item Retention und Single Item Recovery. Diese funktionieren jedoch nur solange, bis die Datenaufbewahrungsrichtlinie greift und das gelöschte Element entfernt.

Export in PST als letzte Option?

Es scheint, als würde einem nichts anderes übrig bleiben, als Outlook-Daten in PST-Datei (Outlook Data File) zu exportieren. Auf diese Weise lassen sich E-Mails aus Office 365 lokal speichern. Nur, sobald neue E-Mails hinzukommen – nachdem Sie die PST erstellt haben – muss der Export wiederholt werden. In Konsequenz erweist sich der Prozess als zeitintensiv und lästig, weil er jedes Mal von Hand ausgeführt werden muss. Für OWA-Anwender ist die Option gar nicht erst verfügbar.

Welche Alternativen gibt es?

In dieser Situation erfordert die Erstellung einer Back-up-Kopie und Speicherung derselbigen für eine unbestimmte Zeit auf einem lokalen Speicher, dass eine Drittanbieterlösung wie die CodeTwo Backup for Office 365 eingesetzt wird. Mit dem Tool erstellen Sie Back-up-Kopien Ihrer Postfächer auf einem Offline-Träger und stellen einzelne Ordner oder Elemente, wie z.B. eine bestimmte E-Mail, in einem x-beliebigen Office 365-Postfach wieder her. All das richten Sie im Administration Panel der Software ein, wo Sie neue Back-up- und Restore-Jobs erstellen und auf mehrere zusätzliche Einstellungen zurückgreifen können.

Sie fragen sich, wie das geht? Die nachstehende Anleitung erläutert den Vorgang Schritt für Schritt:

• Öffnen Sie das Tool CodeTwo Backup for Office 365.
• Im Dashboard oder über den Tab Jobs legen Sie einen neuen Job an.

• Entscheiden Sie, ob Ihr Back-up kontinuierlich oder als einmaliger Snapshot ausgeführt werden soll.

• Optional können Sie auf den Scheduler zurückgreifen und festlegen, wann das Back-up starten soll.

• Mit den Zugangsdaten des Global Admins loggen Sie sich zu Office 365 ein und in dem nachfolgenden Fenster definieren Sie, welche Postfächer gesichert werden sollen.

• Legen Sie fest, wo die Back-up-Kopie abgelegt werden soll.

• Entscheiden Sie, ob alle Elemente gesichert werden sollen, oder nur solche, die vor bzw. nach einem bestimmten Datum liegen.

• Falls bestimmte Ordner nicht gesichert werden sollen, schließen Sie sie von dem Vorgang aus.

• Überprüfen Sie nochmal Ihre Einstellungen.

• Starten Sie den Back-up-Job.

• Genießen Sie die innere Ruhe.

Von nun an müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Sicherheit Ihrer E-Mails machen, denn das Programm nimmt Ihnen die Last ab. Alle Elemente werden lokal abgelegt, und zwar so lange, wie Sie es für nötig halten. Und, dank Brick-level-Speicherung werden Sie sogar einzelne E-Mails einsehen und wiederherstellen können.

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