Office 365: Postfächer mittels eDiscovery in PST exportieren

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 21. September 2018 aktualisiert.

Dieser Artikel erläutert, wie man Postfächer aus Office 365 in PST-Dateien exportieren kann. Es handelt sich um einen Workaround, welcher die In-Place-eDiscovery von Office 365 nutzt.

Der Grund, weshalb man den Workaround anwenden wollen könnte, ist, weil Microsoft kein entsprechendes Tool zur Verfügung stellt (im Gegensatz zu dem New-MailboxExportRequest-Cmdlet für Exchange On-Premise). Wenn man Mailboxen in PST-Dateien exportieren möchte, um beispielsweise seine Office 365-Daten zusätzlich zu sichern, bzw. um von Office 365 weg zu migrieren, ist der eDiscovery-Mechanismus die einzige Option, wenn man nicht jedes Postfach in Outlook öffnen und per Import/Export-Funktion sichern möchte.

WICHTIG: eDiscovery ist für alle Exchange Online- und für ausgewählte Office 365-Pläne verfügbar. Mehr erfahren Sie aus diesem TechNet-Artikel.

Die vorgestellte Methode funktioniert ebenfalls für Exchange 2016 und 2013.

Systemanforderungen:

  • Windows 7 oder neuer (32- und 64-Bit)
  • Microsoft .NET Framework 4.5
  • Internet Explorer 10 und neuer oder Microsoft Edge. Mozilla Firefox oder Google Chrome funktionieren nur mit ClickOnce Add-in

Wie bereits erwähnt, handelt es sich hier um einen Workaround, und die meisten Schritte stammen aus dem Set-up von In-Place-eDiscovery. Der PST-Export kommt erst zum Schluss (er wird per ClickOnce-Anwendung ausgeführt).

Exportieren von Office 365-Postfächern in PST mithilfe von eDiscovery

  1. Im Microsoft-365-Admin-Center nach der Anmeldung bei Ihrem Office-365-Portal, greifen Sie auf das „Security & Compliance“-Center zu, wie unten gezeigt. Office 365 nach PST
  2. In Ihrem Microsoft-365-Admin-Center, nachdem sie die Option Admin centers ausklappen, klicken Sie auf Security & Compliance.Security & Compliance
  3. In dem „Security & Compliance“-Center gehen Sie auf Permissions und editieren Sie die eDiscovery-Manager-Rollengruppe. Diese Schritte sind erforderlich, weil Sie Mitglied der eDiscovery-Manager-Rollengruppe sein müssen, um eDiscovery nutzen zu können.eDiscovery-Manager
  4. In dem Eigenschaftenfenster der eDiscovery-Manager-Rollengruppe fügen Sie Ihr Account zu der eDiscovery-Administrator-Liste hinzu, indem Sie den Edit-Button klicken und einem einfachen Ersteller folgen.

    Der Rollengruppe sind normalerweise folgende Rollen zugewiesen: Case Management, Compliance Search, Export, Hold, Preview, Review und RMS Decrypt. In einigen Fällen fehlt die Export-Rolle. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Edit role group hinzufügen.

  5. Jetzt wählen Sie Search & investigation > Content Search.
    Content-searchWichtiger Hinweis: Wenn Sie die Option Content search nicht finden, ist das höchstwahrscheinlich mit den eDiscovery-Berechtigungen verbunden, die Sie in den vorherigen Schritten festgelegt haben. Änderungen in den eDiscovery-Berechtigungen können bis zu 24 Stunden dauern. 24 Stunden nachdem Sie die Berechtigungen festgelegt haben (oder weniger, in meinem Fall war das fast sofort) soll das Tool ordentlich funktionieren. Das Problem mit den Berechtigungen kann auch dazu führen, dass die Export-/Download-Option später nicht mehr verfügbar ist.
  6. Im neuen Fenster klicken Sie auf New SearchNew-search-1
  7. In diesem Fenster wurden seit der Einführung der eDiscovery-Suche einige Layoutaktualisierungen vorgenommen. Die Funktionsweise ist jedoch ähnlich. Im Suchfenster können Sie angeben, welche Postfachdaten Sie exportieren möchten. Beachten Sie, dass wenn Sie All locations auswählen, durchsucht das Tool Ihre SharePoint Online- und Öffentliche Ordner-Datenbank, was möglicherweise länger dauert. Wenn Sie Daten aus allen Postfächern exportieren möchten, gehen Sie auf Specific locations und Modify
  8. Gehen Sie in diesem Fenster auf Exchange email oder wählen Sie bestimmte Postfächer mit der Option Choose users, groups aus. Darüber hinaus können Sie das Exportieren von SharePoint (wiederum der gesamten Datenbank oder bestimmten Elementen) und Öffentlichen Ordnern aktivieren, indem Sie die Option Exchange public folders (im Public-folders-Bereich ganz unten) verwenden. Modify-locations
  9. Neben dem Lokationsfilter bietet die Suchoption mehrere Filteroptionen:
    • Keywords/Phrasen (getrennt durch einen logischen Operator: AND, OR, NEAR, NOT etc.)
    • Zeitfenster
    • Felder Von/An/Cc/Bcc
    • Typ der Nachricht (zwecks Festlegung klicken Sie auf den Button select message types…)
    • und viele mehr. Sie können diese Optionen überprüfen, indem Sie im Suchfenster auf den Add-conditions-Button klicken. 
  10. Wenn Sie alle Postfachdaten exportieren möchten, fügen Sie keine Bedingungen oder Schlüsselwörter hinzu. Klicken Sie Save and run und Sie werden aufgefordert, einen Namen für die Suche und deren Beschreibung einzugeben: 
  11. Nachdem Sie auf Save geklickt haben, führt der Assistent die Suche im Hintergrund durch. Gehen Sie nun zurück zum Content-Search-Fenster, klicken Sie auf Refresh und wählen Sie Ihre Suche. Save-results-of-the-content-search-1
  12. In dem sich öffnenden Fenster können Sie sehen, ob die Suche abgeschlossen wurde sowie die Details zu dem Ergebnis. Klicken Sie auf More und Export resultsExport-results-1
  13. In diesem Fenster können Sie bestimmen, ob Sie verschlüsselte Dateien einschließen möchten. Sie können auch entscheiden, wie der Exchange-Inhalt exportiert werden soll. Ich finde die Standardoptionen für eine Sicherung am vernünftigsten – jedes Postfach hat eine separate PST-Datei, was die Wiederherstellung bei Bedarf ein wenig erleichtert. Lassen Sie die Option Enable deduplication ausgecheckt, damit die Ergebnisse nicht in eine einzige PST-Datei exportiert werden. Mehr über nicht durchsuchbare Elemente erfahren Sie aus diesem TechNet-Artikel.
    Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Export unten im Fenster. 
  14. Der Assistent beginnt Daten zu exportieren. Wechseln Sie zur Registerkarte Export und wählen Sie Ihre Suche erneut aus, um den Fortschritt zu sehen. Export-tab-1
  15. Sie können entweder warten, bis die Aufgabe abgeschlossen ist, oder auf Download results direkt klicken. Wenn Sie sich entscheiden, vor dem Ende des Exports die Ergebnisse herunterzuladen, sollten die Tools zum Herunterladen und Exportieren den Vorgang gleichzeitig abschließen. Ein weiterer wichtiger Teil dieses Fensters ist der spezielle Exportschlüssel (export key). Denken Sie daran, ihn zu kopieren, da er in der ClickOnce-Anwendung erforderlich ist, die im nächsten Schritt gestartet wird. Download-results
  16. Eine ClickOnce-Anwendung namens eDiscovery PST export tool wird gestartet. Fügen Sie den Exportschlüssel ein, der im vorherigen Schritt kopiert wurde. Definieren Sie als Nächstes, wo Ihre PST-Dateien abgelegt werden sollen. 

Klicken Sie auf Start, um den Export auszuführen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, schließen Sie die Anwendung.


Back up Office 365 with CodeTwo Backup for Office 365


Nach dem Export kann die eDiscovery-Suche im Fenster Content Search gelöscht werden. Markieren Sie diese und klicken Sie auf den Button trash.

Exportieren Sie Office-365-Postfächer in PST mithilfe von CodeTwo Backup for Office 365

Wenn Sie nach einer leichteren und schnelleren Möglichkeit zum Erstellen von PST-Dateien suchen, die Ihnen diese Spielerei mit eDiscovery-Suche und -Export erspart, können Sie eine Drittanbieterlösung wie CodeTwo Backup for Office 365 verwenden. Das Programm wird mit einer intuitiven Konsole geliefert, mit der Sie zunächst Ihre Postfachdaten in lokalen Speichern sichern und dann in PST-Dateien archivieren können.

Da das Programm über den integrierten Scheduler verfügt, können Sie den Archivierungsprozess einfach automatisieren. Auf diese Weise wird der Archivierungsjob zum geplanten Zeitpunkt automatisch gestartet.

Das Programm wird mit einer Testversion angeboten, so dass Sie eine kostenlose Version von CodeTwo Backup for Office 365 herunterladen und direkt in Ihrer Umgebung testen können. Die Testversion gibt Ihnen tatsächlich die gleiche Erfahrung wie die Vollversion mit nur zwei Einschränkungen – sie funktioniert 30 Tage und ermöglicht die Wiederherstellung von bis zu 5 Elementen pro Ordner (wenn Sie auch die Wiederherstellungsfunktion testen möchten).

Zusammenfassend ist die Verwendung von PST-Dateien als Sicherungsmethode eher eine schlechte Idee. Ihre Anfälligkeit für Korruption, geringe bis keine Effektivität bei der Suche nach Artikeln und schlechte Verwaltungsoptionen machen diese Methode ziemlich unsicher und gefährlich für Backup- oder Migrationszwecke.

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2 thoughts on “Office 365: Postfächer mittels eDiscovery in PST exportieren


  1. Hatte mich schon gefreut so eine tolle Anleitung zu finden. Ist auch super und narrensicher beschrieben. Funktioniert zum aktuellen Zeitpunkt (2018-04-27) aber leider nicht, weil der in Punkt 9 gezeigte „Download-Button“ hinterher nicht angezeigt wird.

    • Hallo Herr Wiekenberg,

      Danke, dass Sie den Inhalt schätzen! Das eDiscovery-Tool wurde aktualisiert und sieht jetzt ein wenig anders aus. Wir werden versuchen, diesen Artikel so schnell wie möglich zu aktualisieren.

      In der Zwischenzeit können Sie sich die englische Version des Artikels ansehen, die schon heute aktualisiert wurde, und den dort angegebenen Schritten folgen.

      Wenn der Download-Button aus dem 15. Schritt der englischen Version des Artikels fehlt, kann dies an fehlenden erforderlichen Berechtigungen liegen. Stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Rollengruppe „eDiscovery-Manager“ sind und dass diese Rollengruppe die Export-Rolle enthält.

      Hoffe, dass dies Ihr Problem löst. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie noch Probleme haben.

      MfG
      Paweł

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